Rabattkarten für Mitarbeiter sind in aller Munde. Der Einkauf im Baumarkt oder anderen Geschäften des täglichen Lebens kann je nach Projektgröße daheim durchaus einmal einen höheren Geldbetrag verschlingen. Da freut sich der Mitarbeiter, wenn er dank dem Arbeitgeber viel Geld sparen kann. Baumaterialien kosten viel Geld und doch ist das Budget für manches Projekt eher klein. Dies gilt in erster Linie auch für Hobbyvorhaben. Aus diesem Grund ist Geldsparen angesagt und dies ist bei einem Einkauf im Baumarkt in der Tat möglich, denn es gibt eine Menge Wege, wie der Einkaufswagen voll und der Betrag an der elektrischen Kasse gering wird. Welcher Mitarbeiter würde sich da nicht freuen wenn er monatlich eine Rabattkarte bzw Sachbezüge in Höhe von bis zu 44 Euro bekommt.
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ERP VS CRM
Wenn man sich als mittelständisches Unternehmen auf die Suche macht nach einer neuen Unternehmenslösung kommt man oft in die Diskussion was nun jetzt besser ist, ein ausgewachsenes CRM System oder ein reifes ERP System. Die Frage lässt sich nicht so leicht beantworten, nichtsdestotrotz möchten wir Ihnen im Folgenden ein paar Gedankengänge mitgeben
Gebrauchte Software – was bedeutet das eigentlich?
Was ist gebrauchte Software?
Unter gebrauchter Software versteht man eine Softwarelizenz deren Nutzungsrecht erloschen ist. Meistens wurde eine bestimmte Software ursprünglich für ein Unternehmen gekauft, das sie nun nicht mehr benötigt. Das kommt dann vor, wenn Unternehmen z.B. aufgelöst werden.
Es kann aber auch sein, dass das Programm durch ein neueres ersetzt wurde oder nur noch auf weniger Arbeitsplätzen als ursprünglich vorgesehen benötigt wird. Bei den Programmen kann es sich um verschiedene Programme handeln. Man erhält als gebrauchte Software nicht nur ERP System oder CRM Software sondern zahlreiche verschiedene Softwareprogramme wie CAD, CMS, ECM oder Projektmanagement.
ERP Systeme für den Mittelstand
Mit einer für klein und mittelständische Unternehmen geeigneten ERP Mittelstand Software sollen die IT Anforderungen und Bedürfnisse von KMUs, welche ein begrenztes IT Budget meist im 5-stelligen Euro Bereich haben, abgedeckt werden. Viele international bekannte und zahlreiche nationale Softwarehersteller bieten Mittelstand ERP und geben sich als ERP Marktführer aus.
Scrum und agile Entwicklung
Was ist Scrum?
Scrum ist grundsätzlich ein Vorgehensmodell der agilen Entwicklung. Vor allem in der Softwareentwicklung z.B. bei Cloud ERP wird es teils seit Jahrzehnten verwendet. Aufgrund der Struktur nach dem Motto „inspect and adapt“ (Transparenz, Überprüfung, Anpassung) sollen im Rahmen einer überschaubaren Zeitdauer von 2-4 Wochen kleine aber fertige „Teilprojekte“ eines großen Projektes entwickelt werden. Nach 2-4 Wochen wird das Teilprojekt überprüft und das Ergebnis entsprechend angepasst. Somit sollen Fehlentwicklungen verhindert bzw. frühezeitig entgegen gewirkt werden.
Wichtige Scrum Begriffe
Die Scrum-Welt besteht aus einer Reihe von Fachbegriffen:
Welche Büro Software Programme gibt es?
Mit der passenden Büro Software können komplexe Bürotätigkeiten besonders einfach und unkompliziert ausgeführt werden. Die EDV spielt in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle. Immer mehr Aufgaben werden heute am Computer erledigt.
Voraussetzung ist jedoch, dass auch die notwendigen Programme im Büro vorhanden sind. Was genau Büro Software ist, wo sie zum Einsatz kommen kann und welche Büro Programme es gibt, dass erfahren Sie im folgenden Text.
Welche verschiedenen Arbeitsstuhl Modelle gibt es in der Firma?
Der Bürostuhl
Wer im Büro arbeitet, weiß die Vorzüge eines ergonomisch geformten Sitzplatzes zu schätzen. Denn das stundenlange Sitzen auf einer falsch eingestellten Sitzgelegenheit vor dem PC Bildschirm bei dem mittelständische ERP Software oder andere Büroprogramme wir Microsoft Excel, Word oder Powerpoint bedient werden sollen, ist auf Dauer gesehen nicht nur unangenehm, sondern kann auch zu Haltungsschäden bis hin zu gesundheitlichen Problemen führen. Um die volle Leistungsfähigkeit zu erhalten, sollte der Arbeitsstuhl für das Büro individuell auf den jeweiligen Arbeitnehmer abgestimmt werden. Dazu gehören Einstellmöglichkeiten der Sitzfläche und der Rücken- beziehungsweise der Armlehnen. Weiterhin sollte der Bürostuhl über eine Synchronmechanik verfügen, die es dem Benutzer erlaubt, sich mitsamt der Rückenlehne und der Sitzfläche nach hinten zu neigen. Ein standsicherer Fuß mit leicht läufigen Rollen komplettiert einen guten Arbeitsstuhl. Für die Rollen gilt die Regel, 5 Rollen sind stabiler als 3 Rollen hinsichtlich ihrer Kippsicherheit. Ergonomisch ausgefeilte Arbeitsstühle, die alle Anforderungen des Arbeitsplatzes bedienen und dennoch auch an langen Arbeitstagen bequem genug sind, sollten etwa ab 200 Euro kosten.
Der Produktionsstuhl
Produktionsstühle werden in der Praxis ebenfalls stark beansprucht. Bei Arbeitsabläufen in der Fertigung muss der Sitzplatz robust und standsicher sein, zugleich jedoch auch pflegeleicht und gut zu reinigen. Im Gegensatz zu einem Bürostuhl fehlen bei diesem Arbeitsstuhl meist die Armlehnen. Denn durch das ständige Hantieren oder ein häufigeres Aufstehen könnten diese hinderlich sein. An bestimmten Arbeitsplätzen besteht der Produktionsstuhl sogar nur aus einer runden Sitzfläche auf einem Drehkreuz oder dem fahrbaren Untergestell. Andere Produktionsstühle werden nur als Stehhilfe verwendet, um die Beine nach längerem Stehen entlasten zu können. Diese Modelle sind meist nicht mit Rollen versehen.
Einfache Drehhocker mit Rollen oder Stehhilfen sind schon ab ca. 100 Euro zu haben, Drehstühle kosten je nach Ausführung entsprechend mehr.
Der Laborstuhl
Ein Arbeitsstuhl für das Labor ist mit einem speziellen Bezug ausgestattet, der strapazierfähig und leicht hygienisch gesäubert werden kann. Laborstühle mit leichtläufigen Rollen sind wichtig, wenn der Verwender zum Beispiel zwischen mehreren Arbeitsplätzen wechseln muss. Ergonomische Laborstühle können in der Regel individuell in der Höhe und der Neigung der Rückenlehne eingestellt werden. So entlasten sie auch an langen Arbeitstagen den Rücken und bewahren den Verwender vor Haltungsschäden. Bei der Anschaffung von Laborstühlen sollte auf eine hochwertige Qualität der Materialien und deren Verarbeitung geachtet werden. Je nach Ausführung werden einzelne Modelle auch den Anforderungen an Reinraumarbeitsplätze gerecht.
Der Arbeitsstuhl für das Labor sollte sich in der gleichen Preisklasse wie ein Bürostuhl bewegen. Bei geringeren Preisen müssen Abstriche in der Qualität gemacht werden.
Der Reinraumstuhl
Ein Reinraum bezeichnet eine Arbeitsumgebung, die im Normalfall für die Forschung genutzt werden. In einem Reinraum können geringe Umweltschadstoffe auftreten. Dazu gehören zum Beispiel Staub oder chemische Dämpfe sowie luftgetragene Mikroben oder Aerosolpartikel. Der Reinraumstuhl muss diesen hohen Ansprüchen natürlich entsprechen. Die individuellen Oberflächen müssen der Hygiene wegen Schmutz abweisend und leicht zu reinigen sein. Außerdem dürfen sie selbst keinerlei Staub abgeben, der die Luft kontaminieren und so eventuelle Messergebnisse verfälschen könnte. Durch die speziellen gehobenen Anforderungen müssen Sie bei dem Kauf mit einem ungefähren Preis von mindestens 200 Euro pro Arbeitsstuhl rechnen.
Fazit zu Arbeitsstühle
Je nach Arbeitsplatz variieren die Anforderungen an einen Arbeitsstuhl mitunter sehr stark. Um die Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters auch auf Dauer garantieren zu können, sollte der jeweilige Arbeitsstuhl den geforderten Bedingungen entsprechen. Die Preise der einzelnen Arbeitsstühle können natürlich von Modell zu Modell und Hersteller zu Hersteller stark variieren. Ein Vergleichen der unterschiedlichen Modelle ist daher ratsam, um den geeigneten Arbeitsstuhl zu einem fairen Preis finden zu können.
Buchhaltung selbst erledigen oder outsourcen?
Die Buchhaltung intern erledigen
Vor allem Gründer von Start-ups ziehen es aus finanziellen Gründen oft vor, die Buchhaltung in ihrem Unternehmen selbst zu übernehmen. Das macht durchaus Sinn, denn auf diese Weise spart man sich die Kosten für einen externen Buchhalter oder Steuerberater.
Die Voraussetzung für die selbstständige Erledigung ist allerdings, dass man sich mit den fachlichen Anforderungen und Gesetzesvorschriften einer ordnungsgemäßen Buchhaltung ausreichend auskennt. Industrie- und Handelskammern (IHK)vor Ort oder Volkshochschulen bieten oft Kurse an, in denen Einsteiger die Grundlagen des Rechnungswesens erlernen können. Als Unterstützung können aber auch Software-Programme dienen, mit der gesetzliche Vorschriften automatisch eingehalten werden.
Buchhaltungssoftware bieten meist eine übersichtliche Startseite, mit der sich die Buchhaltung eines Unternehmens unkompliziert selbst erledigen lassen. Bei wiederkehrenden Buchungen gibt es oft die Möglichkeit eigene Vorlage anzulegen. Das spart zusätzlich Zeit, weil die Daten gespeichert bleiben und man diese nicht mit jeder Buchung neu eingeben muss.
Wer sich damit sicher genug fühlt, kann mit der Buchhaltungssoftware ebenso den Jahresabschluss selbst erledigen und damit zusätzliche Personalkosten sparen. Wer zusätzlich dazu Unterstützung braucht, hat mit den Programmen meistens die Möglichkeit, den Abschluss selbst zu machen und die Daten dem Steuerberater über DATEV- und ELSTER-Schnittstellen online zu schicken. Fachkräfte können dann nochmals einen korrigierenden Blick drüber werfen. Das sorgt für Sicherheit, alles ordnungsgemäß abgewickelt zu haben. Gleichzeitig hat man mit der eigenständigen Erledigung der Buchhaltung Einblick in die Zahlen und ist stets über die finanzielle Lage seines Unternehmens informiert.
Die Vor- und Nachteile der internen Buchung im Überblick
Nützliches Know-how:
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Investition von Zeit und Mühe:
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Kosteneinsparung:
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Erhöhter Zeitaufwand:
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Überblick über die finanzielle Situation:
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Die Buchhaltung extern erledigen lassen
Der Begriff „Outsourcing“ beschreibt eine Strategie von Unternehmen, welche die Erledigung einzelner Aufgaben auslagern. Das Unternehmen oder die Person, die die Aufgabe übernehmen, sind Experten auf ihrem Gebiet und bieten insofern qualitativ hochwertige Arbeit zeiteffizient an. Im Zusammenhang mit der Buchhaltung sind das Spezialisten wie Buchhalter oder Steuerberater.
Die Vor- und Nachteile der externen Buchhaltung im Überblick
Vorteile | Nachteile |
Kein mühsames Aneignen von Know-how:
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Zusätzliche Kosten:
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Geringerer Zeitaufwand:
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Einblick in das Unternehmen:
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Bündeln der Energie:
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Erhöhter Kommunikationsbedarf:
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Aufbewahrung von Dokumenten – was müssen Unternehmer beachten?
Dokumente für das laufende Geschäft
Es versteht sich von selbst, dass Dokumente, die im alltäglichen Geschäft entstehen auf keinen Fall entsorgt und vernichtet werden dürfen, solange der jeweilige Geschäftsvorgang nicht vollständig abgeschlossen ist. Das gilt insbesondere für Aufträge, Angebote, unbezahlte Rechnungen und die Korrespondenz mit den Kunden. Sehr oft werden diese Unterlagen benötigt – und sei es, um nur mal eben nachzusehen, was man eigentlich mit dem Kunden vereinbart hat. Da diese Unterlagen in der Regel häufig benötigt werden, ist es ratsam, diese Dokumente in einem Aktenordner aufzubewahren, der vom Schreibtisch stets greifbar ist.
Dokumentationspflicht in Abhängigkeit des Dokuments
Ist das Geschäft abgeschlossen, bedeutet das nicht, dass die Unterlagen weggeworfen werden können – ganz im Gegenteil. Der Gesetzgeber schreibt nämlich vor, dass alle Unterlagen, die geschäftliche Prozesse betreffen, sechs bzw. zehn Jahre lang aufgehoben werden müssen.
Die kürzeren Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren gelten im wesentliche für Dokumente, insbesondere Handels- oder Geschäftsbriefe, die empfangen und versendet wurden. Die längerer Frist von zehn Jahren gilt für Buchungsbelege wie Rechnungen, Lieferscheine, Lohnunterlagen, Verträge, Quittungen und Eigenbelege, Kassenberichte und Kontoauszüge, Abrechnungen, Saldenlisten. Auch Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und Bilanzen müssen zehn Jahre lang aufgehoben werden.
Durch die Pflicht, die Unterlagen und Dokumente aufzubewahren, soll sichergestellt werden, dass die Finanzbehörden zehn Jahre lang bei der Durchführung einer eventuellen Betriebsprüfung auf diese Unterlagen zugreifen können – so lassen sich insbesondere Steuervergehen zehn Jahre lang anhand der Unterlagen nachweisen. Wer voreilig Unterlagen entsorgt, die jünger als zehn Jahre sind, verstößt gegen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung. Im schlimmsten Falle kann das Finanzamt eine Schätzung des Gewinns vornehmen, wenn die Unterlagen fehlen. In der Regel wird der Gewinn in dieser Schätzung um vieles höher sein, als der tatsächlich erwirtschaftete Gewinn. Hohe Steuernachzahlungen sind in diesen Fällen die Regel. Die Nachsicht des Finanzamtes ist begrenzt. Die Einhaltung der Dokumentationspflicht liegt also im ureigenen Interesse des Unternehmers.
Wie funktioniert die Aufbewahrung von Dokumenten?
In welcher Form die Dokumente aufbewahrt werden, ist dem Gesetzgeber zunächst gleichgültig – auf jeden Fall muss sichergestellt werden, dass eine nachträgliche Manipulation der Unterlagen ausgeschlossen ist. Grundsätzlich falsch ist jedoch die Annahme, dass alle Dokumente im Original aufbewahrt werden müssen. Das sieht der Gesetzgeber nämlich nur bei der Eröffnungsbilanz und dem Jahresabschluss vor. Alle anderen Unterlagen können in Kopie oder sogar in einer digitalen Speicherung aufbewahrt werden.
Wichtig ist dabei, dass Rechnungen, Geschäfts- und Handelsbriefe in der gespeicherten Version bildlich dem Original entsprechen müssen. Das heißt, die Unterlagen müssen in der Regel eingescannt werden, bevor sich dauerhaft archiviert werden können. Bei elektronisch erstellten und übermittelten Rechnungen muss mit einem funktionierenden und nachvollziehbaren Kontrollsystem gewährleistet werden, dass die Rechnungen sachlich und rechnerisch richtig sind. Sie können dann auf den Datenträgern archiviert werden, wenn durch Speichermethode und Dateiformat eine späterer Veränderung ausgeschlossen ist. Wer der Dokumentationspflicht durch digitale Speicherung der Dokumente nachkommt, muss schließlich durch regelmäßige Sicherheitskopien sicherstellen, dass keine Daten verloren gehen. Einschlägige Gesetzesanforderungen für die digitale Aufbewahrung von Dokumenten sind die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, kurz GDPdU und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).
Aufgaben einer Wirtschaftsdetektei
Der ein oder andere Unternehmner hat bereits bemerkt,dass es zu gewissen Unregelmäßigkeiten in seinem Unternehmen gekommen ist oder irgendetwas läuft anders im Unternehmen und die Ursachen hierfür sollen erforscht werden.
Nicht immer können Unterenehmer und ihre Mitarbeiter selbst erkennen, wo diese Ursachen herkommen. Um genau dieses Problem zu lösen, sollten Unternehmen sich einmal ein Bild von den Aufgaben und Leistungen einer Wirtschaftdetektei machen. Hier geht es um professionelle Ermittlungsarbeit, durch kompetente Fachleute, die hilfreich und effektiv zu Seite stehen können.
Kriminelle Handlungen in der Wirtschaft sind leider keine Seltenheit und Unternehmen haben vielleicht schon negative Bekanntschaft mit diesen Handlungen gemacht.
Auch Risiko-Minimierung gehört zu diesen Aufgaben und wer heute als Unternehmen tätig ist, der sollte diese Sorgfalt und Sicherheit bei seinen geschäftlichen Transaktion suchen. Viel zu oft wird die Sicherheit und das Risiko falsch bewertet und eine Wirtschaftsdetektei, kann schon im voraus bestimmte Fakten richtig bewerten. Handelspartner die neu mit einem in Kontakt treten bilden ein solches Risiko, denn nicht jeder neue Partner hält das, was er geschäftlich verspricht. Um genau zu wissen, welche Aufgaben man einer Wirtschaftsdetektei anvertrauen kann, sollte Unternehmen sich einen Überblick verschaffen, welche Aufgaben hier übernommen werden.
Aufgaben einer Wirtschaftsdetektei – GPS Überwachung
Aus vielen Actionfilmen ist die GPS Überwachung bekannt. Damit sind Unternehmen im Bilde, wo sich etwa bestimmte Mitarbeiter des Unternehmen genau aufhalten und Personen mit denen Firmen wirtschaftlich agieren, ihren wirklichen Aufenthalt haben. Basierend auf dem Urteil des 1. Strafsenat des Bundesgerichtshofs StR 32/13 ist die Überwachung von Personen durch die Anbringung von GPS-Empfängern an Fahrzeugen grundsätzlich strafbar. Strafbar macht sich dabei nicht nur die Detektei sondern es kann sich auch der Auftraggeber strafbar machen, unabhängig davon ob er Fahrzeugeigentümer ist oder nicht, entscheidend ist v.a. ob der aktuelle Nutzer von der GPS Überwachung Kenntnis hat. Als Alternative zur GPS Überwachung gibt es die klassische Beobachtung.
Unterstützung bei der Due Dilligence Prüfung
Weiter geht es mit der „Due Dilligence Prüfung“, hier kann eine Wirtschaftsdetektei das Risiko einer geschäftlichen Beteiligung schon vor dem eigentlichen Geschäftsabschluss prüfen. Wirtschaftsspionage ist ein leidiges Thema und im besonderen ist es keine Besonderheit, dass gute Unternehmen unter Betriebsspionage zu leiden haben.
Mit Hilfe einer Wirtschaftsdetektei können Firmen diese negativen Quellen lokalisieren und diese Spionage verhindern. Ein weiterer Punkt den eine solche Detektei als Aufgabe wahrnimmt, sind die Lokalisierung von Verstößen gegen das Gesetz des unlauteren Wettbewerb. Verstöße gegen das UWG sind ebenfalls eine wichtige Aufgabe, die eine gute Wirtschaftsdetektei für Firmen übernehmen kann. Auch der Versicherungsbetrug gehört zu den Aufgaben, die in die Kompetenz der Wirtschaftsdetektei fallen. Hier geht darum Handlungen aufzudecken, die von Firmen vielleicht unbemerkt immer wieder vorgenommen werden und Sie brauchen Beweise.
Anlagenbetrug
Auch der Anlagebetrug ist in der Wirtschaft ein Delikt, dass immer wieder vorkommt und mit dem Einsatz einer kompetenten Detektei, sind Firmen in der Lage die Geschäftspartner wirklich auf Herz und Nieren zu prüfen. Das sind nur einige Aufgaben die Firmen von einer Detekteien angeboten bekommen und diese Fachleute kennen sich aus.
Firmen wissen selbst am Besten welchen Schaden diese Handlungen im Unternehmen anrichten können. Wenn man die Leistungen einer solchen Wirtschaftsdetektei beansprucht wie z.B. der Lentz Detektei Berlin, dann hat man den Vorteil, dass viele dieser genannten Aufgaben auch wirklich professionell und rechtskonform ausgeführt werden und die durch die Detektive erarbeiteten Beweise vor Gericht Bestand haben
Fazit zur Wirtschaftsdetektei
Welche Aufgaben einer Wirtschaftsdetektei sind gefragt und wie sicher sind die Leistungen die diese Detekteien anbieten? Wirtschaftlich kriminelle Handlungen sind keine seltene Randerscheinung sondern, dort wo Gelegenheiten geboten wird, greifen diese Täter zu. Man kann anhand der gezeigten Beispiele erkennen, welche unterschiedlichen Leistungen geboten werden, die langfristig Sicherheit bieten und das Unternehemensproblem hoffentlich lösen.