Agile Ansätze wie SCRUM und SAFe (Scaled Agile Framework), haben in den letzten Jahren in der Projektmanagement-Branche an Popularität gewonnen. Auch wenn beide agile Methoden vor allem durch die Software Branche bekannt geworden sind, so können Sie in zahlreichen Branchen eingesetzt. War im Consulting Bereich die Wasserfall Methode in den letzten Jahren sehr beliebt, so wechseln immer mehr Consulting Bereiche auf die Scrum Methode. Beispiele seien hier genannt, Software Consultants, Marketing Agenturen, Design Agenturen oder aber auch hochgradig spezialisierte Dienstleister wie eine SEO Agentur. SAFe spielt bei diesen meist kleineren Unternehmen nicht so eine große Rolle.
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Rabattkarten für Mitarbeiter
Rabattkarten für Mitarbeiter sind in aller Munde. Der Einkauf im Baumarkt oder anderen Geschäften des täglichen Lebens kann je nach Projektgröße daheim durchaus einmal einen höheren Geldbetrag verschlingen. Da freut sich der Mitarbeiter, wenn er dank dem Arbeitgeber viel Geld sparen kann. Baumaterialien kosten viel Geld und doch ist das Budget für manches Projekt eher klein. Dies gilt in erster Linie auch für Hobbyvorhaben. Aus diesem Grund ist Geldsparen angesagt und dies ist bei einem Einkauf im Baumarkt in der Tat möglich, denn es gibt eine Menge Wege, wie der Einkaufswagen voll und der Betrag an der elektrischen Kasse gering wird. Welcher Mitarbeiter würde sich da nicht freuen wenn er monatlich eine Rabattkarte bzw Sachbezüge in Höhe von bis zu 44 Euro bekommt.
ERP VS CRM
Wenn man sich als mittelständisches Unternehmen auf die Suche macht nach einer neuen Unternehmenslösung kommt man oft in die Diskussion was nun jetzt besser ist, ein ausgewachsenes CRM System oder ein reifes ERP System. Die Frage lässt sich nicht so leicht beantworten, nichtsdestotrotz möchten wir Ihnen im Folgenden ein paar Gedankengänge mitgeben
Gebrauchte Software – was bedeutet das eigentlich?
Gebrauchte Software erfreut sich bei deutschen Unternehmen, aber auch unter privaten Nutzern, steigender Beliebtheit. Gebrauchte Software ist billiger als Neuware und ist auch in älteren Versionen erhältlich, die mit Altsystemen kompatibel sind, an keinen Kinderkrankheiten mehr leiden oder den Nutzern einfach schon vertraut sind. Doch was genau ist gebrauchte Software eigentlich und was sollten Sie beachten, wenn Sie sie kaufen?
Was ist gebrauchte Software?
Unter gebrauchter Software versteht man eine Softwarelizenz deren Nutzungsrecht erloschen ist. Meistens wurde eine bestimmte Software ursprünglich für ein Unternehmen gekauft, das sie nun nicht mehr benötigt. Das kommt dann vor, wenn Unternehmen z.B. aufgelöst werden.
Es kann aber auch sein, dass das Programm durch ein neueres ersetzt wurde oder nur noch auf weniger Arbeitsplätzen als ursprünglich vorgesehen benötigt wird. Bei den Programmen kann es sich um verschiedene Programme handeln. Man erhält als gebrauchte Software nicht nur ERP System oder CRM Software sondern zahlreiche verschiedene Softwareprogramme wie CAD, CMS, ECM oder Projektmanagement.
ERP Systeme für den Mittelstand
Mit einer für klein und mittelständische Unternehmen geeigneten ERP Mittelstand Software sollen die IT Anforderungen und Bedürfnisse von KMUs, welche ein begrenztes IT Budget meist im 5-stelligen Euro Bereich haben, abgedeckt werden. Viele international bekannte und zahlreiche nationale Softwarehersteller bieten Mittelstand ERP und geben sich als ERP Marktführer aus.
Scrum und agile Entwicklung
Agile Entwicklung und Scrum findet in unternehmerischen Strukturen überall dort Anwendung, wo alte, oftmals verkrustete Strukturen und Bewegungsläufe, aufgebrochen werden sollen. Denkmodelle sollen überdacht werden, Strukturen flexibler und Abläufe neu konstruiert werden um Problemlösungen und Aufgaben schneller zu erarbeiten und diese zu meistern. Um dies zu erreichen, bedient man sich oftmals der agilen Entwicklung in Verbindung mit Scrum.
Scrum Master (der Kümmerer, sorgt dasfür dass das Team störungsfrei entwickeln kann, organisiert viele Termine, kümmert sich um das Team)
Product Owner ( verantwortet das Produkt wirtschaftlich, pflegt das Produkt Backlog und fügt neue Anforderungen hin zu)
Product Backlog ( Auflistung von Produktanforderungen, viele verwenden Jira als Werkzeug)
Jira ( Software Tool für operatives Projektmanagement, Standardwerkzeug bei agiler Softwareentwicklung)
Sprints (definierter Zeitabschnitt zwischen 2-4 Wochen, beginnt mit dem Sprint Planning und endet mit dem Sprint-Retrospektive)
Daily ( tägliches max. 15 Minuten Meeting mit dem Ziel den aktuellen Stand zu erfahren)
Was ist Scrum?
Scrum ist grundsätzlich ein Vorgehensmodell der agilen Entwicklung. Vor allem in der Softwareentwicklung z.B. bei Cloud ERP wird es teils seit Jahrzehnten verwendet. Aufgrund der Struktur nach dem Motto „inspect and adapt“ (Transparenz, Überprüfung, Anpassung) sollen im Rahmen einer überschaubaren Zeitdauer von 2-4 Wochen kleine aber fertige „Teilprojekte“ eines großen Projektes entwickelt werden. Nach 2-4 Wochen wird das Teilprojekt überprüft und das Ergebnis entsprechend angepasst. Somit sollen Fehlentwicklungen verhindert bzw. frühezeitig entgegen gewirkt werden.
Wichtige Scrum Begriffe
Die Scrum-Welt besteht aus einer Reihe von Fachbegriffen:
Welche Büro Software Programme gibt es?
Mit der passenden Büro Software können komplexe Bürotätigkeiten besonders einfach und unkompliziert ausgeführt werden. Die EDV spielt in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle. Immer mehr Aufgaben werden heute am Computer erledigt.
Voraussetzung ist jedoch, dass auch die notwendigen Programme im Büro vorhanden sind. Was genau Büro Software ist, wo sie zum Einsatz kommen kann und welche Büro Programme es gibt, dass erfahren Sie im folgenden Text.
Welche verschiedenen Arbeitsstuhl Modelle gibt es in der Firma?
Wer sich mit dem Thema Unternehmen beschäftigt, der kommt irgendwann auch auf das Thema Arbeitsplatzorganisation und in diesem speziellen Fall auf das Thema Arbeitsstühle. In fast jedem Unternehmen sind verschiedene Arbeitsabläufe an der Tagesordnung. Je nach Arbeitsplatztätigkeit können dafür unterschiedliche Arbeitsstühle zum Einsatz kommen. An einen Arbeitsstuhl werden hohe Anforderungen gestellt. Denn Stuhl ist nicht gleich Stuhl. In der Regel werden sie für viele Stunden pro Tag intensiv benutzt. Damit der Arbeitnehmer auch auf Dauer eine qualitativ hochwertige Arbeit leisten kann, muss er sich darauf konzentrieren können. Nur ein Stuhl, der bequem und genau auf seinen Arbeitsplatz zugeschnitten ist, kann diese Bedingungen schaffen. Je nach Arbeitsplatz können in einer Firma mehrere Arbeitsstühle zum Einsatz kommen.
Der Bürostuhl
Wer im Büro arbeitet, weiß die Vorzüge eines ergonomisch geformten Sitzplatzes zu schätzen. Denn das stundenlange Sitzen auf einer falsch eingestellten Sitzgelegenheit vor dem PC Bildschirm bei dem mittelständische ERP Software oder andere Büroprogramme wir Microsoft Excel, Word oder Powerpoint bedient werden sollen, ist auf Dauer gesehen nicht nur unangenehm, sondern kann auch zu Haltungsschäden bis hin zu gesundheitlichen Problemen führen. Um die volle Leistungsfähigkeit zu erhalten, sollte der Arbeitsstuhl für das Büro individuell auf den jeweiligen Arbeitnehmer abgestimmt werden. Dazu gehören Einstellmöglichkeiten der Sitzfläche und der Rücken- beziehungsweise der Armlehnen. Weiterhin sollte der Bürostuhl über eine Synchronmechanik verfügen, die es dem Benutzer erlaubt, sich mitsamt der Rückenlehne und der Sitzfläche nach hinten zu neigen. Ein standsicherer Fuß mit leicht läufigen Rollen komplettiert einen guten Arbeitsstuhl. Für die Rollen gilt die Regel, 5 Rollen sind stabiler als 3 Rollen hinsichtlich ihrer Kippsicherheit. Ergonomisch ausgefeilte Arbeitsstühle, die alle Anforderungen des Arbeitsplatzes bedienen und dennoch auch an langen Arbeitstagen bequem genug sind, sollten etwa ab 200 Euro kosten.
Der Produktionsstuhl
Produktionsstühle werden in der Praxis ebenfalls stark beansprucht. Bei Arbeitsabläufen in der Fertigung muss der Sitzplatz robust und standsicher sein, zugleich jedoch auch pflegeleicht und gut zu reinigen. Im Gegensatz zu einem Bürostuhl fehlen bei diesem Arbeitsstuhl meist die Armlehnen. Denn durch das ständige Hantieren oder ein häufigeres Aufstehen könnten diese hinderlich sein. An bestimmten Arbeitsplätzen besteht der Produktionsstuhl sogar nur aus einer runden Sitzfläche auf einem Drehkreuz oder dem fahrbaren Untergestell. Andere Produktionsstühle werden nur als Stehhilfe verwendet, um die Beine nach längerem Stehen entlasten zu können. Diese Modelle sind meist nicht mit Rollen versehen.
Einfache Drehhocker mit Rollen oder Stehhilfen sind schon ab ca. 100 Euro zu haben, Drehstühle kosten je nach Ausführung entsprechend mehr.
Der Laborstuhl
Ein Arbeitsstuhl für das Labor ist mit einem speziellen Bezug ausgestattet, der strapazierfähig und leicht hygienisch gesäubert werden kann. Laborstühle mit leichtläufigen Rollen sind wichtig, wenn der Verwender zum Beispiel zwischen mehreren Arbeitsplätzen wechseln muss. Ergonomische Laborstühle können in der Regel individuell in der Höhe und der Neigung der Rückenlehne eingestellt werden. So entlasten sie auch an langen Arbeitstagen den Rücken und bewahren den Verwender vor Haltungsschäden. Bei der Anschaffung von Laborstühlen sollte auf eine hochwertige Qualität der Materialien und deren Verarbeitung geachtet werden. Je nach Ausführung werden einzelne Modelle auch den Anforderungen an Reinraumarbeitsplätze gerecht.
Der Arbeitsstuhl für das Labor sollte sich in der gleichen Preisklasse wie ein Bürostuhl bewegen. Bei geringeren Preisen müssen Abstriche in der Qualität gemacht werden.
Der Reinraumstuhl
Ein Reinraum bezeichnet eine Arbeitsumgebung, die im Normalfall für die Forschung genutzt werden. In einem Reinraum können geringe Umweltschadstoffe auftreten. Dazu gehören zum Beispiel Staub oder chemische Dämpfe sowie luftgetragene Mikroben oder Aerosolpartikel. Der Reinraumstuhl muss diesen hohen Ansprüchen natürlich entsprechen. Die individuellen Oberflächen müssen der Hygiene wegen Schmutz abweisend und leicht zu reinigen sein. Außerdem dürfen sie selbst keinerlei Staub abgeben, der die Luft kontaminieren und so eventuelle Messergebnisse verfälschen könnte. Durch die speziellen gehobenen Anforderungen müssen Sie bei dem Kauf mit einem ungefähren Preis von mindestens 200 Euro pro Arbeitsstuhl rechnen.
Fazit zu Arbeitsstühle
Je nach Arbeitsplatz variieren die Anforderungen an einen Arbeitsstuhl mitunter sehr stark. Um die Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters auch auf Dauer garantieren zu können, sollte der jeweilige Arbeitsstuhl den geforderten Bedingungen entsprechen. Die Preise der einzelnen Arbeitsstühle können natürlich von Modell zu Modell und Hersteller zu Hersteller stark variieren. Ein Vergleichen der unterschiedlichen Modelle ist daher ratsam, um den geeigneten Arbeitsstuhl zu einem fairen Preis finden zu können.
Buchhaltung selbst erledigen oder outsourcen?
Mit steigender Unternehmensgröße fallen in der Regel auch mehr Aufgaben an. Damit sich Führungskräfte auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können, müssen sie Prioritäten setzen und Arbeit abgeben. Insbesondere administrative Aufgaben wie die Buchhaltung kann man von einem Steuerberater oder einem Buchhalter erledigen lassen. Das spart Zeit, weil die Bearbeitung damit ausgelagert ist und von anderen Personen übernommen wird. Zusätzliches Personal bedeutet jedoch gleichzeitig höhere Ausgaben.Buchhaltung selbst erledigen oder erledigen lassen? Wo liegen die Vor- und Nachteile?
Die Buchhaltung intern erledigen
Vor allem Gründer von Start-ups ziehen es aus finanziellen Gründen oft vor, die Buchhaltung in ihrem Unternehmen selbst zu übernehmen. Das macht durchaus Sinn, denn auf diese Weise spart man sich die Kosten für einen externen Buchhalter oder Steuerberater.
Die Voraussetzung für die selbstständige Erledigung ist allerdings, dass man sich mit den fachlichen Anforderungen und Gesetzesvorschriften einer ordnungsgemäßen Buchhaltung ausreichend auskennt. Industrie- und Handelskammern (IHK)vor Ort oder Volkshochschulen bieten oft Kurse an, in denen Einsteiger die Grundlagen des Rechnungswesens erlernen können. Als Unterstützung können aber auch Software-Programme dienen, mit der gesetzliche Vorschriften automatisch eingehalten werden.
Buchhaltungssoftware bieten meist eine übersichtliche Startseite, mit der sich die Buchhaltung eines Unternehmens unkompliziert selbst erledigen lassen. Bei wiederkehrenden Buchungen gibt es oft die Möglichkeit eigene Vorlage anzulegen. Das spart zusätzlich Zeit, weil die Daten gespeichert bleiben und man diese nicht mit jeder Buchung neu eingeben muss.
Wer sich damit sicher genug fühlt, kann mit der Buchhaltungssoftware ebenso den Jahresabschluss selbst erledigen und damit zusätzliche Personalkosten sparen. Wer zusätzlich dazu Unterstützung braucht, hat mit den Programmen meistens die Möglichkeit, den Abschluss selbst zu machen und die Daten dem Steuerberater über DATEV- und ELSTER-Schnittstellen online zu schicken. Fachkräfte können dann nochmals einen korrigierenden Blick drüber werfen. Das sorgt für Sicherheit, alles ordnungsgemäß abgewickelt zu haben. Gleichzeitig hat man mit der eigenständigen Erledigung der Buchhaltung Einblick in die Zahlen und ist stets über die finanzielle Lage seines Unternehmens informiert.
Die Vor- und Nachteile der internen Buchung im Überblick
Nützliches Know-how:
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Investition von Zeit und Mühe:
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Kosteneinsparung:
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Erhöhter Zeitaufwand:
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Überblick über die finanzielle Situation:
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Die Buchhaltung extern erledigen lassen
Der Begriff „Outsourcing“ beschreibt eine Strategie von Unternehmen, welche die Erledigung einzelner Aufgaben auslagern. Das Unternehmen oder die Person, die die Aufgabe übernehmen, sind Experten auf ihrem Gebiet und bieten insofern qualitativ hochwertige Arbeit zeiteffizient an. Im Zusammenhang mit der Buchhaltung sind das Spezialisten wie Buchhalter oder Steuerberater.
Die Vor- und Nachteile der externen Buchhaltung im Überblick
| Vorteile | Nachteile |
Kein mühsames Aneignen von Know-how:
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Zusätzliche Kosten:
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Geringerer Zeitaufwand:
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Einblick in das Unternehmen:
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Bündeln der Energie:
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Erhöhter Kommunikationsbedarf:
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Aufbewahrung von Dokumenten – was müssen Unternehmer beachten?
Alle Jahre wieder stellen sich angesichts der Papierflut im Büro und in der Verwaltung jedes Unternehmens die Frage: Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden? Bei der Beantwortung dieser Frage müssen unterschiedliche Aspekte berücksichtigt werden. Erstens geht es um die alltäglichen Geschäftsabläufe des Unternehmens, für die gewisse Dokumente unverzichtbar sind. Zweitens hat der Gesetzgeber strenge Vorgaben entwickelt, die vor allem dazu dienen, eventuellen Steuerbetrug auf die Schliche zu kommen. Und drittens bleibt die Frage, in welcher Form die Dokumente am besten aufbewahrt werden sollen.
Dokumente für das laufende Geschäft
Es versteht sich von selbst, dass Dokumente, die im alltäglichen Geschäft entstehen auf keinen Fall entsorgt und vernichtet werden dürfen, solange der jeweilige Geschäftsvorgang nicht vollständig abgeschlossen ist. Das gilt insbesondere für Aufträge, Angebote, unbezahlte Rechnungen und die Korrespondenz mit den Kunden. Sehr oft werden diese Unterlagen benötigt – und sei es, um nur mal eben nachzusehen, was man eigentlich mit dem Kunden vereinbart hat. Da diese Unterlagen in der Regel häufig benötigt werden, ist es ratsam, diese Dokumente in einem Aktenordner aufzubewahren, der vom Schreibtisch stets greifbar ist.
Dokumentationspflicht in Abhängigkeit des Dokuments
Ist das Geschäft abgeschlossen, bedeutet das nicht, dass die Unterlagen weggeworfen werden können – ganz im Gegenteil. Der Gesetzgeber schreibt nämlich vor, dass alle Unterlagen, die geschäftliche Prozesse betreffen, sechs bzw. zehn Jahre lang aufgehoben werden müssen.
Die kürzeren Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren gelten im wesentliche für Dokumente, insbesondere Handels- oder Geschäftsbriefe, die empfangen und versendet wurden. Die längerer Frist von zehn Jahren gilt für Buchungsbelege wie Rechnungen, Lieferscheine, Lohnunterlagen, Verträge, Quittungen und Eigenbelege, Kassenberichte und Kontoauszüge, Abrechnungen, Saldenlisten. Auch Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und Bilanzen müssen zehn Jahre lang aufgehoben werden.
Durch die Pflicht, die Unterlagen und Dokumente aufzubewahren, soll sichergestellt werden, dass die Finanzbehörden zehn Jahre lang bei der Durchführung einer eventuellen Betriebsprüfung auf diese Unterlagen zugreifen können – so lassen sich insbesondere Steuervergehen zehn Jahre lang anhand der Unterlagen nachweisen. Wer voreilig Unterlagen entsorgt, die jünger als zehn Jahre sind, verstößt gegen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung. Im schlimmsten Falle kann das Finanzamt eine Schätzung des Gewinns vornehmen, wenn die Unterlagen fehlen. In der Regel wird der Gewinn in dieser Schätzung um vieles höher sein, als der tatsächlich erwirtschaftete Gewinn. Hohe Steuernachzahlungen sind in diesen Fällen die Regel. Die Nachsicht des Finanzamtes ist begrenzt. Die Einhaltung der Dokumentationspflicht liegt also im ureigenen Interesse des Unternehmers.
Wie funktioniert die Aufbewahrung von Dokumenten?
In welcher Form die Dokumente aufbewahrt werden, ist dem Gesetzgeber zunächst gleichgültig – auf jeden Fall muss sichergestellt werden, dass eine nachträgliche Manipulation der Unterlagen ausgeschlossen ist. Grundsätzlich falsch ist jedoch die Annahme, dass alle Dokumente im Original aufbewahrt werden müssen. Das sieht der Gesetzgeber nämlich nur bei der Eröffnungsbilanz und dem Jahresabschluss vor. Alle anderen Unterlagen können in Kopie oder sogar in einer digitalen Speicherung aufbewahrt werden.
Wichtig ist dabei, dass Rechnungen, Geschäfts- und Handelsbriefe in der gespeicherten Version bildlich dem Original entsprechen müssen. Das heißt, die Unterlagen müssen in der Regel eingescannt werden, bevor sich dauerhaft archiviert werden können. Bei elektronisch erstellten und übermittelten Rechnungen muss mit einem funktionierenden und nachvollziehbaren Kontrollsystem gewährleistet werden, dass die Rechnungen sachlich und rechnerisch richtig sind. Sie können dann auf den Datenträgern archiviert werden, wenn durch Speichermethode und Dateiformat eine späterer Veränderung ausgeschlossen ist. Wer der Dokumentationspflicht durch digitale Speicherung der Dokumente nachkommt, muss schließlich durch regelmäßige Sicherheitskopien sicherstellen, dass keine Daten verloren gehen. Einschlägige Gesetzesanforderungen für die digitale Aufbewahrung von Dokumenten sind die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, kurz GDPdU und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).