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Jede Branche seine eigene ERP Branchensoftware?

Wenn man sich die Zahlen vom statistischen Bundesamt hinsichtlich der Unternehmen in Deutschland anschaut, so kommt man zu einem einfachen Schluss – es gibt in Deutschland sehr viele unterschiedliche Branchen. Doch hat jede Branche auch sein eigene ERP Branchensoftware? Dieser Frage wollen wir in diesem Artikel nachgehen.

Die größten Branchen in Deutschland

Groß und großartig sind zwei verschiedene Paar Stiefel. Auch wenn es viele großartige Branchen gibt, so müssen diese nicht zwangsläufig auch die größten Branchen sein. Die größte Branche auf Basis der Mitarbeiterzahl ist die Gesundheitsbranche. 4,7 Millionen Menschen arbeiten hier, angefangen vom Apotheker, über die Krankenschwester bis hin zum Zahnarzt. Die zweitstärkste Branche ist die Tourismusbranche mit 2,8 Millionen Menschen. Auf Platz 3 ist die Logistikbranche, gefolgt von der IT und Kommunikationsbranche und dem Anlagen und Maschinenbau.

Auch wenn sie immer als Branche bezeichnet wird, in der Automobilbranche arbeiten nur um die 700.000 Menschen. Damit landet sie auf Basis der Angestelltenzahlen in diesem Branchenranking nur auf Platz 7.

Was zeichnet diese Branchen aus?

Wenn man sich aus Perspektive eines ERP Systems diese Branchen ansieht, so stellt man schnell einen gemeinsamen Nenner fest, der sich Vielfalt nennt. ERP Anforderungen welche, z.B. im Gesundheitsbereich essentiell sind, spielen bei anderen überhaupt keine Rolle. Natürlich haben sie aber auch gemeinsame ERP System Anforderungen wie z.B. Finanzwesen, Buchhaltung, Elster und Co. Vor allem in diesem regulatorischen Bereich ist dieser gemeinsame Nenner zu finden. Die Begründung ist hierfür sehr einfach- alle Unternehmen egal ob groß oder klein oder aus unterschiedlichen Branchen müssen ihr Unternehmen nach den lokalen steuerlichen Gegebenheiten, in Deutschland auf Basis HGB, bilanzieren. Das Handelsgesetzbuch unterscheidet dabei nur begrenzt nach unterschiedlichen Branchen.

Warum es für jede Branche annähernd ein eigenes Branchen ERP System gibt liegt in der unterschiedlichen Wertschöpfung begründet. Hat die eine Branche sehr starken Fokus auf Fertigung und Produktion, kann es bei der anderen Branchen mehr um das Thema Dienstleistung und Projektgeschäft geben.

Welche unterschiedliche ERP Branchensoftware gibt es?

So viel ist vorab zu erwähnen, es gibt für jede Branche ein eigene ERP Branchensoftware, angefangen vom Automobilhandel, Automobilbau, Banken, Brauerei, Chemie , Distribution bis hin zu Landwirtschaft, Lebensmittelindustrie, Vereine, Verkehr und Verpackung.
Innerhalb einer Branche kann es dabei nochmals zu einer Feingliederung der ERP Branchenlösung kommen. So gibt es z.B. ERP Branchensoftware für Automobilhersteller und ERP Branchenlösungen für Automobilzulieferer. Der Unterschied liegt dabei nicht nur auf der Unternehemensgröße begründet, sondern auch auf den unterschiedlichen Fertigungsverfahren und vor alllem auf der Supply Chain. Mittelständische Unternehmen produzieren in den meisten Fällen nicht direkt für einen Automobilhersteller sondern über Umwege und mit Hilfe der Systemlieferanten wie z.B. Bosch. Diese Systemlieferanten werden selbst von Modullieferanten beliefert, welche wiederum von Komponentenlieferanten und oder Teilelieferanten beliefert werden. In diesem Zusammenhang sind die Bezeichnungen Tier-1, Tier-2, Tier-3 entstanden, welche den Lieferantenstatus zum OEM ausdrücken. Wird der OEM direkt beliefert, spricht man von Tier 1.
Dieses kleine Beispiel zeigt sehr deutlich, welche unterschiedlichen Anforderungen an ERP Branchenlösungen durch den unterschiedlichen Lieferantenstatus entstehen können. Liegt der Fokus beim Teilefertiger noch auf der Fertigung, so spielt beim Komponentenfertiger neben der Fertigung auch noch das Thema Artikelmanagement, JIT-Lieferung oder auch das Thema Ersatzteileverwaltung und entsprechende Reparaturleistungen. Gleiches gilt dabei auch für den Systemlieferanten, welche noch weitere Anforderungen an ihre ERP Branchensoftware stellen werden.

Im Ganzen zeigt sich, dass es in Abhängigkeit der Branche spezielle ERP Branchensoftware gibt, welche auch zwingend notwendig ist um die jeweiligen ERP Software Anforderungen abdecken zu können. Von den ERP Software Herstellern sind dabei zwei Strategien zu erkennen. Die erste Gruppe der ERP Software Hersteller versucht eine ERP Branchensoftware für eine Branche zu bauen, die andere Gruppe der ERP Software Hersteller baut eine generische ERP Software für viele Branchen, welche Dank speziellen Branchenpaketen entsprechend vorkonfiguriert ist. Was dabei der bessere Ansatz für den Kunden ist, ist schwer zu sagen. Beide Entwicklungsansätze haben sowohl ihre Vor als auch Nachteile. Hinsichtlich der ERP Features und Funktionen nehmen sich beide Lösungsansätze meistens nichts.

Arbeitsstuhl Modelle

Welche verschiedenen Arbeitsstuhl Modelle gibt es in der Firma?

Wer sich mit dem Thema Unternehmen beschäftigt, der kommt irgendwann auch auf das Thema Arbeitsplatzorganisation und in diesem speziellen Fall auf das Thema Arbeitsstühle. In fast jedem Unternehmen sind verschiedene Arbeitsabläufe an der Tagesordnung. Je nach Arbeitsplatztätigkeit können dafür unterschiedliche Arbeitsstühle zum Einsatz kommen. An einen Arbeitsstuhl werden hohe Anforderungen gestellt. Denn Stuhl ist nicht gleich Stuhl. In der Regel werden sie für viele Stunden pro Tag intensiv benutzt. Damit der Arbeitnehmer auch auf Dauer eine qualitativ hochwertige Arbeit leisten kann, muss er sich darauf konzentrieren können. Nur ein Stuhl, der bequem und genau auf seinen Arbeitsplatz zugeschnitten ist, kann diese Bedingungen schaffen. Je nach Arbeitsplatz können in einer Firma mehrere Arbeitsstühle zum Einsatz kommen.

Der Bürostuhl

Wer im Büro arbeitet, weiß die Vorzüge eines ergonomisch geformten Sitzplatzes zu schätzen. Denn das stundenlange Sitzen auf einer falsch eingestellten Sitzgelegenheit vor dem PC Bildschirm bei dem mittelständische ERP Software oder andere Büroprogramme wir Microsoft Excel, Word oder Powerpoint bedient werden sollen, ist auf Dauer gesehen nicht nur unangenehm, sondern kann auch zu Haltungsschäden bis hin zu gesundheitlichen Problemen führen. Um die volle Leistungsfähigkeit zu erhalten, sollte der Arbeitsstuhl für das Büro individuell auf den jeweiligen Arbeitnehmer abgestimmt werden. Dazu gehören Einstellmöglichkeiten der Sitzfläche und der Rücken- beziehungsweise der Armlehnen. Weiterhin sollte der Bürostuhl über eine Synchronmechanik verfügen, die es dem Benutzer erlaubt, sich mitsamt der Rückenlehne und der Sitzfläche nach hinten zu neigen. Ein standsicherer Fuß mit leicht läufigen Rollen komplettiert einen guten Arbeitsstuhl. Für die Rollen gilt die Regel, 5 Rollen sind stabiler als 3 Rollen hinsichtlich ihrer Kippsicherheit. Ergonomisch ausgefeilte Arbeitsstühle, die alle Anforderungen des Arbeitsplatzes bedienen und dennoch auch an langen Arbeitstagen bequem genug sind, sollten etwa ab 200 Euro kosten.

Der Produktionsstuhl

Produktionsstühle werden in der Praxis ebenfalls stark beansprucht. Bei Arbeitsabläufen in der Fertigung muss der Sitzplatz robust und standsicher sein, zugleich jedoch auch pflegeleicht und gut zu reinigen. Im Gegensatz zu einem Bürostuhl fehlen bei diesem Arbeitsstuhl meist die Armlehnen. Denn durch das ständige Hantieren oder ein häufigeres Aufstehen könnten diese hinderlich sein. An bestimmten Arbeitsplätzen besteht der Produktionsstuhl sogar nur aus einer runden Sitzfläche auf einem Drehkreuz oder dem fahrbaren Untergestell. Andere Produktionsstühle werden nur als Stehhilfe verwendet, um die Beine nach längerem Stehen entlasten zu können. Diese Modelle sind meist nicht mit Rollen versehen.
Einfache Drehhocker mit Rollen oder Stehhilfen sind schon ab ca. 100 Euro zu haben, Drehstühle kosten je nach Ausführung entsprechend mehr.

Der Laborstuhl

Ein Arbeitsstuhl für das Labor ist mit einem speziellen Bezug ausgestattet, der strapazierfähig und leicht hygienisch gesäubert werden kann. Laborstühle mit leichtläufigen Rollen sind wichtig, wenn der Verwender zum Beispiel zwischen mehreren Arbeitsplätzen wechseln muss. Ergonomische Laborstühle können in der Regel individuell in der Höhe und der Neigung der Rückenlehne eingestellt werden. So entlasten sie auch an langen Arbeitstagen den Rücken und bewahren den Verwender vor Haltungsschäden. Bei der Anschaffung von Laborstühlen sollte auf eine hochwertige Qualität der Materialien und deren Verarbeitung geachtet werden. Je nach Ausführung werden einzelne Modelle auch den Anforderungen an Reinraumarbeitsplätze gerecht.
Der Arbeitsstuhl für das Labor sollte sich in der gleichen Preisklasse wie ein Bürostuhl bewegen. Bei geringeren Preisen müssen Abstriche in der Qualität gemacht werden.

Der Reinraumstuhl

Ein Reinraum bezeichnet eine Arbeitsumgebung, die im Normalfall für die Forschung genutzt werden. In einem Reinraum können geringe Umweltschadstoffe auftreten. Dazu gehören zum Beispiel Staub oder chemische Dämpfe sowie luftgetragene Mikroben oder Aerosolpartikel. Der Reinraumstuhl muss diesen hohen Ansprüchen natürlich entsprechen. Die individuellen Oberflächen müssen der Hygiene wegen Schmutz abweisend und leicht zu reinigen sein. Außerdem dürfen sie selbst keinerlei Staub abgeben, der die Luft kontaminieren und so eventuelle Messergebnisse verfälschen könnte. Durch die speziellen gehobenen Anforderungen müssen Sie bei dem Kauf mit einem ungefähren Preis von mindestens 200 Euro pro Arbeitsstuhl rechnen.

Fazit zu Arbeitsstühle

Je nach Arbeitsplatz variieren die Anforderungen an einen Arbeitsstuhl mitunter sehr stark. Um die Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters auch auf Dauer garantieren zu können, sollte der jeweilige Arbeitsstuhl den geforderten Bedingungen entsprechen. Die Preise der einzelnen Arbeitsstühle können natürlich von Modell zu Modell und Hersteller zu Hersteller stark variieren. Ein Vergleichen der unterschiedlichen Modelle ist daher ratsam, um den geeigneten Arbeitsstuhl zu einem fairen Preis finden zu können.

Buchhaltung selbst erledigen oder outsourcen?

Mit steigender Unternehmensgröße fallen in der Regel auch mehr Aufgaben an. Damit sich Führungskräfte auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können, müssen sie Prioritäten setzen und Arbeit abgeben. Insbesondere administrative Aufgaben wie die Buchhaltung kann man von einem Steuerberater oder einem Buchhalter erledigen lassen. Das spart Zeit, weil die Bearbeitung damit ausgelagert ist und von anderen Personen übernommen wird. Zusätzliches Personal bedeutet jedoch gleichzeitig höhere Ausgaben.Buchhaltung selbst erledigen oder erledigen lassen? Wo liegen die Vor- und Nachteile?

Die Buchhaltung intern erledigen

Vor allem Gründer von Start-ups ziehen es aus finanziellen Gründen oft vor, die Buchhaltung in ihrem Unternehmen selbst zu übernehmen. Das macht durchaus Sinn, denn auf diese Weise spart man sich die Kosten für einen externen Buchhalter oder Steuerberater.
Die Voraussetzung für die selbstständige Erledigung ist allerdings, dass man sich mit den fachlichen Anforderungen und Gesetzesvorschriften einer ordnungsgemäßen Buchhaltung ausreichend auskennt. Industrie- und Handelskammern (IHK)vor Ort oder Volkshochschulen bieten oft Kurse an, in denen Einsteiger die Grundlagen des Rechnungswesens erlernen können. Als Unterstützung können aber auch Software-Programme dienen, mit der gesetzliche Vorschriften automatisch eingehalten werden.

Buchhaltungssoftware bieten meist eine übersichtliche Startseite, mit der sich die Buchhaltung eines Unternehmens unkompliziert selbst erledigen lassen. Bei wiederkehrenden Buchungen gibt es oft die Möglichkeit eigene Vorlage anzulegen. Das spart zusätzlich Zeit, weil die Daten gespeichert bleiben und man diese nicht mit jeder Buchung neu eingeben muss.

Wer sich damit sicher genug fühlt, kann mit der Buchhaltungssoftware ebenso den Jahresabschluss selbst erledigen und damit zusätzliche Personalkosten sparen. Wer zusätzlich dazu Unterstützung braucht, hat mit den Programmen meistens die Möglichkeit, den Abschluss selbst zu machen und die Daten dem Steuerberater über DATEV- und ELSTER-Schnittstellen online zu schicken. Fachkräfte können dann nochmals einen korrigierenden Blick drüber werfen. Das sorgt für Sicherheit, alles ordnungsgemäß abgewickelt zu haben. Gleichzeitig hat man mit der eigenständigen Erledigung der Buchhaltung Einblick in die Zahlen und ist stets über die finanzielle Lage seines Unternehmens informiert.

Die Vor- und Nachteile der internen Buchung im Überblick

 

Nützliches Know-how:

  • Durch das Aneignen von Gesetzes-vorschriften und Fachwissen kennt man sich selbst bestens aus
  • (selbst bei einer späteren Auslagerung kann man die Ergebnisse von Buchhalter oder Steuerberater nachvollziehen)
Investition von Zeit und Mühe:

  • Zeitaufwand für Kurse bzw. das Aneignen von Fachwissen
Kosteneinsparung:

  • Zusätzliche Ausgaben für Buchhalter oder Steuerberater sparen

 

 Erhöhter Zeitaufwand:

  • Für das Erledigen der Buchhaltung muss zusätzliche Zeit investiert werden
 Überblick über die finanzielle Situation:

  • Wer die Buchhaltung selbst erledigt, hat stets die Zahlen des Unternehmens im Blick und unter Kontrolle

 

Die Buchhaltung extern erledigen lassen

Der Begriff „Outsourcing“ beschreibt eine Strategie von Unternehmen, welche die Erledigung einzelner Aufgaben auslagern. Das Unternehmen oder die Person, die die Aufgabe übernehmen, sind Experten auf ihrem Gebiet und bieten insofern qualitativ hochwertige Arbeit zeiteffizient an. Im Zusammenhang mit der Buchhaltung sind das Spezialisten wie Buchhalter oder Steuerberater.

Die Vor- und Nachteile der externen Buchhaltung im Überblick

 

Vorteile Nachteile
Kein mühsames Aneignen von Know-how:

  • Man muss sich selbst kein buchhalterisches Fachwissen aneignen. Das spart Mühen und Zeit.
Zusätzliche Kosten:

  • Höhere Ausgaben durch die Bezahlung von Steuerberater oder Buchhalter.
Geringerer Zeitaufwand:

  • Man spart sich die Zeit, in der man die Buchhaltung selbst erledigen würde.
Einblick in das Unternehmen:

  • Damit der Buchhalter oder Steuerberater die Buchhaltung korrekt erledigen kann, muss man dem Beauftragten notwendige Daten und Zahlen des Unternehmens zugänglich machen.
Bündeln der Energie:

  • Konzentration auf die wesentlichen Aufgaben innerhalb des Betriebes. Mitarbeit am kontinuierlichen Wachstum des Unternehmens (Skalierbarkeit).
Erhöhter Kommunikationsbedarf:

  • Das Outsourcen einzelner Aufgaben bringt einen erhöhten Zeitaufwand bezüglich Absprachen zwischen Auftraggeber und Beauftragten mit sich.

Was ist wirklich wichtig bei mittelständischer ERP Software?

Wenn man sich in der Welt der ERP Software für die Zielgruppe Mittelstand umschaut, stellt man fest, dass je nach ERP Hersteller für das ein oder andere Thema geworben wird, was wichtig bei mittelständischer ERP Software Auswahl ist? Doch ist das wirklich so? Sollte man als mittelständisches Unternehmen unbedingt bei der Auswahl einer ERP Software Schlagwörter wie  z.B. Bedienkomfort, Usability, mobile first, On Premise vs. Cloud vs Hybrid oder auch das Bezahlmodell Lizenzkauf vs. Softwaremiete bedenken?

Sind das wirklich die wichtigsten Themen bei der ERP Auswahl?

Doch sind das wirklich die wichtigsten Themen welche mittelständische Unternehmen beim Kauf von ERP Software bedenken sollten? Natürlich spielen im Rahmen der ERP Entscheidung auch immer die Frage nach den ERP Software Features eine zentrale Rolle. Gleiches gilt auch für die Frage der Kosten. Hier vor allem was kostet eine Softwarelizenz und wie hoch sind die Kosten der Implementierung. Doch ist nicht die wichtigste Anforderung aller Anforderungen ob meine eigenen Geschäftsprozesse optimal unterstützt werden?

Was zeichnet Mittelstand aus?

Natürlich gibt es viele Definition für Mittelstand, die ihre Daseinsberechtigung haben. Angefangen von Unternehmensgröße über Branche bis hin zu Gesellschaftsstruktur. Doch hat der Mittelstand nicht einfach einen relativ einfachen gemeinsamen Nenner, der bedeutet, dass er (der Mittelstand) schlichtweg „irgendetwas“ produziert. Und ist in diesem Zusammenhang nicht die höchste und zugleich wichtigste Anforderung an ERP Software diese unterschiedlichen Produktionsabläufe abbilden zu können.

Warum sollte man sich beim ERP Kauf nicht selbst belügen?

Wer sich für eine ERP Software entscheidet, der muss Geld ausgeben. Die Geldsumme hängt dabei von zwei wesentlichen Faktoren ab. Einerseits die Lizenzkosten inklusive Wartung, andererseits die Kosten der Anpassung.

Wer Standard ohne große Anpassung nimmt, der spart einen großen Teil bei dem Punkt Anpassung oder neudeutsch Customizing. Dies hat aber für den Kunden den Nachteil, dass der Wille zur Anpassung an die Software notwendig ist und nicht anders herum. Argumente wie „die Software muss genau unseren Prozess abbilden“ haben in diesem Szenario damit keine Gültigkeit.

Ist der Wille im Unternehmen nicht vorhanden, so planen sie entsprechend einen großen Kostenblock für das Thema Customizing mit ein. Aus Erfahrung zeigt sich, dass jedes Unternehmen einzigartig ist und dies hat auch seine Berechtigung- seien sie deshalb kritisch gegenüber Personen die Ihnen ein Projekt ohne Customizingaufwand verkaufen wollen!

ERP Projekt – Ob sie jetzt oder später zahlen ist egal?

Zur Bezahlung eines ERP Projektes stehen verschiedene Varianten zur Verfügung angefangen vom Lizenzkauf, über Leasing, Mietkauf oder Abomodelle.

Das klassissche Modell ist der Lizenzkauf. Hier zahlen sie einen einmaligen Betrag pro Lizenz, der je nach Anbieter bei ca. bei 3000 € liegt. Nehmen sie die Anzahl ihrer Arbeitsplätze und multiplizieren sie diesen mit dem Lizenzpreis, dann haben sie einen ungefähren Schätzwert für den Preis ihrer Lizenzen.

Für die Folgejahre müssen sie einen entsprechenden Wartungsvertrag für die Lizenzen abschließen der nochmals bei ca. 20% des Lizenzpreises liegt. Die Rückgabe von zu viel gekauften Lizenzen ist dabei häufig schwierig. Einiger Anbieter lassen auch den Kauf von gebrauchten ERP Lizenzen zu.

Anmerkung: Wir haben das Lizenzmodell hier sehr vereinfacht dargestellt, in der Realität kommt auf mittelständische Unternehmen noch die Themen Addons, Lizenzart (Volllizenz/Teillizenz) und Lizenzmodell (named user vs. Concurrent User) zu. Alle drei Themen haben Auswirkung auf den Kostenblock Lizenzen.

Bei dem „neuen“ ERP Software-Preismodell spricht man von „Miete“ oder auch „Subskription“. Es basiert auf dem Abonnement-Gedanke, d.h. Unternehmen zahlen pro Monat und Lizenz einen festen Mietbetrag. Im Preis inbegriffen sind meist das Thema Wartung und evtl. auch Support. Der grundsätzliche Vorteil der sich durch diese Art von Softwaremodell ergibt ist das Thema Flexibilität & Liquidität

Unternehmen können variabel Lizenzen hinzubuchen wie auch stornieren. Die Kündigungsfristen sind dabei meist kürzer wie beim klassischen Kaufmodell. Zudem haben Unternehmen keine Schwierigkeiten und finanziellen Nachteile bei der Rückgabe von nicht-benötigten Lizenzen.

Der entscheidende Unterschied bei beiden ERP-Preismodellen ist die Frage nach dem Zahlungszeitpunkt. Natürlich haben Unternehmen beim klassischen Lizenzkauf eine hohe Anfangsinvestition, die unter Umständen die Unternehmensliquidität stark beeinträchtigen kann. Dank verschiedener Finanzierungsoptionen wie z.B. Leasing lässt sich diese Gefahr aber sehr gut über die Jahre abfedern. Das Leasing eines ERP Projektes kann dabei nicht nur die Lizenzkosten beinhalten, sondern auch dien Projektaufwand, aufgeteilt nach Installationskosten, Customizingaufwand oder Schulungsgebühren.

Anmerkung: In diesem Abschnitt behandeln wir rein das Thema „Bezahlung der ERP Lizenzen“. Dies ist unabhängig davon zu sehen, wie das ERP System gehostet wird, sei es direkt beim Unternehmen vor Ort mit einem eigenen Server als On-Premise Lösung oder virtuell in der Cloud.

Warum Anpassungen ihre Wartungskosten für ERP Software extrem in die Höhe treiben können?

Je nach ERP Hersteller oder Software Implementierungspartner lauern Fallen bei dem Thema Wartungskosten. Jeder Normalsterbliche denkt, dass sich die Wartungskosten auf Basis des Listenpreises berechnen, doch aufgepasst, viele ERP Partner lassen sich vertraglich ein Hintertürchen offen um die jährlichen Wartungskosten extrem in die Höhe zu treiben. Und so einfach funktioniert der Trick mit den Wartungskosten – Anpassungen und Eigenentwicklungen werden Teil des Wartungsvertrages. Die Berechnungsbasis für die Wartungskosten ist dabei der Entwicklungsaufwand.

Wenn Sie also eine spezielle Anpassung vornehmen lassen mit einem einmaligen Aufwand von 20.000 Euro, was ungefähr 10 PT entsprechen wird, so können sie bei einem Wartungssatz von 20% mit zusätzlichen Wartungskosten von 4.000 Euro pro Jahr kalkulieren.

Lock-in Effekt- oder warum sie trotz vertraglicher Regelung nicht einfach kündigen können?

Der Kauf einer ERP Software ist mit einer Ehe zu vergleichen. Wer sich einmal bindet, der kommt so schnell nicht wieder los, als Fachbegriff als Lock-in-Effekt bezeichnet. Auch wenn sie sich für ein ERP Subskription Modell mit variabler monatlicher Kündigung entscheiden und somit jederzeit ihre Lizenzen reduzieren können, letztendlich ist ein ERP System das Herzstück ihres Unternehmens, das tagtäglich mit Daten gefüttert wird. Ähnlich wie bei einer Ehe können sie sich scheiden lassen, aber von heute auf morgen sind sie definitiv nicht geschieden.

Ein Austausch durch ein neues ERP System ist in den meisten Fällen nicht von heute auf morgen möglich. So müssen „Altdaten“ exportiert und importiert werden und auch sollte das „neue“ ERP-System auf ihre Anforderungen eingestellt werden.

Das ist wirklich wichtig bei mittelständischer ERP Software!

Schauen Sie tief in ihr Unternehmen und fragen Sie sich ob Sie durch aktuelle Themen wie Cloud ERP, Industrie 4.0, Usability oder Digitalisierung einen entsprechenden Vorteil generieren können und ob genau diese Themen ihre aktuellen und auch zukünftigen Wettbewerbsvorteile sicherstellen werden.

Schaut man sich die mittelständischen produzierenden Unternehmen in Deutschland, Österreich oder Schweiz an, so ist meistens die größte Herausforderung in der Produktion zu sehen. Seien wir mal ehrlich, stockt ihre Produktion so haben sie spätestens nach ein paar Wochen nicht nur Probleme mit ihrem Kunden, sondern auch mit ihrer Bilanz. Vielleicht haben sie auch eine relativ flexible Produktion oder sie produzieren sehr viele verschiedene unterschiedliche Produkte oder Warengruppen, dann sollte ihr ERP System genau dies gewünschte Produktionsflexibilität auch abdecken können.

Nach all der umfänglichen Einleitung zu diesem Artikel, bei der wir gestartet sind mit dem Preis, den Lizenzkosten und uns auch mit dem Thema Cloud kurz beschäftigt haben, kommen wir nun zu den entscheidenden Fragen für produzierende Unternehmen bei der ERP Auswahl:

  1. Wie funktioniert die Disposition im ERP System?
  2. Startet die Disposition erst nach Freigabe eines Betriebsauftrages?
  3. Sind Auftragsstücklisten vorhanden? Wann sind diese vorhanden?
  4. Ist ein Advanced Planning and Scheduling System (APS) im ERP System vorhanden?
  5. Können Termine, Ressourcen und Kapazitäten verändert werden um eine Produktionsplanung und Produktionssteuerung zu simulieren?
  6. Wie erfolgt die Materialbewertung? Welche verschiedene Lagerbewertungsmethoden stehen zur Verfügung? Ist eine rückwirkende Materialbewertung möglich?
  7. Ist es mit einem Klick möglich ein Angebot in einen Auftrag zu wandeln?
  8. Wie einfach sind Subsysteme anzuschließen oder Schnittstellen zu realisieren? Sind branchengängige Schnittstellen vorhanden wie z.B. EDI, das vor allem im Automobilzuliefererbereich sehr oft benötigt wird.

Stellen sie genau diese Fragen ihren ERP Lieferanten und seien sie auf die Antworten gespannt! In diesem Sinne wünschen wir Ihnen viel Spaß und gutes Gelingen bei der ERP Software Auswahl. Sollten wir eine Frage oder Anforderung vergessen, posten Sie diese einfach unten in das Kommentarfeld.

Was ist Cloud ERP?

Sie ist in aller Munde die Cloud ERP, doch was ist die Cloud ERP überhaupt? In diesem Artikel beleuchten wir das Thema aus verschiedenen Gesichtspunkten angefangen von der Definition von Cloud ERP über die Funktionsweise bis hin zu den einzelnen Vorteilen als auch den jeweiligen Nachteilen.

Was versteht man unter Cloud ERP?

Bei dem Begriff Cloud ERP handelt es sich um einen zusammengesetzten Begriff aus den Wörtern Cloud und ERP. ERP steht dabei für die Abkürzung Enterprise Ressource Planning Software oder eben kurz ERP Software bzw. ERP System. Andere Namen für Cloud ERP sind ERP on Demand, oder ERP SaaS.

Die Cloud ERP basiert auf der Nutzung von Cloud-Plattformen und Diensten über das Internet in Kombination mit einem ERP System. ERP Systeme bieten zahlreiche unterschiedliche betriebswirtschaftliche Softwaremodule. Sie umfassen Finanz und Rechnungswesen-Module, Module für das Personalwesen, den Vertrieb, Sales sowie zahlreiche weitere Unternehmensbereiche wie z.B. Produktion.

Durch die Auswahl von ERP-Software als Cloud-Service soll der Kauf neuer Hardware und die Pflege und Wartung durch IT reduziert werden was u.a. eine Senkung der Betriebskosten mit sich bringen soll. Hostingmodelle wie man sie bereits sehr gut im Bereich Webhosting kennt sollen dabei geschaffen werden. Die Bezahlung der Dienste folgt dabei auf einer monatlicher Gebühr, welche sich entweder nach User oder auch nach Datenvolumen und Datenverbrauch richtet. Die Cloud ERP richtet sich dabei nicht nur an Start-Ups, sondern auch an bestehende ERP Kunden in unterschiedlicher Unternehmensgröße und aus zahlreichen Branchen.

Welche verschiedenen Modelle gibt es für Cloud ERP?

Bis vor wenigen Jahren wurde ERP Software meist On-Premise (Abkürzung: On-Prem) installiert, d.h. die Installation der ERP erfolgte vor Ort beim jeweiligen Unternehmen, welcher eine eigene IT Landschaft zur Verfügung stellt.

Im Gegensatz dazu lassen sich bei Cloud Computing drei verschiedene Servicemodelle und vier verschiedene Liefermodelle unterscheiden.  Die Servicemodelle sind dabei IaaS (Infrastructure as a Service), PaaS (Platform as a Service) und SaaS (Software as a Service). Die vier Liefermodelle von Cloud Computing sind private cloud, public cloud, hybrid cloud und community cloud.

In Zusammenhang mit ERP Systemen in Form der On-Premise Installation kann eine „private Cloud“ aufgebaut werden. Vor allem aus Datenschutzgründen in Kombination mit IT-Sicherheit bevorzugen viele Unternehmen weiterhin diese Möglichkeit.

Die Mischform „Hybrid Cloud“ stellt eine „abgeschwächte“ ERP Cloud Lösung dar und bildet den Zwischenschritt zur public cloud. Bei der Hybrid Cloud-Lösung werden ein Teil der Unternehmensdaten in die Cloud ausgelagert, der andere Teil bleibt dabei im Unternehmen.

Public Cloud stellt dagegen eine vollständige Cloud Lösung dar.
Bei der Community Cloud, handelt es sich ebenso um eine eingeschränkte Cloudlösung bei der ein definierter Nutzerkreis von mehreren Unternehmen bestimmte Dienste nutzt.

Wie funktioniert Cloud ERP?

Da moderne Unternehmen heutzutage sehr komplex aufgebaut sind, muss das Management hinsichtlich der Wahrnehmung der Planungs- und Steuerungsaufgabe durch computergestützte ERP-Systeme flexibel unterstützt werden. Insbesondere in Bezug auf die Wettbewerbsfähigkeit ist die Geschwindigkeit, mit der Informationen bereitgestellt werden, ein immer wichtigerer Aspekt. Aufgrund der Fähigkeiten, das Unternehmen zeitnah in seiner Komplexität abzubilden, sind ERP Systeme welche sich je nach Bedarf anpassen können in Zukunft kaum mehr wegzudenken. Das Stichwort hierzu lautet „flexibles ERP System“, am besten in Form von ERP SaaS.

Module flexibel hinzubuchen

Im Detail bedeutet dies dass im Gegensatz zu On-Premise Installationen bei Cloud ERP Module flexibel hinzugebucht oder abbestellt werden können. Unternehmen kaufen sich bei Cloud ERP ein Kernsystem, welches um zahlreiche Module aus unterschiedlichen Bereichen und Branchen erweitert werden kann entweder mit Hilfe von APIs oder mit integrierten Modulen. Im Gegensatz zur On-Premise Lösung erfolgt die Bezahlung auf einer monatlicher Grundgebühr, welche sich nach Nutzer und Funktionen richtet. Für Zusatzmodule aus dem jeweiligen ERP Software Store sind entweder einmalige Einrichtungsgebühren und oder ebenfalls eine Monatsgebühr fällig. Eine meist drei-teilige Kostenstruktur für ein ERP Projekt wie Unternehmen es aus den On-Premise Installationen gewohnt sind, bestehend aus Lizenzkosten, Wartungsgebühr und Customizingaufwand entfällt dabei. Damit Unternehmen flexibel Apps, Module und Funktionen im jeweiligen ERP System Appstore hinzubuchen können, werden Softwarehersteller vermehrt ERP PaaS Lösungen anbieten. Dieser ERP Software Appstore ermöglicht es, dass einerseits Module gekauft werden können und andererseits mit Hilfe von Webservices diese Module in die ERP Software eingespielt werden können.

Grundfunktionen von ERP bleiben bestehen

Die grundlegenden Gedanken und Grundfunktionen von ERP bleiben bei der Cloud Lösung aber weiterhin bestehen. ERP soll Unternehmen helfen vorhandenen Ressourcen optimal zu lenken. Zu den Ressourcen zählen neben den Betriebsmitteln und dem Kapital auch die Mitarbeiter. Durch ERP können diese Ressourcen taktisch und strategisch eingesetzt, gesteuert und kontrolliert werden. ERP umfasst die Organisation aller dispositiven, administrativen und zu kontrollierenden Unternehmens-Tätigkeiten. Durch ERP im Allgemeinen können organisatorische Strukturen und Abläufe optimiert und eine schnellere Anpassungsfähigkeit an Markt-und Unternehmensveränderungen sowie eine Verbesserung von Geschäftsprozessen erreicht werden.

Was sind die Vorteile von Cloud ERP?

Die Cloud-basierten ERP-Lösungen bieten nicht allein den Vorteil, Kapital freizusetzen, sondern garantieren dank ihrer Struktur und dem Hinzubuchen von Funktionen mehr Flexibilität. Die individuelle Anpassung der Cloud-Anwendungen stellt heutzutage kein Problem mehr dar, sodass die Möglichkeit besteht, auch innerhalb kurzer Zeit Chancen in den Wachstumsmärkten wahrzunehmen. Dabei muss nur so viel Kapital kalkuliert werden, als dies auch tatsächlich benötigt wird.

geringere IT Ausgaben

Studien zufolge konnten Organisationen, die ihre Systeme in die Cloud verschoben haben, mehr als 15 Prozent der IT-Ausgaben reduzieren. Dieser Rückgang begründet sich nicht nur mit der Senkung der Kosten für die Rechenzentren, sondern zeigt sich auch in Hinsicht auf die Kosten für das IT-Personal.

schnelle Implementierung

Cloud-Systeme arbeiten schneller, denn die Realisierung nimmt weniger Zeit und Arbeit in Anspruch. Auch besteht keine Notwendigkeit mehr, Kapital für die Modernisierung der Infrastruktur zu investieren.

Die Einführung Cloud-basierter ERP-Systeme beansprucht deutlich weniger Zeit im Vergleich zu den On-Premisee-Lösungen. Da Cloud ERP keine physischen Infrastrukturen benötigt, werden Expansionen in neue Märkte erleichtert. Ist ein neues Unternehmen erfolgreich, kann es mittels Cloud ERP einfach und schnell skaliert werden, um den wachsenden Anforderungen gerecht werden zu können. Auch bezüglich saisonaler Geschäfte können die Kosten flexibel an das Volumen der Prozesse angepasst werden. Cloud ERP eignet sich ideal um die Produktivität von Unternehmen zu steigern, da viele Routinen automatisiert und eine doppelte Datenerfassung verhindert werden kann.

höhere Effizienz

Cloud-basierte ERP-Systeme sorgen für mehr Transparenz und somit für eine gesteigerte Zugänglichkeit zu Informationen und den Möglichkeiten, Ressourcen einzusparen, wodurch wiederum die Effizienz gesteigert wird. Cloud-Nutzer haben einen Überblick darüber, wie sämtliche Ressourcen in Echtzeit zusammengehen und können dank der optimierten Übersicht über die betriebliche Daten schnellere und bessere Entscheidungen treffen.

Was sind die Nachteile von Cloud ERP

Von einigen Experten wird argumentiert, dass bestimmte Probleme, die mit der Cloud ERP einhergehen bestehen, wie beispielsweise Integrationsprobleme zwischen den einzelnen Modulen. Altanwendungen des Unternehmens werden lediglich in die Cloud verlagert, dadurch jedoch nicht behoben.

Was sind die größten Herauforderungen für Cloud ERP?

Die größte Herausforderung für Cloud ERP liegt bei dem Thema Vertrauen, Datensicherheit, Customizing und schnelle Internetverbindung, vor allem dann wenn der Sitz des Unternehmens oder der Sitz der Niederlassung abgeschieden irgendwo im ländlichen Raum mit entsprechend langsamer Internetverbindung liegt.

Wie entwickelt sich der Cloud ERP Markt?

Auch wenn aktuell noch viele deutsche mittelständische Unternehmen sehr skeptisch gegenüber der Datenhaltung in Netz sind so gehen Experten davon aus, dass der On-Premise Markt schrumpfen wird. Nur noch Großunternehmen mit einheitlicher Struktur werden auf On-Premise setzen. Viele Unternehmen werden zu Cloud ERP SaaS Lösungen wechseln. Studien zufolge sollen Unternehmen bereits im Jahr 2020 mehr für SaaS als für OnPrem ausgeben.

Aufbewahrung von Dokumenten – was müssen Unternehmer beachten?

Alle Jahre wieder stellen sich angesichts der Papierflut im Büro und in der Verwaltung jedes Unternehmens die Frage: Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden? Bei der Beantwortung dieser Frage müssen unterschiedliche Aspekte berücksichtigt werden. Erstens geht es um die alltäglichen Geschäftsabläufe des Unternehmens, für die gewisse Dokumente unverzichtbar sind. Zweitens hat der Gesetzgeber strenge Vorgaben entwickelt, die vor allem dazu dienen, eventuellen Steuerbetrug auf die Schliche zu kommen. Und drittens bleibt die Frage, in welcher Form die Dokumente am besten aufbewahrt werden sollen.

Dokumente für das laufende Geschäft

Es versteht sich von selbst, dass Dokumente, die im alltäglichen Geschäft entstehen auf keinen Fall entsorgt und vernichtet werden dürfen, solange der jeweilige Geschäftsvorgang nicht vollständig abgeschlossen ist. Das gilt insbesondere für Aufträge, Angebote, unbezahlte Rechnungen und die Korrespondenz mit den Kunden. Sehr oft werden diese Unterlagen benötigt – und sei es, um nur mal eben nachzusehen, was man eigentlich mit dem Kunden vereinbart hat. Da diese Unterlagen in der Regel häufig benötigt werden, ist es ratsam, diese Dokumente in einem Aktenordner aufzubewahren, der vom Schreibtisch stets greifbar ist.

Dokumentationspflicht in Abhängigkeit des Dokuments

Ist das Geschäft abgeschlossen, bedeutet das nicht, dass die Unterlagen weggeworfen werden können – ganz im Gegenteil. Der Gesetzgeber schreibt nämlich vor, dass alle Unterlagen, die geschäftliche Prozesse betreffen, sechs bzw. zehn Jahre lang aufgehoben werden müssen.

Die kürzeren Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren gelten im wesentliche für Dokumente, insbesondere Handels- oder Geschäftsbriefe, die empfangen und versendet wurden. Die längerer Frist von zehn Jahren gilt für Buchungsbelege wie Rechnungen, Lieferscheine, Lohnunterlagen, Verträge, Quittungen und Eigenbelege, Kassenberichte und Kontoauszüge, Abrechnungen, Saldenlisten. Auch Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und Bilanzen müssen zehn Jahre lang aufgehoben werden.

Durch die Pflicht, die Unterlagen und Dokumente aufzubewahren, soll sichergestellt werden, dass die Finanzbehörden zehn Jahre lang bei der Durchführung einer eventuellen Betriebsprüfung auf diese Unterlagen zugreifen können – so lassen sich insbesondere Steuervergehen zehn Jahre lang anhand der Unterlagen nachweisen. Wer voreilig Unterlagen entsorgt, die jünger als zehn Jahre sind, verstößt gegen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung. Im schlimmsten Falle kann das Finanzamt eine Schätzung des Gewinns vornehmen, wenn die Unterlagen fehlen. In der Regel wird der Gewinn in dieser Schätzung um vieles höher sein, als der tatsächlich erwirtschaftete Gewinn. Hohe Steuernachzahlungen sind in diesen Fällen die Regel. Die Nachsicht des Finanzamtes ist begrenzt. Die Einhaltung der Dokumentationspflicht liegt also im ureigenen Interesse des Unternehmers.

Wie funktioniert die Aufbewahrung von Dokumenten?

In welcher Form die Dokumente aufbewahrt werden, ist dem Gesetzgeber zunächst gleichgültig – auf jeden Fall muss sichergestellt werden, dass eine nachträgliche Manipulation der Unterlagen ausgeschlossen ist. Grundsätzlich falsch ist jedoch die Annahme, dass alle Dokumente im Original aufbewahrt werden müssen. Das sieht der Gesetzgeber nämlich nur bei der Eröffnungsbilanz und dem Jahresabschluss vor. Alle anderen Unterlagen können in Kopie oder sogar in einer digitalen Speicherung aufbewahrt werden.

Wichtig ist dabei, dass Rechnungen, Geschäfts- und Handelsbriefe in der gespeicherten Version bildlich dem Original entsprechen müssen. Das heißt, die Unterlagen müssen in der Regel eingescannt werden, bevor sich dauerhaft archiviert werden können. Bei elektronisch erstellten und übermittelten Rechnungen muss mit einem funktionierenden und nachvollziehbaren Kontrollsystem gewährleistet werden, dass die Rechnungen sachlich und rechnerisch richtig sind. Sie können dann auf den Datenträgern archiviert werden, wenn durch Speichermethode und Dateiformat eine späterer Veränderung ausgeschlossen ist. Wer der Dokumentationspflicht durch digitale Speicherung der Dokumente nachkommt, muss schließlich durch regelmäßige Sicherheitskopien sicherstellen, dass keine Daten verloren gehen. Einschlägige Gesetzesanforderungen für die digitale Aufbewahrung von Dokumenten sind die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, kurz GDPdU und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).

Inventurverfahren- wie lässt sich diese vereinfachen?

Die Inventur ist ein lästiges und zeitaufwendige Verfahren, das gesetzlich vorgeschrieben ist und die sich mit einigen Inventurverfahren deutlich vereinfachen lässt.

Erstmal ist es aber wichtig festzustellen: Was ist eine Inventur? Mit der Inventur wird zu einem festgelegten Zeitpunkt der Bestand von Vermögen und Schulden wertmäßig mit Hilfe einer körperlichen Bestandsaufnahme und Bestandsführung festgestellt.

Inventur des Anlagevermögens ist eine besondere Form der Inventur

Das Anlagevermögen ist bei der körperlichen Bestandsaufnahme besonders schwierig festzustellen. Aus diesem Grund darf ein Verzeichnis zur Listung beim Anlagevermögen geführt werden. Dieses Verzeichnis muss folgende Informationen enthalten:

  • genauer Name des bestimmten Anlageguts
  • das Eingangsdatum
  • die Herstellungskosten bzw. Die Anschaffungskosten
  • der stichtagsbezogene Bilanzwert
  • das Abgangsdatum
  • Geringwertige Anlagegüter:
  • Geringwertige Wirtschaftsgüter die bis 150 Euro betragen müssen nicht in die Auflistung. Auch Güter die komplett abgeschrieben werden können müssen nicht aufgenommen werden
  •  das immaterielle Anlagevermögen:
  • Verträge dienen als Grundlage für die Aufnahme von immateriellem Anlagevermögen im Inventar
  • Finanzanlagen: Für die Aufnahme von Finanzanlagen als Inventar nimmt man die entsprechenden Kontoauszüge.
  • Forderungen und Verbindlichkeiten: Die Aufnahme dieser Posten als Inventar erfolgt über die Erstellung einer Saldenliste, die alle Salden der Kreditoren- und Debitoren- Kontokorrents beinhaltet.

Welche Inventurverfahren gibt es?

Im Handelsgesetzbuch ( § 241) sind Inventurvereinfachungsmethoden erlaubt. Allerdings müssen diese zu einer Arbeitserleichterung und zur Kostenminderung führen. Zu diesen Methoden zählen die:

  • Stichtagsinventur
  • Stichprobeninventur (§ 241 (1) HGB)
  • Verlegte Inventur (§ 241 (3) HGB)
  • Permanente Inventur (§ 241 (2) HGB)

In einem Unternehmen muss nicht für alle Wirtschaftsgüter dieselbe Inventurmethode angewandt werden. Soweit die Bedingungen es erlauben, können in ein und demselben Unternehmen alle vier Inventurmethoden zur Anwendung kommen.

Wie ist der Ablauf einer Inventur?

Eine Inventur ist eine durchgeführte Bestandsaufnahme des Vermögens und aller Schulden. Laut §240 HGB muss bei Ende des Geschäftsjahres (kann unterschiedlich zum Kalendejahr sein!), bei Neugründung, der Übernahme und beim Verkauf des Unternehmens eine Inventur durchgeführt werden. Es beinhaltet eine körperliche Inventur, durch die Bestandsaufnahme des stofflichen Vermögens in der entsprechenden Stückzahl und eine Buchinventur zur Erfassung von nichtstofflichen Objekten wie Verpflichtungen und Forderungen. Die Anlageninventur beinhaltet die Aufstellung eines Anlagenverzeichnises, in dem Zu- und Abgänge aufgelistet sind. Geschäftsführer vereinfachen die Vorgänge durch einen jährlichen Inventurkalender, der die Termine nennt und die Inventurverantwortlichen bestimmt. Der Inventurverantwortliche klärt Fragen zur Planung und Durchführung der Inventur und bereitet der Inventurformulare vor.

Die Inventurplanung beinhaltet:

  1. Zeitplan
  2. Sachplan
  3. Personalplan

1. Zeitplan der Inventur

Der Verantwortliche entwirft für seinen Bereich ein Konzept zum Ablauf von Vorbereitungen und den Durchführungen der Inventur. Er legt auch fest, wie viel Zeit die Aufnahme der Daten vereinnahmen darf. Dazu gehört die Information Kunden und der Geschäftspartner zur laufenden Betriebsunterbrechung. Die dafür benötigten Belege sollten im Vorfeld fortlaufend nummeriert und vollständig sein. Eine Überprüfung der Belege vor sowie nach der Inventur muss erfolgen.

2. Sachplan der Inventur

Der Leiter stellt einen Plan zu den Organisations- zu Inventurbereichen auf. Darin werden Gebiete deutlich bestimmt und doppelte oder lückenhafte Aufzählungen vermieden. Die einzelnen Aufnahmeorte sind dabei in einem Verzeichnis gelistet. Der Inventur unterliegen Lager- und Verkaufsräume, Verkehrsflächen, Büros und Produktionsstätten, die der Inventurverantwortliche einteilt.

3. Personalplan der Inventur

Im Bereich umfasst die Planung die Bereitstellung von Personal sowie die Leitung und Überwachung der Mitarbeiter. Der Verantwortliche gibt detaillierte Arbeitsanweisungen an seine Mitarbeiter aus. Die Inventur erfolgt im Vier-Augen-Prinzip durch einen Ansager und einen Schreiber. Das Personal bekommt festgelegte Aufnahmeorten zugewiesen. Manipulationen werden durch den Einsatz von Aushilfskräfte umgangen, die in die Arbeit und den Bereich zugeteilt und angelernt werden.

Schriftlich niedergelegt werden die Namen der Mitarbeiter in der Funktion der:

  • Zähler
  • Schreiber
  • Kontrolleure

Ein firmeneigener Mitarbeiter wird pro Inventurteam bei der Arbeit eingesetzt und ist anwesend.

Inventurverfahren die eine Inventur vereinfachen

a. Stichtagsinventur

Die Stichtagsinventur schreibt die Durchführung einer Inventur innerhalb von zehn Tagen vor oder nach einem bestimmten Bilanzstichtag vor. Bestandsveränderungen auftreten, werden anhand von Belegen in ihrer Höhe, Menge und Wert fortgeschrieben und wenn nötig zurückgerechnet.
Drei Monate vor und zwei Monate nach dem Stichtag ist es erlaubt die Inventur aufzuführen. Dabei müssen die Bestandsänderungen mit Wertangabe zurückgerechnet oder fortgeschrieben werden.

b. Permanente Inventur

Die permanente Inventur ist eine laufende Erfassung der Bestandsveränderungen. Die auf Lager befindlichen Vorräte sind demnach jederzeit zu erkennen. Zusätzlich muss einmal im Jahr der Abgleich zwischen dem tatsächlichen Bestand mit dem Buchbestand erfolgen.

c. Stichprobeninventur

Die Stichprobeninventur erfolgt durch ein statistisches Verfahren und dient zur Berechnung des Gesamtbestands, nachdem die stichprobenartige Zählung der Lagervorräte erfolgt ist.

Abschluss einer Inventur

Zum Abschluss der Inventurdurchführung ist der Verantwortliche verpflichtet eine geordnete und natürlich vollständige Ablage aller Belege durchzuführen.

Inventur & Bestandsführung mit ERP Software

Nur wenige Unternehmen machen Ihre Inventur oder Bestandsführung auf Basis von Papier & Stift. Denn mit der richtigen ERP Software liegen die Inventurdaten bereits in Rohform vor und müssen nur noch entsprechend vorbereitet, aufbereitet und überprüft werden. Hierfür werden im Rahmen der Eröffnung der Inventur im ERP System Zähllisten erstellt und entsprechend ausgedruckt, die Zählungen erfasst und entsprechende Bewertung der Menge als auch des Preises vorgenommen. Je nach ERP Software stehen dabei unterschiedliche Inventurverfahren zur Verfügung. Auch das genannte Inventurverfahren der permanenten Inventur/ regelmäßige Inventur lassen sich mit den gängigsten ERP Software Lösungen abbilden. Hier wird bei Start die Lagerverwaltung entsprechend auf die regelmäßige Inventur eingestellt. Die Einstellung erfolgt dabei je nach ERP System auf Artikelgruppen oder nach Lager Unterebene, zudem kann man auch der jeweiligen Gruppe oder Ebene einen Zyklus mitgeben, in welchen Abstand die Inventur durchzuführen ist und von welchen Mitarbeiter. Der Mitarbeiter kann dabei per Alarm erinnert werden. Die SAP Business One Inventur bildet die Anforderungen ebenso ab wie die abas ERP Inventur oder andere ERP Softwareanbieter mit der Funktion der Inventur.

Aufgaben einer Wirtschaftsdetektei

Wenn Unternehmen an den Aufgaben einer Wirtschaftsdetektei interessiert sind, hat dies meist seinen Grund. Meistens geht es darum dass Unternehmer wichtige Informationen erhalten wollen.
Der ein oder andere Unternehmner hat bereits bemerkt,dass es zu gewissen Unregelmäßigkeiten in seinem Unternehmen gekommen ist oder irgendetwas läuft anders im Unternehmen und die Ursachen hierfür sollen erforscht werden.
Nicht immer können Unterenehmer und ihre Mitarbeiter selbst erkennen, wo diese Ursachen herkommen. Um genau dieses Problem zu lösen, sollten Unternehmen sich einmal ein Bild von den Aufgaben und Leistungen einer Wirtschaftdetektei machen. Hier geht es um professionelle Ermittlungsarbeit, durch kompetente Fachleute, die hilfreich und effektiv zu Seite stehen können.
Kriminelle Handlungen in der Wirtschaft sind leider keine Seltenheit und Unternehmen haben vielleicht schon negative Bekanntschaft mit diesen Handlungen gemacht.
Auch Risiko-Minimierung gehört zu diesen Aufgaben und wer heute als Unternehmen tätig ist, der sollte diese Sorgfalt und Sicherheit bei seinen geschäftlichen Transaktion suchen. Viel zu oft wird die Sicherheit und das Risiko falsch bewertet und eine Wirtschaftsdetektei, kann schon im voraus bestimmte Fakten richtig bewerten. Handelspartner die neu mit einem in Kontakt treten bilden ein solches Risiko, denn nicht jeder neue Partner hält das, was er geschäftlich verspricht. Um genau zu wissen, welche Aufgaben man einer Wirtschaftsdetektei anvertrauen kann, sollte Unternehmen sich einen Überblick verschaffen, welche Aufgaben hier übernommen werden.

Aufgaben einer Wirtschaftsdetektei – GPS Überwachung

Aus vielen Actionfilmen ist die GPS Überwachung bekannt. Damit sind Unternehmen im Bilde, wo sich etwa bestimmte Mitarbeiter des Unternehmen genau aufhalten und Personen mit denen Firmen wirtschaftlich agieren, ihren wirklichen Aufenthalt haben. Basierend auf dem Urteil des 1. Strafsenat des Bundesgerichtshofs StR 32/13 ist die Überwachung von Personen durch die Anbringung von GPS-Empfängern an Fahrzeugen grundsätzlich strafbar. Strafbar macht sich dabei nicht nur die Detektei sondern es kann sich auch der Auftraggeber strafbar machen, unabhängig davon ob er Fahrzeugeigentümer ist oder nicht, entscheidend ist v.a. ob der aktuelle Nutzer von der GPS Überwachung Kenntnis hat. Als Alternative zur GPS Überwachung gibt es die klassische Beobachtung.

Unterstützung bei der Due Dilligence Prüfung

Weiter geht es mit der „Due Dilligence Prüfung“, hier kann eine Wirtschaftsdetektei das Risiko einer geschäftlichen Beteiligung schon vor dem eigentlichen Geschäftsabschluss prüfen. Wirtschaftsspionage ist ein leidiges Thema und im besonderen ist es keine Besonderheit, dass gute Unternehmen unter Betriebsspionage zu leiden haben.
Mit Hilfe einer Wirtschaftsdetektei können Firmen diese negativen Quellen lokalisieren und diese Spionage verhindern. Ein weiterer Punkt den eine solche Detektei als Aufgabe wahrnimmt, sind die Lokalisierung von Verstößen gegen das Gesetz des unlauteren Wettbewerb. Verstöße gegen das UWG sind ebenfalls eine wichtige Aufgabe, die eine gute Wirtschaftsdetektei für Firmen übernehmen kann. Auch der Versicherungsbetrug gehört zu den Aufgaben, die in die Kompetenz der Wirtschaftsdetektei fallen. Hier geht darum Handlungen aufzudecken, die von Firmen vielleicht unbemerkt immer wieder vorgenommen werden und Sie brauchen Beweise.

Anlagenbetrug

Auch der Anlagebetrug ist in der Wirtschaft ein Delikt, dass immer wieder vorkommt und mit dem Einsatz einer kompetenten Detektei, sind Firmen in der Lage die Geschäftspartner wirklich auf Herz und Nieren zu prüfen. Das sind nur einige Aufgaben die Firmen von einer Detekteien angeboten bekommen und diese Fachleute kennen sich aus.

Firmen wissen selbst am Besten welchen Schaden diese Handlungen im Unternehmen anrichten können. Wenn man die Leistungen einer solchen Wirtschaftsdetektei beansprucht wie z.B. der Lentz Detektei Berlin, dann hat man den Vorteil, dass viele dieser genannten Aufgaben auch wirklich professionell und rechtskonform ausgeführt werden und die durch die Detektive erarbeiteten Beweise vor Gericht Bestand haben

Fazit zur Wirtschaftsdetektei

Welche Aufgaben einer Wirtschaftsdetektei sind gefragt und wie sicher sind die Leistungen die diese Detekteien anbieten? Wirtschaftlich kriminelle Handlungen sind keine seltene Randerscheinung sondern, dort wo Gelegenheiten geboten wird, greifen diese Täter zu. Man kann anhand der gezeigten Beispiele erkennen, welche unterschiedlichen Leistungen geboten werden, die langfristig Sicherheit bieten und das Unternehemensproblem hoffentlich lösen.

Für jeden Anwendungsfall ein eigener Zahlungsanbieter

Wenn man sich mal in der Payment Welt der Offline und Online Welt umsieht so können Unternehmen fast für jeden Anwendungsfall einen eigenen Zahlungsanbieter auswählen, angefangen von der stationären Kartenzahlung im Einzelhandel, über die Zahlung mit Prepaid-Guthaben bis hin zu verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten in der Online- & E-Commerce Welt – paypal, sofortüberweisung und zahlreiche andere Zahlungslösungen lassen grüßen. Schauen wir uns mal an welche Zahlungsarten für Unternehmen für welchen Anwendungsfall sinnvoll sind.

Überweisung

Bei dieser Form der Zahlung müssen Unternehmen viel Vertrauen in Ihre Kunden und teilweise einen langen Atem bei der Zahlung haben. Ohne wenn und aber funktioniert die Überweisung meist nicht, erst wenn Sie als Unternehmer den Kunden ab und an mahnen erfolgt die Zahlung. Dies führt bei dieser Art der Zahlung zu einem Mehraufwand. Wenn beide Vertragspartner Firmen sind, so ist dies meist die Standardzahlmethode.

Lastschrift

Vor allem wenn es um regelmäßige Zahlungen handelt, z.B. in Form von Mitgliedsbeiträgen wird diese Zahlungsform verwendet. Aber auch das Finanzamt bietet diese Form der Zahlung an. Der Vorteil liegt klar beim Unternehmen, teuer wird es vor allem wenn das Konto des Zahlungsschuldners nicht belastet werden kann. Bei Lastschriften kommt auch immer wieder das Thema Abomodelle zum Vorschein. Das Handling von Abomodellen hinsichtlich der Zahlung und Verwaltung ist nicht unbedingt einfach. Aus diesem Grund gibt es einige Zahlungsdienstleister welche sich auf diese Form spezialisiert haben. Ein sehr neuer Anbieter ist z.B. http://www.fakturia.de/ welche bis 31.12.2016 noch Betatester suchen. Weitere Anbieter sind z.B.Fastbill, Pactas oder Reskribe.

Kreditkartenzahlung

Diese Art wird vor allem im B2C Bereich im deutschsprachigen Raum eingesetzt. Im US Markt wird die Kreditkartenzahlung auch im B2B vermehrt eingesetzt. Für Unternehmen ist die Zahlungsart relativ schwer einzurichten und auch mit relativ hohen monatlichen Kosten verbunden.

Paypal

Paypal ist das Bezahlsystem im Onlinebereich. Wer einen eigenen Onlineshop anbietet der kann nicht auf Papal verzichten. Aber auch der Kauf auf Rechnung ist dank Paypal möglich. Paypal bietet in den letzten Jahren auch vermehrt Lösungen für den stationären Einzelhandel.

giropay & Sofortüberweisung

Für Kunden sieht es aus, als ob sie ihr normales Onlinebank-Fenster aufmachen. Tatsächlich ist es auch so dass Kunden auf die Onlinebanking Homepage ihrer Hausbank geleitet werden, die Bezahlung erfolgt anschließend per PIN und TAN.

Was ist ein ERP System?

In vielen Unternehmen taucht immer wieder die Bezeichnung ERP auf. Aber was genau steckt dahinter? Was ist ERP? ERP ist eine Abkürzung für Enterprise Ressource Planning. Hierbei handelt es sich um eine Softwarelösung, die zur Ressourcenplanung eingesetzt werden kann. Diese Planung umfasst eine Vielzahl von Betriebsdaten und Geschäftsanwendungen, die in einer zentralen Datenbank gespeichert und verarbeitet werden.

Wofür kann eine ERP Lösung genutzt werden?

Alle ERP Systeme können für die Steuerung von sämtlichen in einer Organisation oder einem Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse eingesetzt werden. Ein modernes ERP System sollte folgende Funktionen beinhalten:

  • Produktion
  • Beschaffung
  • Vertrieb
  • Personalwesen
  • Rechnungs- und Finanzwesen
  • Marketing
  • Controlling

Alle Funktionen der Systeme können über eine gemeinsame Datenbasis direkt miteinander verbunden werden. Somit sind die Daten übersichtlicher und strukturierter. Die Planung aller Prozesse sind dadurch über die unterschiedlichsten Unternehmensebenen möglich. Dabei ist es egal, ob es sich um verschiedene Werke oder Abteilungen handelt.

Geschichte der ERP Systeme

Die Systeme wurde zuerst nur von großen Unternehmen in der Industrie verwendet. Die Nutzung der Systeme hat sich seit dem sehr verändert. In der heutigen Zeit werden ERP Lösungen in vielen Arten von Organisationen und Unternehmen verwendet. Dabei kann es sich um Kleinbetriebe, Großunternehmen oder Familienbetriebe handeln. Einige der derzeit auf dem Markt befindlichen Systeme, wie zum Beispiel Microsoft Dynamics NAV, SAP Business One, Assecco ApPlus, abas ERP verfügen über eine Vielzahl an Funktionen. Die Systeme sind in der Lage, alle Funktionen in einer einheitlichen Datenbank zu verwalten. Die Integration von verschiedenen Prozessen und die schnelle und einfache Erfassung aller Daten aus den unterschiedlichsten Abteilungen erleichtern vor allem das Organisieren von Arbeitsabläufen und viele Arbeiten eines Unternehmens. Ein gutes ERP System liegt dabei immer in der Einschätzung des Users und vor allem ob seine eigenen Software Anforderungen abgedeckt werden.

Historie von ERP Systemen

Die eigentliche Entstehung der Systeme führt zurück in die 70er Jahre. Die ersten Variationen des ERP Systems unterstützten nur die Bedarfsplanung des Materials. In den 80er Jahren wurden die Lösungen entsprechend erweitert. Das hatte den Vorteil, dass auch die Produktionsplanung und -steuerung integriert wurde. Derartige Systeme wurden MRP II Systeme genannt, da sie einen klaren Bezug auf die Materialbedarfsplanung hatte. Die Lösungen gelten als Grundlage für die Weiterentwicklung in die Richtung einer moderneren ERP Variante.

Im Gegensatz zu den vorherigen Modellen waren derartige Systeme nicht mehr nur auf den Einsatz in der Industrie beschränkt. Vielmehr konnten sie ganz unabhängig vom jeweiligen Wirtschaftszweig eingesetzt werden. Ein weiterer Vorteil dieser Systeme ist, dass alle Unternehmensbereiche integriert sind und untereinander vernetzt werden können. Ein modernes ERP System wird laufend modernisiert und weiterentwickelt.

Was ist ein ERP System in der Zukunf?

Bereits Anfang 2000 tauchte der Begriff ERP as a Service auf. Die Bezeichnung stand für die neueste Generation der ERP Systemen. ERP as a Service wurde inzwischen durch die Begriffe ERP in der Cloud und Cloud-ERP ersetzt

Was ist ein ERP System in der Zukunft? Es sind internetbasierte gehostete Lösungen oder kurz ERP Saas Lösungen – sie werden in Zukunft die heutigen System Lösungen, welche auf eigener Hardware basiert, ersetzten. Diese zukünftigen ERP Systeme sind internetbasiert und unabhängig von anderen Plattformen, Module können flexibel hinzugebucht werden, gleiches gilt auch für das Bezahlmodell. Hohe anfängliche Lizenzkosten und Customizingkosten gehören der Vergangenheit an, vielmehr wird in monatlich kündbaren Abos dem Kunden eine größtmögliche Flexibilität geboten. Login Effekte wie sie bisher ab dem ersten Tag der Installation vorhanden sind gehören somit der Vergangenheit an.

Gleichzeitig sind zukünftige ERP Systeme leicht skalierbar. Der neue ERP as a Service ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen optimal geeignet. Änderungen und Anpassen können aufgrund der offenen, webbasierten und funktionalen Architektur wesentlich schneller durchgeführt werden.

Funktionen treten zudem in den Hintergrund und müssen vom jeweiligen ERP Software Anbieter automatisch erfüllt werden. Schlagwörter wie Usability und Gamification und damit verbunden dem jeweiligen Anwender eine leichte Bedienung der ERP Software zu ermöglichen, treten dabei umso mehr in der Vordergrund, auch und bereits während des ERP Auswahlprozesses.

ERP Anbieter, welche weiterhin auf Feature und Funktionsvergleiche setzen, werden langfristig nicht mit usability-optimierten Softwarelösungen, wie es der User im privaten Umfeld auch jetzt schon gewohnt ist, mithalten können. Themen wie bring your own device, d.h. Anwender bringen ihr eigenes privates Gerät mit in die Arbeit um dort mit der ERP Softwarezu arbeiten, werden weiterhin an Bedeutung gewinnen. Dies bedeutet, dass zukünftige ERP System auch auf allen unterschiedlichen Geräten funktionieren müssen nicht nur hinsichtlich Funktion sondern auch und vielmehr hinsichtlich Usability.