Projekte in der IT sind umfangreich und komplex. Das bedeutet, dass sich Fehler immer einschleichen und häufig bei der Planung des Projekts entstehen. Bestimmte Fehler können jedoch vermieden werden, wenn man diese kennt und weiß, wie sie am besten entschärft werden. Im folgenden Beitrag erfahren Sie die fünf häufigsten Fehler von IT Projekten und wie Sie diese in Zukunft durch einen geringen Aufwand vermeiden können und somit den Erfolg Ihres Projekts steigern.
Fehler Nummer 1: Das Projekt ist falsch geschätzt
Wenn Ihre Kostenschätzung im Vorfeld falsch unternommen wurde, ist das IT Projekt schon am Beginn zum Scheitern verurteilt. Eine falsche Schätzung kann fatale Folgen haben, wenn potenzielle Gefahrenquellen nicht berücksichtigt wurden. Zuerst sollte ein Überblick über alle Projektbeteiligten herrschen und die Anforderungen für das IT Projekt klar abgegrenzt werden. Das große Ziel des Projekts wird auf kleine Teilziele heruntergebrochen, damit diese greifbar und rational werden. Bei der Schätzung sind jeweils das aktuelle Fachwissen der Beteiligten sowie ein zusätzlicher Kostenpuffer einzuplanen. Berücksichtigen Sie nicht die gesamte Besatzung des Teams, sondern rechnen Sie mit Ausfällen und Worst-Case-Szenarien, damit sind Sie vor unvorhergesehenen Ereignissen besser bewahrt.
Fehler Nummer 2: Projektscope ist unbekannt
Sie können Ihr IT Projekt nur dann erfolgreich umsetzen, wenn das Ziel Ihres Projekts für Sie und alle Beteiligten bekannt ist. Sie müssen sichergehen, dass die Projektbeteiligten genau wissen, welches Projekt Sie ans Ziel begleiten und was der bestimmte Sinn dahinter ist. Nichts kann Sie schneller aus dem Konzept bringen wie ein neuer Beteiligter, der während des Projektes zum Team geholt wird. Wen dieser die Anforderungen nicht kennt, jedoch eine tragende Rolle übernimmt, wird das IT Projekt in falsche Bahnen gelenkt. Sorgen Sie mit einem Kick-Off-Meeting dafür, dass Sie die Beteiligten genau über alle wesentlichen Schritte informieren.
Fehler Nummer 3: Die Organisation ist chaotisch
Die Basis für ein erfolgreiches Projekt bildet die Organisation. Wenn Sie Projekte und Dokumente unzureichend pflegen, wird das IT Projekt früher oder später im Chaos enden. Ein IT Projekt ohne Zeitplan ist zum Scheitern verurteilt, denn in diesem Bereich bildet die Organisation das Fundament aller weiteren Tätigkeiten. Der Zeitplan und eine konkrete Budgetübersicht sowie eine Liste mit offenen Punkten und Arbeitspaketen dürfen bei keiner Organisation fehlen. Die Pflege erfordert Disziplin und ist etwas aufwendiger. Wird sie jedoch sorgfältig gemacht, steht auch das IT Projekt unter einem guten Stern.
Fehler Nummer 4: Die Abnahme ist unklar
Die Projektarbeit kann noch so strukturiert und perfekt ausgearbeitet sein, wenn die Abnahmekriterien im Vorfeld nicht klar definiert wurden. Das hat zufolge, dass das eigentliche Projektziel nicht bekannt ist und damit nicht erreicht werden kann. Ein zuständiger Projektbeteiligter sollte von Beginn an überprüfen, welche objektiven Kriterien für das IT Projekt notwendig ist und daraus ein klares Projektziel definieren.
Fehler Nummer 5: Die Kommunikation war unzureichend
Neben dem eigentlichen IT Projekt ist die Kommunikation für das Projekt entscheiden. Diese trägt maßgeblich zum Projekterfolg bei, denn nur wenn ausreichend zwischen den relevanten Projektbeteiligten kommuniziert wurde, kann der Erfolg des Projektes sichergestellt werden. Sollte etwas nicht nach Plan verlaufen, können Gegenmaßnahmen rechtzeitig ergriffen werden. Führen Sie regelmäßig Teammeetings durch, um mögliche Kommunikationsfehler zu entdecken und zu vermeiden. Eine gute Kommunikation und ein damit verbundenes erfolgreiches Projekt gehen stets Hand in Hand.
Risiko minimieren und Projekt erfolgreich abschließen
Wenn Sie von Beginn an darauf bedacht sind, eine gute Kommunikation mit Ihrem Team zu führen und Ihre Projektziele klar definieren, können Sie Risiken vorzeitig abwenden und eliminieren, so die Meinung vieler klassischer IT Projektleiter. Kommunikation ist nicht alles bei einem erfolgreichen IT Projekt!
Neben der relevanten Kommunikationstechnik und Planung ist die Kostenschätzung für Ihr IT Projekt maßgeblich für Ihren Erfolg. Achten Sie auf mögliche unvorhergesehene Ereignisse und berücksichtigen Sie diese in der Planung. Das garantiert Ihnen die Einhaltung Ihres Ziels und einen langfristigen Projekterfolg. Wiederum zwei Sätze, die aus den Mund von klassischen Projektleitern stammen könnte.
Wichtig ist vor allem, dass sie erkennen um welches IT Projekt es sich handelt. Wenn es um eine SAP ERP Einführung geht, dann kommen sie mit dem klassischen IT Projektmodell bestehend aus IT Projektleiter, Lenkungsausschuss, Projektplan und Wasserfall-Methode sicherlich zum Ziel. Besteht ihr IT Projekt daraus, eine neue Software zu bauen oder eine innovative Lösung zu finden, ist der klassische IT Projekt Ansatz zum Scheitern verurteilt. Hier müssen Sie agil auf die jeweilige Situation eingehen und inkrementell, also schrittweise vorgehen. Bewährte Methoden sind hier z.B. Scrum oder SAFE