ERP Pflichtenheft

ERP Pflichtenheft – Was ist zu beachten?

Moderne und effiziente ERP-Systeme können Unternehmen zu wesentlichen Wettbewerbsvorteilen verhelfen, da sie Geschäftsprozesse optimieren und administrative Aufwände reduzieren. Die Ausarbeitung des Pflichtenheftes erfolgt gemeinsam mit dem ERP-Anbieters, definiert den Umfang der Anpassungen des ERP-Herstellers und reguliert die einzelnen Pflichten und Leistungen. Das ERP Pflichtenheft dient dazu, Zeitpunkte für die Realisierung von Projekten bis zum Going-Live festzuhalten. Das ERP Pflichtenheft ist eine vertragliche Grundlage und dient als Maßstab für die Gewährleistung.

Was ist der Unterschied zwischen ERP Pflichtenheft und Lastenheft?

Das ERP Pflichtenheft nimmt dabei einen direkten Bezug zum Lastenheft, das durch den erarbeiteten Anforderungskatalog erstellt wurde. Das Pflichtenheft beschreibt die vom Anbieter vorgestellte Umsetzung des durch den Kunden vorgegebenen Lastenheftes. Dabei sind im Lastenheft die Kundenanforderungen genau definiert, demnach das Pflichtenheft einen Lösungsansatz jener Anforderungen darstellt und die vertragliche Grundlage zwischen Kunde und Anbieter schafft.

Bestandteile

Das ERP Pflichtenheft besteht üblicherweise aus vier Sektionen:

  • Die allgemeine Beschreibung der Anforderungen
  • Wer ist für welche Aufgabe verantwortlich und wer nimmt an der Entwicklung teil?
  • Welche Voraussetzungen sind erfüllt?
  • In welchem Umfang, wie und bis wann soll die Umsetzung stattfinden?

Im Pflichtenheft sollte genau vermerkt sein, inwieweit die Geschäftsprozesse innerhalb der Software abzubilden sind und welche davon in jedem Fall im Standard auftauchen müssen. Das ERP Pflichtenheft sollte die Vorgabe enthalten, dass z.B. Individual-Anpassungen mit neuen Release-Ständen kompatibel sein müssen, da ansonsten hohe Kosten & Folgekosten, entstehen können, da beim Einspielen neuer Releases immer wieder neue Individualanpassungen konzipiert und umgesetzt werden müssten.

Zudem muss dokumentiert werden, welches IT-Personal (Funktion, Qualifikation, Anzahl, Stunden) der Auftraggeber zur Verfügung stellen kann und in welchem Umfang es zeitlich für das Projekt verfügbar ist. es empfiehlt sich, auch aufzuführen, welche Mitarbeiter einer Fachabteilung in welchem Zeitumfang (Wochenstunden Anzahl) zur Verfügung stehen. Beispielsweise ist es notwendig, dass die Mitarbeiter der Buchhaltung den Mitarbeitern des Software Anbieters aufzeigen, auf Grund welchem Schemas eine Rechnung bearbeitet werden soll und welche Mitarbeiter an diesem Arbeitsschritt teilhaben sollen.

Ebenfalls sollten exakte Angaben über die Qualität der Schnittstellen und Altdaten nicht fehlen.

Zudem ist es wichtig, festzuhalten, zu welchem Zeitpunkt die Einführung beginnen soll und für welchen Zeitpunkt der Go-Live-Termin geplant wird, da dies Auswirkungen auf die Anzahl der Berater hat, die vom Software Anbieter eingesetzt werden sowie auf die Implementierungskosten. Ebenfalls empfiehlt es sich, Angaben zu den Vorgaben für das Lizenz-Modell, wie beispielsweise welche Organisations-Einheiten und Personal mit der Software arbeiten sollen und welche Wachstumsraten geplant wurden.

Wird nicht das Lizenzmodell vereinbart, dass für die eigene Organisationsstruktur passt, können im Falle von Veränderung der vereinbarten Lizenz-Parameter schnell hohe Folgekosten entstehen, welche eventuell über die gesamte Finanzplanung hinausgehen, beispielsweise durch Abspaltungen oder Firmenaufkäufe etc. Ein weiterer wichtiger Inhaltspunkt des ERP Pflichtenhefts sind die Vorgaben für die Formular-Erstellung sowie für das Berichtswesen, das über die ERP-Software aufgezeigt werden soll. Ein wichtiger Faktor können auch gesetzliche Vorgaben sein.

Pflichtenheft ist Grundlage des Angebotes

Das Pflichtenheft wird normaler Weise den geeigneten ERP-Anbietern übermittelt und stellt die Grundlage für deren Offerten dar. Um den Anbieter auch rechtlich an die Inhalte und Vorgaben des Pflichtenheftes zu binden, empfiehlt es sich, ihn bei Angebotsanforderung in schriftlicher Form darauf aufmerksam zu machen, dass er sein Angebot unter allen Umständen unter Berücksichtigung der Vorgaben des ERP Pflichtenheftes abgeben muss. Auch zu späteren Zeitpunkten sollte das Pflichtenheft in jedem Fall zum festen Bestandteil des Vertrages gemacht werden, um aufzuzeigen, unter welchen lizenzrechtlichen, technischen und kaufmännischen Vorgaben der Auftraggeber das ERP-System kauft. Wird es wie vermerkt in die Angebots- und Vertragsstruktur des ERP-Projekts mit eingebunden, haftet auch der Anbieter für die Einhaltung aller Aspekte im Pflichtenheft. Ein Mehraufwand kann dann nur noch für die Aspekte geltend gemacht werden, die sich außerhalb der Pflichtenheft-Vorgaben befinden.

Doch was ist zu tun, wenn der Anbieter einen Mehraufwand geltend macht, da Leistungen vom Auftraggeber abverlangt werden, die nicht im Pflichtenheft festgehalten wurden? Hierbei gilt es zunächst zu prüfen, ob sich der Anbieter auch tatsächlich im Recht befindet. Ist dies der Fall, so stellt sich die Frage, wer für den Fehler verantwortlich gemacht werden kann. In dem Fall, dass der Auftraggeber selbst das Pflichtenheft erstellt hat, muss er für den Mehraufwand aufkommen und darf seinen Regressanspruch nicht geltend machen. Hat er das Pflichtenheft jedoch von einer Drittfirma erstellen lassen, besteht die Möglichkeit, der Drittfirma den entstandene Mehraufwand in Rechnung zu stellen, soweit diese bei genauer Arbeitsweise diesen Aspekt nicht hätte vergessen dürfen. Die Faustregel gilt: Je niedriger das IT-Know-How des Auftraggebers, desto genauer sollte Punkte definiert, welche der Auftragnehmer bei dem Projekt beachten muss. Bei der Erstellung des ERP Pflichtenheftes gilt es, die Anforderungen nicht neutral zu formulieren.

Stress vermeiden mit einem erfahrenen ERP Partner

Nach dem Motto „Papier ist geduldig“ sollte man grundsätzlich auf einen  erfahrenen Implementierungspartner bauen, welcher nicht nur ein Stück ERP Software zur Verfügung stellt, sondern auch sämtliche Aspekte der Software-Implementierung übernehmen kann.

Die Softwareimplementierung beginnt eigentlich schon beim Verkaufsprozess. Denn bereits beim Ersttermin zeigt sich ob ihr zukünftiger Partner strukturiert ist und sie auch in turbulenten Zeiten unterstützen kann.

Lassen Sie sich also sehr frühzeitig die Schritte einer ERP Einführung zeigen, angefangen vom Ersttermin über die Bestandsaufnahme, Workshop, Vertragsunterzeichnung, Projektstart bis hin zum Echtstart der ERP Software. Wenn Sie unsicher bei der Lastenheft oder Pflichtenheft Erstellung sind, so lassen Sie sich von unabhängigen ERP Auswahl Beratern helfen. Im deutschsprachigen Raum gibt es zahlreiche Unternehmen, welche sich auf die unabhängige ERP-Auswahl Beratung spezialisiert haben. Achten Sie bei der Auswahl aber darauf ob der Berater tatsächlich neutral handelt oder Provisionen zwischen Partner und Berater fließen.

ERP Pflichtenheft nicht nur für Großunternehmen

Viele klein und mittelständische Unternehmen denken, dass die Erstellung eines Pflichtenheftes nur bei Großunternehmen gepaart mit Millionenbudget eine Rolle spielt, aber genau das Gegenteil ist der Fall. Um keine bösen Überraschungen zu erleben, sollten vor allem klein und mittelständische Unternehmen ein Pflichtenheft erstellen oder erstellen lassen. Immer wieder kommt es auch vor, dass z.B. ein Absolvent seine Bachelor- oder Masterthesis über die Einführung einer Unternehemenssoftware im jeweiligen Unternehmen schreibt. Sofern der Absolvent später im Betrieb übernommen wird, haben Sie zugleich auch schon einen sehr guten Projektmitarbeiter oder sogar Projektleiter auf Ihrer Seite.

 

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