Sie ist in aller Munde die Cloud ERP, doch was ist die Cloud ERP überhaupt? In diesem Artikel beleuchten wir das Thema aus verschiedenen Gesichtspunkten angefangen von der Definition von Cloud ERP über die Funktionsweise bis hin zu den einzelnen Vorteilen als auch den jeweiligen Nachteilen.

Was versteht man unter Cloud ERP?

Bei dem Begriff Cloud ERP handelt es sich um einen zusammengesetzten Begriff aus den Wörtern Cloud und ERP. ERP steht dabei für die Abkürzung Enterprise Ressource Planning Software oder eben kurz ERP Software bzw. ERP System. Andere Namen für Cloud ERP sind ERP on Demand, oder ERP SaaS.

Die Cloud ERP basiert auf der Nutzung von Cloud-Plattformen und Diensten über das Internet in Kombination mit einem ERP System. ERP Systeme bieten zahlreiche unterschiedliche betriebswirtschaftliche Softwaremodule. Sie umfassen Finanz und Rechnungswesen-Module, Module für das Personalwesen, den Vertrieb, Sales sowie zahlreiche weitere Unternehmensbereiche wie z.B. Produktion.

Durch die Auswahl von ERP-Software als Cloud-Service soll der Kauf neuer Hardware und die Pflege und Wartung durch IT reduziert werden was u.a. eine Senkung der Betriebskosten mit sich bringen soll. Hostingmodelle wie man sie bereits sehr gut im Bereich Webhosting kennt sollen dabei geschaffen werden. Die Bezahlung der Dienste folgt dabei auf einer monatlicher Gebühr, welche sich entweder nach User oder auch nach Datenvolumen und Datenverbrauch richtet. Die Cloud ERP richtet sich dabei nicht nur an Start-Ups, sondern auch an bestehende ERP Kunden in unterschiedlicher Unternehmensgröße und aus zahlreichen Branchen.

Welche verschiedenen Modelle gibt es für Cloud ERP?

Bis vor wenigen Jahren wurde ERP Software meist On-Premise (Abkürzung: On-Prem) installiert, d.h. die Installation der ERP erfolgte vor Ort beim jeweiligen Unternehmen, welcher eine eigene IT Landschaft zur Verfügung stellt.

Im Gegensatz dazu lassen sich bei Cloud Computing drei verschiedene Servicemodelle und vier verschiedene Liefermodelle unterscheiden.  Die Servicemodelle sind dabei IaaS (Infrastructure as a Service), PaaS (Platform as a Service) und SaaS (Software as a Service). Die vier Liefermodelle von Cloud Computing sind private cloud, public cloud, hybrid cloud und community cloud.

In Zusammenhang mit ERP Systemen in Form der On-Premise Installation kann eine „private Cloud“ aufgebaut werden. Vor allem aus Datenschutzgründen in Kombination mit IT-Sicherheit bevorzugen viele Unternehmen weiterhin diese Möglichkeit.

Die Mischform „Hybrid Cloud“ stellt eine „abgeschwächte“ ERP Cloud Lösung dar und bildet den Zwischenschritt zur public cloud. Bei der Hybrid Cloud-Lösung werden ein Teil der Unternehmensdaten in die Cloud ausgelagert, der andere Teil bleibt dabei im Unternehmen.

Public Cloud stellt dagegen eine vollständige Cloud Lösung dar.
Bei der Community Cloud, handelt es sich ebenso um eine eingeschränkte Cloudlösung bei der ein definierter Nutzerkreis von mehreren Unternehmen bestimmte Dienste nutzt.

Wie funktioniert Cloud ERP?

Da moderne Unternehmen heutzutage sehr komplex aufgebaut sind, muss das Management hinsichtlich der Wahrnehmung der Planungs- und Steuerungsaufgabe durch computergestützte ERP-Systeme flexibel unterstützt werden. Insbesondere in Bezug auf die Wettbewerbsfähigkeit ist die Geschwindigkeit, mit der Informationen bereitgestellt werden, ein immer wichtigerer Aspekt. Aufgrund der Fähigkeiten, das Unternehmen zeitnah in seiner Komplexität abzubilden, sind ERP Systeme welche sich je nach Bedarf anpassen können in Zukunft kaum mehr wegzudenken. Das Stichwort hierzu lautet „flexibles ERP System“, am besten in Form von ERP SaaS.

Module flexibel hinzubuchen

Im Detail bedeutet dies dass im Gegensatz zu On-Premise Installationen bei Cloud ERP Module flexibel hinzugebucht oder abbestellt werden können. Unternehmen kaufen sich bei Cloud ERP ein Kernsystem, welches um zahlreiche Module aus unterschiedlichen Bereichen und Branchen erweitert werden kann entweder mit Hilfe von APIs oder mit integrierten Modulen. Im Gegensatz zur On-Premise Lösung erfolgt die Bezahlung auf einer monatlicher Grundgebühr, welche sich nach Nutzer und Funktionen richtet. Für Zusatzmodule aus dem jeweiligen ERP Software Store sind entweder einmalige Einrichtungsgebühren und oder ebenfalls eine Monatsgebühr fällig. Eine meist drei-teilige Kostenstruktur für ein ERP Projekt wie Unternehmen es aus den On-Premise Installationen gewohnt sind, bestehend aus Lizenzkosten, Wartungsgebühr und Customizingaufwand entfällt dabei. Damit Unternehmen flexibel Apps, Module und Funktionen im jeweiligen ERP System Appstore hinzubuchen können, werden Softwarehersteller vermehrt ERP PaaS Lösungen anbieten. Dieser ERP Software Appstore ermöglicht es, dass einerseits Module gekauft werden können und andererseits mit Hilfe von Webservices diese Module in die ERP Software eingespielt werden können.

Grundfunktionen von ERP bleiben bestehen

Die grundlegenden Gedanken und Grundfunktionen von ERP bleiben bei der Cloud Lösung aber weiterhin bestehen. ERP soll Unternehmen helfen vorhandenen Ressourcen optimal zu lenken. Zu den Ressourcen zählen neben den Betriebsmitteln und dem Kapital auch die Mitarbeiter. Durch ERP können diese Ressourcen taktisch und strategisch eingesetzt, gesteuert und kontrolliert werden. ERP umfasst die Organisation aller dispositiven, administrativen und zu kontrollierenden Unternehmens-Tätigkeiten. Durch ERP im Allgemeinen können organisatorische Strukturen und Abläufe optimiert und eine schnellere Anpassungsfähigkeit an Markt-und Unternehmensveränderungen sowie eine Verbesserung von Geschäftsprozessen erreicht werden.

Was sind die Vorteile von Cloud ERP?

Die Cloud-basierten ERP-Lösungen bieten nicht allein den Vorteil, Kapital freizusetzen, sondern garantieren dank ihrer Struktur und dem Hinzubuchen von Funktionen mehr Flexibilität. Die individuelle Anpassung der Cloud-Anwendungen stellt heutzutage kein Problem mehr dar, sodass die Möglichkeit besteht, auch innerhalb kurzer Zeit Chancen in den Wachstumsmärkten wahrzunehmen. Dabei muss nur so viel Kapital kalkuliert werden, als dies auch tatsächlich benötigt wird.

geringere IT Ausgaben

Studien zufolge konnten Organisationen, die ihre Systeme in die Cloud verschoben haben, mehr als 15 Prozent der IT-Ausgaben reduzieren. Dieser Rückgang begründet sich nicht nur mit der Senkung der Kosten für die Rechenzentren, sondern zeigt sich auch in Hinsicht auf die Kosten für das IT-Personal.

schnelle Implementierung

Cloud-Systeme arbeiten schneller, denn die Realisierung nimmt weniger Zeit und Arbeit in Anspruch. Auch besteht keine Notwendigkeit mehr, Kapital für die Modernisierung der Infrastruktur zu investieren.

Die Einführung Cloud-basierter ERP-Systeme beansprucht deutlich weniger Zeit im Vergleich zu den On-Premisee-Lösungen. Da Cloud ERP keine physischen Infrastrukturen benötigt, werden Expansionen in neue Märkte erleichtert. Ist ein neues Unternehmen erfolgreich, kann es mittels Cloud ERP einfach und schnell skaliert werden, um den wachsenden Anforderungen gerecht werden zu können. Auch bezüglich saisonaler Geschäfte können die Kosten flexibel an das Volumen der Prozesse angepasst werden. Cloud ERP eignet sich ideal um die Produktivität von Unternehmen zu steigern, da viele Routinen automatisiert und eine doppelte Datenerfassung verhindert werden kann.

höhere Effizienz

Cloud-basierte ERP-Systeme sorgen für mehr Transparenz und somit für eine gesteigerte Zugänglichkeit zu Informationen und den Möglichkeiten, Ressourcen einzusparen, wodurch wiederum die Effizienz gesteigert wird. Cloud-Nutzer haben einen Überblick darüber, wie sämtliche Ressourcen in Echtzeit zusammengehen und können dank der optimierten Übersicht über die betriebliche Daten schnellere und bessere Entscheidungen treffen.

Was sind die Nachteile von Cloud ERP

Von einigen Experten wird argumentiert, dass bestimmte Probleme, die mit der Cloud ERP einhergehen bestehen, wie beispielsweise Integrationsprobleme zwischen den einzelnen Modulen. Altanwendungen des Unternehmens werden lediglich in die Cloud verlagert, dadurch jedoch nicht behoben.

Was sind die größten Herauforderungen für Cloud ERP?

Die größte Herausforderung für Cloud ERP liegt bei dem Thema Vertrauen, Datensicherheit, Customizing und schnelle Internetverbindung, vor allem dann wenn der Sitz des Unternehmens oder der Sitz der Niederlassung abgeschieden irgendwo im ländlichen Raum mit entsprechend langsamer Internetverbindung liegt.

Wie entwickelt sich der Cloud ERP Markt?

Auch wenn aktuell noch viele deutsche mittelständische Unternehmen sehr skeptisch gegenüber der Datenhaltung in Netz sind so gehen Experten davon aus, dass der On-Premise Markt schrumpfen wird. Nur noch Großunternehmen mit einheitlicher Struktur werden auf On-Premise setzen. Viele Unternehmen werden zu Cloud ERP SaaS Lösungen wechseln. Studien zufolge sollen Unternehmen bereits im Jahr 2020 mehr für SaaS als für OnPrem ausgeben.