Die einfachste Form Serienbriefe zu erstellen, ist immer dort, wo die Kundendaten bereits vorliegen. Aus diesem Grund bietet es sich an, Serienbriefe auch direkt aus SAP Business One zu erstellen. Denn dort liegen nicht nur alle für den Serienbrief notwendige Informationen in den Kundenstammdaten vor, sondern es können auch Aktivitäten dem Kundenstamm zugeordnet werden. Diese Aktivitätenzuordnung ermöglicht es dem Vertrieb einen Einstiegspunkt für das nächste Telefonat oder Gespräch mit dem Kunden nach dem Motto: „Haben Sie unsere Aktion per Brief erhalten“ zu finden.
Für die Erstellung von Serienbriefen in SAP Business One gibt es dabei verschiedene Wege, angefangen von kostenlosen Varianten bis hin zu entsprechenden Addons, welche sogar eine Kampagnenverwaltung ermöglichen.

SAP Business One Serienbrief – die kostenlose Variante

Die kostenlose Variante zur Erstellung von Serienbriefen wird mit der Exportfunktion von Business One und Microsoft Word durchgeführt. Hierfür wird eine Abfrage in dem ERP System erstellt nach den Kriterien SELECT T0.[CardCode], T0.[CardName], T0.[Address], T0.[ZipCode], T0.[City] FROM OCRD T0 WHERE T0.[CardType] = [1]. In dieser Abfrage werden alle Kundennamen inklusiv Adresse, PLZ und Stadt aufgeführt. Sofern benötigt kann man sich auch zusätzlich noch den Ansprechpartner auflisten lassen oder andere Informationen wie Telefon oder Mailadresse. Anschließend wird diese Excelliste mithilfe der Serienbrieffunktion von Microsoft Word verbunden, der Serienbrief erstellt, evtl. gedruckt, verpackt und versendet. Sollten noch Briefmarken oder Kuverts benötigt werden, hier gehts zum Shop.

SAP Business One Serienbrief – kostenpflichtige Addons

Eine weitere Variante zur Erstellung von Serienbriefen ist die Verwendung von SAP Business One Addons. Hierfür kann z.B. mit Hilfe des coresuite designers zuerst eine Abfrage erstellt werden, welche einen bestimmten Kundenkreis auswertet. Für diesen Kundenkreis wird ein entsprechendes Layout mit entsprechenden Texten erstellt und als pdf Format exportiert, das anschließend gedruckt werden kann. Auch wenn diese Lösung den Nachteil der Kosten hat, reduziert sie vor allem im Folgenden den Arbeitsaufwand deutlich.

Eine weitere Lösung ist das kostenpflichtige Kampagnenmanagement Addon. Dieses Addon ermöglicht ebenso die Erstellung von Serienbriefen, bietet aber zudem noch den großen Vorteil der Aktivitätenzuordnung.

Fazit: Serienbriefe in SAP Business One

Wer ab und an Serienbriefe mit Business One erstellt, der ist mit der Standardfunktion des ERP Systems und Microsoft Word bzw. Excel sehr gut bedient. Zentraler Anlaufpunkt ist dabei der Abfragegenerator mit dessen Hilfe eine entsprechende Abfrage erstellt wird. Bei häufiger Erstellung von Serienbriefen sollte darüber nachgedacht werden entweder den Coresuite Layout Designer entsprechend anzupassen oder ein entsprechendes Kampagnenmanagement Addon einzusetzen.