Was ist ein ERP System?

In vielen Unternehmen taucht immer wieder die Bezeichnung ERP auf. Aber was genau steckt dahinter? Was ist ERP? ERP ist eine Abkürzung für Enterprise Ressource Planning. Hierbei handelt es sich um eine Softwarelösung, die zur Ressourcenplanung eingesetzt werden kann. Diese Planung umfasst eine Vielzahl von Betriebsdaten und Geschäftsanwendungen, die in einer zentralen Datenbank gespeichert und verarbeitet werden.

Wofür kann eine ERP Lösung genutzt werden?

Alle ERP Systeme können für die Steuerung von sämtlichen in einer Organisation oder einem Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse eingesetzt werden. Ein modernes ERP System sollte folgende Funktionen beinhalten:

  • Produktion
  • Beschaffung
  • Vertrieb
  • Personalwesen
  • Rechnungs- und Finanzwesen
  • Marketing
  • Controlling

Alle Funktionen der Systeme können über eine gemeinsame Datenbasis direkt miteinander verbunden werden. Somit sind die Daten übersichtlicher und strukturierter. Die Planung aller Prozesse sind dadurch über die unterschiedlichsten Unternehmensebenen möglich. Dabei ist es egal, ob es sich um verschiedene Werke oder Abteilungen handelt.

Geschichte der ERP Systeme

Die Systeme wurde zuerst nur von großen Unternehmen in der Industrie verwendet. Die Nutzung der Systeme hat sich seit dem sehr verändert. In der heutigen Zeit werden ERP Lösungen in vielen Arten von Organisationen und Unternehmen verwendet. Dabei kann es sich um Kleinbetriebe, Großunternehmen oder Familienbetriebe handeln. Einige der derzeit auf dem Markt befindlichen Systeme, wie zum Beispiel Microsoft Dynamics NAV, SAP Business One, Assecco ApPlus, abas ERP verfügen über eine Vielzahl an Funktionen. Die Systeme sind in der Lage, alle Funktionen in einer einheitlichen Datenbank zu verwalten. Die Integration von verschiedenen Prozessen und die schnelle und einfache Erfassung aller Daten aus den unterschiedlichsten Abteilungen erleichtern vor allem das Organisieren von Arbeitsabläufen und viele Arbeiten eines Unternehmens. Ein gutes ERP System liegt dabei immer in der Einschätzung des Users und vor allem ob seine eigenen Software Anforderungen abgedeckt werden.

Historie von ERP Systemen

Die eigentliche Entstehung der Systeme führt zurück in die 70er Jahre. Die ersten Variationen des ERP Systems unterstützten nur die Bedarfsplanung des Materials. In den 80er Jahren wurden die Lösungen entsprechend erweitert. Das hatte den Vorteil, dass auch die Produktionsplanung und -steuerung integriert wurde. Derartige Systeme wurden MRP II Systeme genannt, da sie einen klaren Bezug auf die Materialbedarfsplanung hatte. Die Lösungen gelten als Grundlage für die Weiterentwicklung in die Richtung einer moderneren ERP Variante.

Im Gegensatz zu den vorherigen Modellen waren derartige Systeme nicht mehr nur auf den Einsatz in der Industrie beschränkt. Vielmehr konnten sie ganz unabhängig vom jeweiligen Wirtschaftszweig eingesetzt werden. Ein weiterer Vorteil dieser Systeme ist, dass alle Unternehmensbereiche integriert sind und untereinander vernetzt werden können. Ein modernes ERP System wird laufend modernisiert und weiterentwickelt.

Was ist ein ERP System in der Zukunf?

Bereits Anfang 2000 tauchte der Begriff ERP as a Service auf. Die Bezeichnung stand für die neueste Generation der ERP Systemen. ERP as a Service wurde inzwischen durch die Begriffe ERP in der Cloud und Cloud-ERP ersetzt

Was ist ein ERP System in der Zukunft? Es sind internetbasierte gehostete Lösungen oder kurz ERP Saas Lösungen – sie werden in Zukunft die heutigen System Lösungen, welche auf eigener Hardware basiert, ersetzten. Diese zukünftigen ERP Systeme sind internetbasiert und unabhängig von anderen Plattformen, Module können flexibel hinzugebucht werden, gleiches gilt auch für das Bezahlmodell. Hohe anfängliche Lizenzkosten und Customizingkosten gehören der Vergangenheit an, vielmehr wird in monatlich kündbaren Abos dem Kunden eine größtmögliche Flexibilität geboten. Login Effekte wie sie bisher ab dem ersten Tag der Installation vorhanden sind gehören somit der Vergangenheit an.

Gleichzeitig sind zukünftige ERP Systeme leicht skalierbar. Der neue ERP as a Service ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen optimal geeignet. Änderungen und Anpassen können aufgrund der offenen, webbasierten und funktionalen Architektur wesentlich schneller durchgeführt werden.

Funktionen treten zudem in den Hintergrund und müssen vom jeweiligen ERP Software Anbieter automatisch erfüllt werden. Schlagwörter wie Usability und Gamification und damit verbunden dem jeweiligen Anwender eine leichte Bedienung der ERP Software zu ermöglichen, treten dabei umso mehr in der Vordergrund, auch und bereits während des ERP Auswahlprozesses.

ERP Anbieter, welche weiterhin auf Feature und Funktionsvergleiche setzen, werden langfristig nicht mit usability-optimierten Softwarelösungen, wie es der User im privaten Umfeld auch jetzt schon gewohnt ist, mithalten können. Themen wie bring your own device, d.h. Anwender bringen ihr eigenes privates Gerät mit in die Arbeit um dort mit der ERP Softwarezu arbeiten, werden weiterhin an Bedeutung gewinnen. Dies bedeutet, dass zukünftige ERP System auch auf allen unterschiedlichen Geräten funktionieren müssen nicht nur hinsichtlich Funktion sondern auch und vielmehr hinsichtlich Usability.

Industrie 4.0 für Landwirte?

Das Internet in die damit verbundene Technologie ist aus unserem heutigen Leben kaum noch wegzudenken. So ist es nicht verwunderlich, dass diese Technik auch Einzug in die Wirtschaft gefunden hat. Man spricht hierbei auch von Industrie 4.0, der Fortschritt macht hierbei vor keiner Branche halt. So gehört die Industrie 4.0 heute auch zur Landwirtschaft unter dem Schlagwort Landwirtschaft 4.0. Doch was das jetzt im Detail ist und welche Vorteile es hat, das beleuchten wir im nachfolgenden Artikel.

Was versteht man unter Industrie 4.0?

Bevor wir uns mit dem Einfluss auf die Landwirtschaft und die Vorteile beschäftigen, kümmern wir uns erst mal um die Frage, was ist überhaupt Industrie 4.0? Grundsätzlich versteht man darunter die Vernetzung der Arbeitsabläufe zwischen der realen und der virtuellen Welt. Hierbei bedient man sich unter anderem der Informationstechnologie die das Internet bietet. Hierbei werden alle Schritte in einem Arbeitsprozess miteinander verzahnt. Daraus ergeben sich Vorteile, zum Beispiel eine schnellere Produktion. Das 4.0 leitet sich aus der Geschichte ab. Mit diesen Veränderungen in unserer Wirtschaft haben wir die vierte industriegeschichtliche Änderung. Zur Erinnerung, die erste Änderung war die Einführung der Wasser- und Dampfkraft. Dann folgte die zweite Änderung mit der Fließband- und Massenproduktion im 20. Jahrhundert, die dritte Änderung in 1970er Jahren mit der zunehmenden Digitalisierung und jetzt die vierte Änderung, die Verzahnung von Arbeitsprozesse mithilfe der Informationstechnologie.

Warum ist die Landwirtschaft im Fokus von Industrie 4.0 – Landwirtschaft 4.0?

Die Veränderungen die mit Industrie 4.0 verbunden sind, sind in vielen Landwirtschaftsbetrieben heute schon angekommen. So nutzt bereits jeder fünfte Landwirtschaftsbetrieb schon die Techniken. Sicherlich werden sich jetzt viele Fragen, warum? Grundsätzlich kann man die Technik von Industrie 4.0 für Landwirte in allen Bereichen in einem Landwirtschaftsbetrieb einsetzen. Ob bei der Pflanzenproduktion, also der Bewirtschaftung von Feldern, die Verarbeitung der Ernte oder bei Tierhaltung, wie zum Beispiel der Milchviehhaltung. Sicherlich ist die Umstellung erst mal mit Kosten und einem zeitlichen Aufwand verbunden, langfristig ergeben sich daraus aber Vorteile. Welche Vorteile das sind, kann man nachfolgend erfahren.

Welche Vorteile ergeben sich durch Industrie 4.0 für Landwirte?

Mit der Nutzung von Industrie 4.0 für Landwirte sind natürlich zahlreiche Vorteile verbunden. Ein großer Vorteil ist die Einsparung von Zeit und Kosten. So kann man durch die Technik zum Beispiel genau den Bedarf der Menge von Dünger steuern. Dies wird abhängig von der Bodenqualität ermittelt. Durch diese gezielte Steuerung hat man zum Beispiel eine Einsparung bei den Kosten. Wobei aber nicht nur Zeit und Geld Vorteile sind, sondern auch die Effizienz.

Welche Anwendungsfälle von Industrie 4.0 gibt es für die Landwirtschaft?

Natürlich werden sich jetzt einige Fragen, was sind Anwendungsfälle? Wie bereits erwähnt, kann man sie in nahezu in allen Bereichen in einem Landwirtschaftsbetrieb einsetzen. Nachfolgend zwei kleine Beispiele.

Beispiel 1: Erntemaschine

Die Erntemaschine ist bei der Einholung der Ernte heute ein unverzichtbarer Bestandteil. Durch die Industrie 4.0 für Landwirte kann man bei den Erntemaschinen auf umfangreiche Sensortechnik und die damit verbundene Verzahnung zurückgreifen. So erfassen zum Beispiel die Sensoren die Menge der eingeholten Ernte, aber auch die Qualität. Zudem analysiert die Technik die aktuellen Wetterdaten und bietet Vorschläge bei der Ernte ein. Durch diese Daten und die Verzahnung hat man gleich mehrere Vorteile. Durch die Erfassung der Menge bei der Ernte, kann man nicht nur die Zahl der Erntemaschinen steuern, sondern auch den Ertrag der Ernte und letztlich auch Lagerung und den Verkauf steuern. So kann man durch die Erfassung der Qualität, die Ernte bereits direkt nach der Ernte trennen. Durch die Analyse vom Wetter, erarbeitet automatisch der Computer die richtige Ernte. Dies kann natürlich hinsichtlich der Zahl der Erntemaschinen und dem Erhalt der Qualität von Vorteil sein.

Beispiel 2: Milchviehhaltung

Das zweite Beispiel beschäftigt sich mit der Milchviehhaltung. Das manuelle Melken von Milch gehört heute der Vergangenheit an. Vielmehr greift man heute zu modernen Milchrobotern. Diese reduzieren nicht nur den Personaleinsatz, sondern durch die Ermittlung der Daten und Verzahnung, kann man genau erfassen, wieviel ein Tier zum Beispiel Milch abgibt, die Erfassung der Qualität und Menge. Was letztlich gerade für den Verkauf der Milch wichtige Informationen sind. Je nach System kann man darüber aber auch die Fütterung steuern und Gesundheitswerte erfassen. Ist ein Tier krank, so kann man dies durch die Daten frühzeitig erkennen und das Tier behandeln.

Beispiel 3: Spargelanbau

Unter dem Produktnamen Asparagus field 2.0 hat Bosch eine vernetzte Sensorlösung entwickelt, mit der man die Temperatur der Erddämme messen kann. Die Daten werden dabei von der Sensorbox über eine Cloud auf das Smartphone des Landwirts übertragen. Damit kann der Landwirt entscheiden ob er am nächsten Tag die weiße oder doch die schwarze Folie aufbringen wird.

Beispiel 4: Agrarroboter zur Beseitigung von Unkraut

Unkraut ist nicht nur für den Kleingärtner ein großes Problem, sondern auch oder vielmehr für den professionellen Landwirt. Der selbstfahrende Agrarroboter, der ohne Fahrer auskommt, vereint verschiedene Techniken wie Bilderkennung, Sensorik und maschinelles Lernen um Pflanzen zu erkennen, entsprechend zu vermessen und auch Krankheiten zu analysieren. Zudem vernichtet der Agrarroboter auch Unkraut, in dem er es mit seinem Stempel in die Erde drückt, wo es anschließend verwelkt. Die Größe des Agrarroboters entspricht dabei der Größe eines Kleinwagens.

Beispiel 5: Drohnen zur Feldüberwachung

Um Kosten und vor allem Zeit zu sparen, haben viele Landwirte vor allem bei größeren Feldflächen in Drohnen investiert um ihre Felder zu überwachen. Dank der NDVI Technologie, die Infrarot Aufnahmen ermöglichen ist es z.B. möglich sehr schnell kranke Pflanzenbestände zu. Gleiches gilt für Tiere, welche in den Feldern nisten.

Beispiel 6: Traktor und Düngerstreuer

Class bietet mit seinem ISOBUS Task Management eine Möglichkeit verschiedene Systeme zu verbinden. So z.B. Anbindug an Bürosoftware,  Anbindung an Arbeitsaufträge so z.B. ertragsbezogener Ausbringung von Düngemittel und Pflanzenschutzmittel so z.B. die Kombination von Claas CROP Sensor ISARIA mit  ISOBUS Düngerstreuer.

 

ERP Pflichtenheft

ERP Pflichtenheft – Was ist zu beachten?

Moderne und effiziente ERP-Systeme können Unternehmen zu wesentlichen Wettbewerbsvorteilen verhelfen, da sie Geschäftsprozesse optimieren und administrative Aufwände reduzieren. Die Ausarbeitung des Pflichtenheftes erfolgt gemeinsam mit dem ERP-Anbieters, definiert den Umfang der Anpassungen des ERP-Herstellers und reguliert die einzelnen Pflichten und Leistungen. Das ERP Pflichtenheft dient dazu, Zeitpunkte für die Realisierung von Projekten bis zum Going-Live festzuhalten. Das ERP Pflichtenheft ist eine vertragliche Grundlage und dient als Maßstab für die Gewährleistung.

Was ist der Unterschied zwischen ERP Pflichtenheft und Lastenheft?

Das ERP Pflichtenheft nimmt dabei einen direkten Bezug zum Lastenheft, das durch den erarbeiteten Anforderungskatalog erstellt wurde. Das Pflichtenheft beschreibt die vom Anbieter vorgestellte Umsetzung des durch den Kunden vorgegebenen Lastenheftes. Dabei sind im Lastenheft die Kundenanforderungen genau definiert, demnach das Pflichtenheft einen Lösungsansatz jener Anforderungen darstellt und die vertragliche Grundlage zwischen Kunde und Anbieter schafft.

Bestandteile

Das ERP Pflichtenheft besteht üblicherweise aus vier Sektionen:

  • Die allgemeine Beschreibung der Anforderungen
  • Wer ist für welche Aufgabe verantwortlich und wer nimmt an der Entwicklung teil?
  • Welche Voraussetzungen sind erfüllt?
  • In welchem Umfang, wie und bis wann soll die Umsetzung stattfinden?

Im Pflichtenheft sollte genau vermerkt sein, inwieweit die Geschäftsprozesse innerhalb der Software abzubilden sind und welche davon in jedem Fall im Standard auftauchen müssen. Das ERP Pflichtenheft sollte die Vorgabe enthalten, dass z.B. Individual-Anpassungen mit neuen Release-Ständen kompatibel sein müssen, da ansonsten hohe Kosten & Folgekosten, entstehen können, da beim Einspielen neuer Releases immer wieder neue Individualanpassungen konzipiert und umgesetzt werden müssten.

Zudem muss dokumentiert werden, welches IT-Personal (Funktion, Qualifikation, Anzahl, Stunden) der Auftraggeber zur Verfügung stellen kann und in welchem Umfang es zeitlich für das Projekt verfügbar ist. es empfiehlt sich, auch aufzuführen, welche Mitarbeiter einer Fachabteilung in welchem Zeitumfang (Wochenstunden Anzahl) zur Verfügung stehen. Beispielsweise ist es notwendig, dass die Mitarbeiter der Buchhaltung den Mitarbeitern des Software Anbieters aufzeigen, auf Grund welchem Schemas eine Rechnung bearbeitet werden soll und welche Mitarbeiter an diesem Arbeitsschritt teilhaben sollen.

Ebenfalls sollten exakte Angaben über die Qualität der Schnittstellen und Altdaten nicht fehlen.

Zudem ist es wichtig, festzuhalten, zu welchem Zeitpunkt die Einführung beginnen soll und für welchen Zeitpunkt der Go-Live-Termin geplant wird, da dies Auswirkungen auf die Anzahl der Berater hat, die vom Software Anbieter eingesetzt werden sowie auf die Implementierungskosten. Ebenfalls empfiehlt es sich, Angaben zu den Vorgaben für das Lizenz-Modell, wie beispielsweise welche Organisations-Einheiten und Personal mit der Software arbeiten sollen und welche Wachstumsraten geplant wurden.

Wird nicht das Lizenzmodell vereinbart, dass für die eigene Organisationsstruktur passt, können im Falle von Veränderung der vereinbarten Lizenz-Parameter schnell hohe Folgekosten entstehen, welche eventuell über die gesamte Finanzplanung hinausgehen, beispielsweise durch Abspaltungen oder Firmenaufkäufe etc. Ein weiterer wichtiger Inhaltspunkt des ERP Pflichtenhefts sind die Vorgaben für die Formular-Erstellung sowie für das Berichtswesen, das über die ERP-Software aufgezeigt werden soll. Ein wichtiger Faktor können auch gesetzliche Vorgaben sein.

Pflichtenheft ist Grundlage des Angebotes

Das Pflichtenheft wird normaler Weise den geeigneten ERP-Anbietern übermittelt und stellt die Grundlage für deren Offerten dar. Um den Anbieter auch rechtlich an die Inhalte und Vorgaben des Pflichtenheftes zu binden, empfiehlt es sich, ihn bei Angebotsanforderung in schriftlicher Form darauf aufmerksam zu machen, dass er sein Angebot unter allen Umständen unter Berücksichtigung der Vorgaben des ERP Pflichtenheftes abgeben muss. Auch zu späteren Zeitpunkten sollte das Pflichtenheft in jedem Fall zum festen Bestandteil des Vertrages gemacht werden, um aufzuzeigen, unter welchen lizenzrechtlichen, technischen und kaufmännischen Vorgaben der Auftraggeber das ERP-System kauft. Wird es wie vermerkt in die Angebots- und Vertragsstruktur des ERP-Projekts mit eingebunden, haftet auch der Anbieter für die Einhaltung aller Aspekte im Pflichtenheft. Ein Mehraufwand kann dann nur noch für die Aspekte geltend gemacht werden, die sich außerhalb der Pflichtenheft-Vorgaben befinden.

Doch was ist zu tun, wenn der Anbieter einen Mehraufwand geltend macht, da Leistungen vom Auftraggeber abverlangt werden, die nicht im Pflichtenheft festgehalten wurden? Hierbei gilt es zunächst zu prüfen, ob sich der Anbieter auch tatsächlich im Recht befindet. Ist dies der Fall, so stellt sich die Frage, wer für den Fehler verantwortlich gemacht werden kann. In dem Fall, dass der Auftraggeber selbst das Pflichtenheft erstellt hat, muss er für den Mehraufwand aufkommen und darf seinen Regressanspruch nicht geltend machen. Hat er das Pflichtenheft jedoch von einer Drittfirma erstellen lassen, besteht die Möglichkeit, der Drittfirma den entstandene Mehraufwand in Rechnung zu stellen, soweit diese bei genauer Arbeitsweise diesen Aspekt nicht hätte vergessen dürfen. Die Faustregel gilt: Je niedriger das IT-Know-How des Auftraggebers, desto genauer sollte Punkte definiert, welche der Auftragnehmer bei dem Projekt beachten muss. Bei der Erstellung des ERP Pflichtenheftes gilt es, die Anforderungen nicht neutral zu formulieren.

Stress vermeiden mit einem erfahrenen ERP Partner

Nach dem Motto „Papier ist geduldig“ sollte man grundsätzlich auf einen  erfahrenen Implementierungspartner bauen, welcher nicht nur ein Stück ERP Software zur Verfügung stellt, sondern auch sämtliche Aspekte der Software-Implementierung übernehmen kann.

Die Softwareimplementierung beginnt eigentlich schon beim Verkaufsprozess. Denn bereits beim Ersttermin zeigt sich ob ihr zukünftiger Partner strukturiert ist und sie auch in turbulenten Zeiten unterstützen kann.

Lassen Sie sich also sehr frühzeitig die Schritte einer ERP Einführung zeigen, angefangen vom Ersttermin über die Bestandsaufnahme, Workshop, Vertragsunterzeichnung, Projektstart bis hin zum Echtstart der ERP Software. Wenn Sie unsicher bei der Lastenheft oder Pflichtenheft Erstellung sind, so lassen Sie sich von unabhängigen ERP Auswahl Beratern helfen. Im deutschsprachigen Raum gibt es zahlreiche Unternehmen, welche sich auf die unabhängige ERP-Auswahl Beratung spezialisiert haben. Achten Sie bei der Auswahl aber darauf ob der Berater tatsächlich neutral handelt oder Provisionen zwischen Partner und Berater fließen.

ERP Pflichtenheft nicht nur für Großunternehmen

Viele klein und mittelständische Unternehmen denken, dass die Erstellung eines Pflichtenheftes nur bei Großunternehmen gepaart mit Millionenbudget eine Rolle spielt, aber genau das Gegenteil ist der Fall. Um keine bösen Überraschungen zu erleben, sollten vor allem klein und mittelständische Unternehmen ein Pflichtenheft erstellen oder erstellen lassen. Immer wieder kommt es auch vor, dass z.B. ein Absolvent seine Bachelor- oder Masterthesis über die Einführung einer Unternehemenssoftware im jeweiligen Unternehmen schreibt. Sofern der Absolvent später im Betrieb übernommen wird, haben Sie zugleich auch schon einen sehr guten Projektmitarbeiter oder sogar Projektleiter auf Ihrer Seite.