SAP Business One Personal und Personalverwaltung ist ein integriertes Modul des gleichnamigen ERP System, das daneben ein integriertes Modul für Lagerverwaltung, Buchhaltung, CRM Software, Einkauf und Produktionsplanung beinhaltet. Software-Anwender erreichen SAP Business One Personal in der Hauptnavigation der SAP Warenwirtschaft.
Personalverwaltung Funktionen
Das in dem ERP System integrierte Modul zur Personalverwaltung dient grundsätzlich zur Anlage und Pflege von Mitarbeiterinformationen, welche u.a. für die Lohnabrechnung Datev benötigt werden können. Zu den Personal spezifischen Softwaredaten gehören neben persönlichen Daten wie Alter, Familienstand, Pass, Telefonnummer und Privatadresse auch Informationen zur Personalentwicklung wie Jahresbeurteilung, Ausbildung, frühere Beschäftigungsverhältnisse und Abwesenheitstage/ Krankheitstage des einzelnen Angestellten. Zudem können Mitarbeiter aus der Personalabteilung die Lohn- und Gehaltskosten analysieren und diverse Berichte erstellen. Zudem ist es für bestimmte User der Warenwirtschaft möglich Mitarbeiterlisten zu erstellen.
Mitarbeiterstammdaten anlegen
Anwender des ERP CRM System können einen neuen Mitarbeiter des Unternehmens in wenigen Schritten anlegen, indem sie in der Hauptnavigation auf den Reiter Personal –> Mitarbeiterstammdaten und anschließend auf das Symbol „Hinzufügen“ klicken. Nun stellt das ERP CRM System zahlreiche Eingabefelder wie Name, Vorname und Stellenbezeichnung zur Verfügung, auch ein Bild des Mitarbeiters kann angelegt werden.
In der Registerkarte Adresse des Moduls Personal können Anwender der erweiterten Buchhaltungssoftware die geschäftliche und private Adresse des jeweiligen Angestellten pflegen, bestehend u.a. aus den Datenfeldern Straße, PLZ, Bezirk, Bundesland und Land. Zudem können in der Register-Karte „Persönliches“ erweiterte persönliche Systemdaten wie Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Finanzamt – spezifische Informationen wie Name des Finanzamt und Finanzamt Nummer und Krankenkassen – spezifische Daten wie Krankenkassen Name, Nummer und Typ ( z.B. Betriebskrankenkasse, Ersatzkasse) gepflegt werden. Finanzdaten des Mitarbeiters wie Kontoinformationen und vermögenswirksame Leistungen werden im Reiter „Finanzen“ angelegt. In der Registerkarte „Administration“ kann das Anfangsdatum und Enddatum des Beschäftigungsverhältnis angelegt werden. Zudem stehen die Felder Abwesenheit, Ausbildung, frühere Beschäftigungsverhältnisse und Bewertungen zur Auswahl, bei dem z.B. die Quartals beurteilungen und Jahresbeurteilungen in den Stammdaten des Mitarbeiters hinterlegt werden kann. Kommentare und Anmerkungen zu der jeweiligen Person kann die Personalabteilung in der Registerkarte der ERP Software „Bemerkungen“ angeben.
Auf der Registerkarte „Zugehörigkeit“ können von der Personalabteilung Rollen und Teams zur effektiven Personalverwaltung definiert werden, welche der neue Mitarbeiter zugeordnet wird. Als vordefinierte Rolle stehen in dem Warenwirtschaftsprogramm die Bezeichnungen Vertriebsmitarbeiter ( Verantwortlich für Belege), Einkauf ( Verantwortlich für Einkaufsbelege) und Techniker ( Zuweisung von Serviceaufträgen) standardmäßig zur Verfügung.
Die Zuordnung des neuen Mitarbeiters in die Unternehmensstruktur erfolgt in der SAP Registerkarte Allgemein. Hier kann der Angestellte zu einer Abteilung, Filliale und Kostenstelle zugewiesen werden. Auch die Zuordnung eines Vorgesetzten ist in dem ERP CRM System im Feld „Manager“ möglich.
Fazit
Personal ist ein Modul des Warenwirtschaftssystem SAP One zur einfachen und effektiven Personalverwaltung, dessen Daten für Datev Lohn genutzt werden können. Das SAP Modul Personal ist, wie auch die Module Lagerverwaltung, Finanzwesen und CRM bereits in der Standardlizenz von Business One integriert, so dass keine zusätzlichen Kosten entstehen.
Weitere Informationen zu den einzelnen Modulen der mittelständischen ERP Software erhalten Sie hier: