Die Inventur ist ein lästiges und zeitaufwendige Verfahren, das gesetzlich vorgeschrieben ist und die sich mit einigen Inventurverfahren deutlich vereinfachen lässt.

Erstmal ist es aber wichtig festzustellen: Was ist eine Inventur? Mit der Inventur wird zu einem festgelegten Zeitpunkt der Bestand von Vermögen und Schulden wertmäßig mit Hilfe einer körperlichen Bestandsaufnahme und Bestandsführung festgestellt.

Inventur des Anlagevermögens ist eine besondere Form der Inventur

Das Anlagevermögen ist bei der körperlichen Bestandsaufnahme besonders schwierig festzustellen. Aus diesem Grund darf ein Verzeichnis zur Listung beim Anlagevermögen geführt werden. Dieses Verzeichnis muss folgende Informationen enthalten:

• genauer Name des bestimmten Anlageguts
• das Eingangsdatum
• die Herstellungskosten bzw. Die Anschaffungskosten
• der stichtagsbezogene Bilanzwert
• das Abgangsdatum
• Geringwertige Anlagegüter:
• Geringwertige Wirtschaftsgüter die bis 150 Euro betragen müssen nicht in die Auflistung. Auch Güter die komplett abgeschrieben werden können müssen nicht aufgenommen werden
•  das immaterielle Anlagevermögen:
• Verträge dienen als Grundlage für die Aufnahme von immateriellem Anlagevermögen im Inventar
• Finanzanlagen: Für die Aufnahme von Finanzanlagen als Inventar nimmt man die entsprechenden Kontoauszüge.
• Forderungen und Verbindlichkeiten: Die Aufnahme dieser Posten als Inventar erfolgt über die Erstellung einer Saldenliste, die alle Salden der Kreditoren- und Debitoren- Kontokorrents beinhaltet.

Welche Inventurverfahren gibt es?

Im Handelsgesetzbuch ( § 241) sind Inventurvereinfachungsmethoden erlaubt. Allerdings müssen diese zu einer Arbeitserleichterung und zur Kostenminderung führen. Zu diesen Methoden zählen die:

• Stichtagsinventur
• Stichprobeninventur (§ 241 (1) HGB)
• Verlegte Inventur (§ 241 (3) HGB)
• Permanente Inventur (§ 241 (2) HGB)

In einem Unternehmen muss nicht für alle Wirtschaftsgüter dieselbe Inventurmethode angewandt werden. Soweit die Bedingungen es erlauben, können in ein und demselben Unternehmen alle vier Inventurmethoden zur Anwendung kommen.

Wie ist der Ablauf einer Inventur?

Eine Inventur ist eine durchgeführte Bestandsaufnahme des Vermögens und aller Schulden. Laut §240 HGB muss bei Ende des Geschäftsjahres (kann unterschiedlich zum Kalendejahr sein!), bei Neugründung, der Übernahme und beim Verkauf des Unternehmens eine Inventur durchgeführt werden. Es beinhaltet eine körperliche Inventur, durch die Bestandsaufnahme des stofflichen Vermögens in der entsprechenden Stückzahl und eine Buchinventur zur Erfassung von nichtstofflichen Objekten wie Verpflichtungen und Forderungen. Die Anlageninventur beinhaltet die Aufstellung eines Anlagenverzeichnises, in dem Zu- und Abgänge aufgelistet sind. Geschäftsführer vereinfachen die Vorgänge durch einen jährlichen Inventurkalender, der die Termine nennt und die Inventurverantwortlichen bestimmt. Der Inventurverantwortliche klärt Fragen zur Planung und Durchführung der Inventur und bereitet der Inventurformulare vor.

Die Inventurplanung beinhaltet:

1. Zeitplan
2. Sachplan
3. Personalplan

1. Zeitplan der Inventur

Der Verantwortliche entwirft für seinen Bereich ein Konzept zum Ablauf von Vorbereitungen und den Durchführungen der Inventur. Er legt auch fest, wie viel Zeit die Aufnahme der Daten vereinnahmen darf. Dazu gehört die Information Kunden und der Geschäftspartner zur laufenden Betriebsunterbrechung. Die dafür benötigten Belege sollten im Vorfeld fortlaufend nummeriert und vollständig sein. Eine Überprüfung der Belege vor sowie nach der Inventur muss erfolgen.

2. Sachplan der Inventur

Der Leiter stellt einen Plan zu den Organisations- zu Inventurbereichen auf. Darin werden Gebiete deutlich bestimmt und doppelte oder lückenhafte Aufzählungen vermieden. Die einzelnen Aufnahmeorte sind dabei in einem Verzeichnis gelistet. Der Inventur unterliegen Lager- und Verkaufsräume, Verkehrsflächen, Büros und Produktionsstätten, die der Inventurverantwortliche einteilt.

3. Personalplan der Inventur

Im Bereich umfasst die Planung die Bereitstellung von Personal sowie die Leitung und Überwachung der Mitarbeiter. Der Verantwortliche gibt detaillierte Arbeitsanweisungen an seine Mitarbeiter aus. Die Inventur erfolgt im Vier-Augen-Prinzip durch einen Ansager und einen Schreiber. Das Personal bekommt festgelegte Aufnahmeorten zugewiesen. Manipulationen werden durch den Einsatz von Aushilfskräfte umgangen, die in die Arbeit und den Bereich zugeteilt und angelernt werden.

Schriftlich niedergelegt werden die Namen der Mitarbeiter in der Funktion der:

• Zähler
• Schreiber
• Kontrolleure

Ein firmeneigener Mitarbeiter wird pro Inventurteam bei der Arbeit eingesetzt und ist anwesend.

Inventurverfahren die eine Inventur vereinfachen

a. Stichtagsinventur

Die Stichtagsinventur schreibt die Durchführung einer Inventur innerhalb von zehn Tagen vor oder nach einem bestimmten Bilanzstichtag vor. Bestandsveränderungen auftreten, werden anhand von Belegen in ihrer Höhe, Menge und Wert fortgeschrieben und wenn nötig zurückgerechnet.
Drei Monate vor und zwei Monate nach dem Stichtag ist es erlaubt die Inventur aufzuführen. Dabei müssen die Bestandsänderungen mit Wertangabe zurückgerechnet oder fortgeschrieben werden.

b. Permanente Inventur

Die permanente Inventur ist eine laufende Erfassung der Bestandsveränderungen. Die auf Lager befindlichen Vorräte sind demnach jederzeit zu erkennen. Zusätzlich muss einmal im Jahr der Abgleich zwischen dem tatsächlichen Bestand mit dem Buchbestand erfolgen.

c. Stichprobeninventur

Die Stichprobeninventur erfolgt durch ein statistisches Verfahren und dient zur Berechnung des Gesamtbestands, nachdem die stichprobenartige Zählung der Lagervorräte erfolgt ist.

Abschluss einer Inventur

Zum Abschluss der Inventurdurchführung ist der Verantwortliche verpflichtet eine geordnete und natürlich vollständige Ablage aller Belege durchzuführen.

Inventur & Bestandsführung mit ERP Software

Nur wenige Unternehmen machen Ihre Inventur oder Bestandsführung auf Basis von Papier & Stift. Denn mit der richtigen ERP Software liegen die Inventurdaten bereits in Rohform vor und müssen nur noch entsprechend vorbereitet, aufbereitet und überprüft werden. Hierfür werden im Rahmen der Eröffnung der Inventur im ERP System Zähllisten erstellt und entsprechend ausgedruckt, die Zählungen erfasst und entsprechende Bewertung der Menge als auch des Preises vorgenommen. Je nach ERP Software stehen dabei unterschiedliche Inventurverfahren zur Verfügung. Auch das genannte Inventurverfahren der permanenten Inventur/ regelmäßige Inventur lassen sich mit den gängigsten ERP Software Lösungen abbilden. Hier wird bei Start die Lagerverwaltung entsprechend auf die regelmäßige Inventur eingestellt. Die Einstellung erfolgt dabei je nach ERP System auf Artikelgruppen oder nach Lager Unterebene, zudem kann man auch der jeweiligen Gruppe oder Ebene einen Zyklus mitgeben, in welchen Abstand die Inventur durchzuführen ist und von welchen Mitarbeiter. Der Mitarbeiter kann dabei per Alarm erinnert werden. Die SAP Business One Inventur bildet die Anforderungen ebenso ab wie die abas ERP Inventur oder andere ERP Softwareanbieter mit der Funktion der Inventur.