Wenn Sie als Freelancer oder Ein-Personen-Unternehmen nebenberuflich arbeiten, haben sie das Umsatz-Kosten Dilema und müssen aber zugleich steuerliche Anforderungen wie z.B. Umsatzsteueranmeldungen oder EÜR einhalten.

Professionelle Buchhaltungstools helfen dabei Rechnungen zu schreiben und steuerlichen Verpflichtungen nachzukommen. Da der Umsatz und Gewinn nicht exorbitant hoch ist, darf die Buchhaltungssoftware nicht zu viel kosten, muss einfach zu bedienen sein und sollte am besten den „teuren“ Steuerberater ersetzen.

Buchhaltungssoftware schafft Ordnung in den Zahlen und liefert Ihnen eine aktuelle Grundlage für finanzielle Entscheidungen und für die Planung von Rücklagen. Sie erkennen früh, ob sich ein Auftrag trägt und ob Investitionen sinnvoll sind. Sie erhalten damit ein Werkzeug für saubere Abläufe und eine Art Navigation durch Ihren Geschäftsbetrieb.

Was moderne Buchhaltungstools leisten

Moderne Buchhaltungstools bilden nicht nur Tabellen ab, sie unterstützen konkrete Arbeitsabläufe. Belege werden per App fotografiert und automatisch ausgelesen. Anschließend ordnet die Software die Beträge passenden Buchungskategorien zu. Zahlungseingänge aus dem verknüpften Bankkonto lassen sich offenen Posten zuordnen, sodass klar erkennbar ist, welche Rechnung bereits bezahlt wurde. Viele Anbieter zeigen Kennzahlen in Echtzeit an und unterstützen bei der Umsatzsteuervoranmeldung. Die Systeme liefern exportfähige Daten für die EÜR und vereinfachen die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung. Alle Unterlagen liegen zentral und digital vor. Die Speicherung erfüllt die Anforderungen an eine revisionssichere Ablage.

SevDesk – intuitiv und mobil- 25 Euro pro Monat

SevDesk gehört zu den Top-Buchhaltungstools für Selbstständige und Freelancer. Auch sehr kleine Unternehmen nutzen diese Lösung. Die Software läuft in der Cloud und ist per App nutzbar. Sie können Belege fotografieren oder hochladen, dank Texterkennung werden etwa Beträge und Datum automatisch übernommen. Auch die Rechnungsnummer wird vorgeschlagen. Die Software erstellt professionelle Angebote und wandelt diese in eine rechtssichere Rechnung um. Anschließend dokumentiert sie die Zahlungseingänge. SevDesk zeigt die aktuelle finanzielle Lage sowie die voraussichtliche Steuerlast in übersichtlichen Dashboards. Außerdem erlaubt die Software den Export der Daten für die EÜR. Das erleichtert Abstimmungen mit der Steuerberatung und reduziert Rückfragen im Jahresabschluss.

Meine Einschätzung: SevDesk bietet mehrere Tarife u.a. auch einen kostenlosen Tarif, den man mehr als Lockangebot sehen muss. Wer nur wenige Rechnung schreibt, aber UST Voranmeldung bzw GuV, EÜR machen muss/darf benötigt einen der größeren Tarife mit dem Namen „Buchhaltung“. Hier sind dann schon ca. 25 Euro pro Monat fällig.

Da SevDesk mit Stand Januar 2025 einen neuen Eigentümer „Cegid“ hat, kann man davon ausgehen, dass es hier Veränderungen geben wird. Aktuell für mich ein heißer Wackelkandidat den ich nicht nehmen würde. Bei neuen Investoren bzw. Eigentümern ist oft mit einer deutlichen Preissteigerung zu rechnen oder das Produkt wird irgendwo irgendwie integriert. Für Nutzer bedeutet dies Migration der Daten in ein neues System, was mit hohen Aufwand und Kosten verbunden ist.

Lexoffice – Automatisierung für Freiberufler 21,90

Lexoffice (Lexware) positioniert sich als cloudbasierte Lösung für Freiberufler:innen und Coaches. Auch kleine Dienstleister greifen darauf zurück, wenn sie wenig Zeit für Verwaltungsaufgaben haben. Die Software liest Belege automatisch aus und sortiert sie nach Kategorien. Anschließend gleicht sie die Vorgänge mit dem Bankkonto ab. Lexoffice verwaltet Kundenbeziehungen und erstellt Angebote. Aus diesen Angeboten entsteht unmittelbar eine Rechnung mit allen Pflichtangaben. Die laufende Umsatzsteuervoranmeldung lässt sich digital vorbereiten und übermitteln. Lexoffice stellt strukturierte Finanzdaten bereit, die für die EÜR genutzt werden können und sich unkompliziert mit der Steuerberatung teilen lassen. Zusätzlich existieren Exportfunktionen etwa über DATEV für eine reibungslose Zusammenarbeit.

Meine Einschätzung: EÜR; GuV und Umsatzsteuermeldungen benötigen wie auch bei SevDesk einen höheren Tarif. Hier werden dann schnell 21,90 pro Monat fällig. Funktional nehmen sich SevDesk und Lexoffice nicht viel.

FastBill – Fokus auf Rechnung und Zahlungsfluss ab 9 Euro

FastBill adressiert vor allem Solo-Selbstständige und Freelancer, die ihren administrativen Aufwand senken möchten. Die Lösung unterstützt den gesamten Prozess von der Angebotserstellung bis zur bezahlten Rechnung. Rechnungen lassen sich in einer Maske erstellen und mit individuellen Vorlagen versehen. Die Archivierung erfolgt rechtssicher. Pflichtangaben sowie die fortlaufende Nummerierung werden überwacht. Das System sammelt Belege zentral, verwaltet Ausgaben, erstellt Mahnungen automatisch und hilft, Außenstände im Blick zu behalten. FastBill läuft vollständig online und kann von überall genutzt werden. Laut Anbieter erfolgt das Hosting in Deutschland, was die Datensicherheit und die DSGVO-Konformität stärkt. Für die steuerliche Einordnung stellt FastBill Auswertungen bereit, die sich für die EÜR aufbereiten lassen.

Meine Einschätzung: FastBill ist relativ weit von vollständiger Buchhaltungssoftware entfernt. Umsatzsteuervoranmeldung ist sogar im kleinsten Tarif noch mit dabei, die Erstellung von EÜR und GuV fehlt leider. Hilfreich ist hier nur der Datex Export. Den Export gibt es aber auch bei SevDesk und Lexoffice. Wer auf seinen Steuerberater verzichten möchte um EÜR oder GuV zu erstellen benötigt eine weitere Software.

Buchhaltung als strategisches Werkzeug das nicht viel kosten darf

Buchhaltungstools sind für Ein-Personen-Unternehmen und Freelancer eine Pflichtlösung für steuerliche Belege. Sie schaffen Verlässlichkeit in einem Arbeitsalltag, der oft wenig Puffer lässt. Wer strukturiert arbeitet, behält die eigene Liquidität im Blick und kann Entscheidungen auf Grundlage aktueller Zahlen treffen. Sie erhalten einen Echtzeit-Überblick über Einnahmen und Ausgaben. Gleichzeitig erstellen Sie rechtssichere Rechnungen, und die EÜR bleibt jederzeit nachvollziehbar und prüfbar. Diese Transparenz stärkt die eigene Verhandlungsposition gegenüber Auftraggebern und gibt Sicherheit vor dem nächsten Steuertermin. Buchhaltung wird damit nicht nur dokumentiert, sondern aktiv gesteuert.