Leider kommt es immer wieder vor dass Kunden nicht zahlen können oder sogar nicht zahlen wollen. Sehr oft ist es aber auch der Fall dass Unternehmen aufgrund einer intransparenten Buchhaltung es vergessen nicht bezahlte Kundenrechnungen anzumahnen und letztendlich einem Inkassounternehmen zu übergeben, welche die Forderung mit Hilfe von gerichtlichen Mahnverfahren oder Gerichtsurteil vom Gläubiger einziehen könnten.
SAP Business One Mahnassistent
Die ERP Software für kleine Unternehmen ab 2 Mitarbeitern SAP Business One ermöglicht dank eines 6 stufigen Systems eine einfache Erstellung von Mahnungen. Mit Hilfe dieses SAP Business One Mahnassistent können Mitarbeiter aus der Buchhaltung und Finanzwesen Briefe an Kunden anlegen und senden um sie an überfällige Forderungen zu erinnern. Der SAP Business One Mahnassistent, welcher im Model Verkaufà Mahnassistent gestartet wird, berücksichtigt dabei auch das Zahlungsverhalten des jeweiligen Kunden in der Datenbank.
Für das Mahnwesen in der ERP Software SBO sind neben offenen Ausgangsrechnungen, Ratenkauf, Verkaufsgutschriften auch nicht auf Rechnungen basierende Zahlungen relevant.
Damit Unternehmen zahlungsauffällige Kunden verfolgen und mahnen können, welche in Zahlungsverzug sind, ist es notwendig das Mahnwesen im ERP System einzurichten. Dieses SBO Mahnwesen, welches aus verschiedenen Fenstern besteht ermöglicht es auch nach nicht erfolgreichen Mahnversuchen die fällige Forderung an ein Inkassounternehmen ihrer Wahl zu übergeben.
Einrichtung des Mahnprozesses
Die Einrichtung des Mahnwesen in der ERP Software SAP Business One bezieht sich dabei vor allem auf die zwei Funktionen Mahnstufen und Mahnbedingungen.
Im Punkt Mahnstufen können Anwender für jede Mahnstufe ein separates Briefformat festlegen.
- Dabei kann das Feld „wirksam ab“, entspricht den Anzahl der Tage ab diesen die Mahnstufe wirksam wird,
- das Feld“ Gebühr je Mahnung“ , hier wird die Gebühr für die jeweilige Mahnstufe definiert,
- das Feld „Mindestsaldo“, hier wird die Mahnung erst dann versendet wenn der Mindestsaldo überschritten wird (immer dann sinnvoll, wenn der geschuldete Betrag die Portokosten mindestens überschreitet)
- und schlussendlich das Feld „Zinsen“, hier kann der Anwender Zinsen im Rahmen der Mahnung berechnen lassen, definiert werden.
Mahnbedingungen in SAP Business One
Damit SAP Business One automatisch Mahnungen anlegen kann, muss der Anwender Mahnbedingungen im Punkt Administration- Definition – Geschäftspartner definieren.
Zur Auswahl stehen in SAP Business neben einem bis zu 10 stufigen Mahnungsprozess auch die Definition von Mahngebühr, Mindestsaldo, Zinsen, Mahnmethode ( ein Brief je Rechnung/Mahnstufe oder Geschäftspartner), Bankzinsen, Zinsen für Restbetrag und Wechselkurs.
Wird ein Mahnlauf nun in SAP Business One durchgeführt und Mahnungen gedruckt, so wird automatisch auch der Geschäftspartner Stammsatz im Feld Mahndatum aktualisiert.
Zudem steht in SAP Business One ein Mahnhistorienbericht zur Verfügung, der es ermöglicht Mahnbriefe und Rechnungslisten anzuzeigen. Zu finden ist dieser Mahnhistorienbericht im Modul Geschäftspartner – Geschäftspartnerberichte -Mahnhistorienbericht.