Wer kennt das nicht, die Dokumente müssen geordnet, abgeheftet und beschriftet werden, ansonsten droht ein großes Chaos. Aber auch mit guter Ordnung und viel Raum steht das Unternehmen vor großen Herausforderungen, denn die gewünschten Daten müssen trotzdem gefunden werden, ohne eine Ausbildung zur Bibliothekarin. Doch das moderne ECM System, das für Enterprise Content Management steht, bietet so einfachen Zugriff zu Daten wie die Suchfunktion bei einem Computer.

Weg mit den Papierbergen!  

Abgesehen davon, dass die meisten Firmen ihren Platz nicht vorrangig für Papierberge aufbringen können, müssen auch Suchprozesse optimiert werden. Mit der Abschaffung des Papiers rüsten erfolgsorientierte Unternehmen derzeit um und digitalisieren alles, was sich digitalisieren lässt. So werden wichtige Akten, Personalschreiben, Rechnungen und sonstige Unterlagen einfach gespeichert und können von jedem abgerufen werden, der Zugriff hat. Somit erleichtert sich sowohl das Suchen, als auch das Büro. Man denke an die großen runden Drehständer, die haufenweise Ordner aufbewahren, diese müssen wiederum beschriftet werden. Kaum hat eine neue Mitarbeiterin das alte System noch nicht durchschaut, landet ein wichtiges Dokument im falschen Ordner und wird so vielleicht nie wieder gefunden, meist reicht es schon, wenn das Dokument zu einer geforderten Deadline einfach nicht auffindbar ist. Damit riskiert man enormen Schaden für die ganze Firma.

Viel Arbeit beim Umrüsten? Nicht beim ECM System!  

Das Gute an der Umrüstung ist, dass der Aufwand gering ist. Gute Firmen helfen Ihnen bei der Einrichtung, die IT Struktur muss in den meisten Fällen kaum geändert werden, normalerweise kann man das neue System ohne großen Aufwand in das bisherige integrieren. Somit ist der Zugriff auch von unterschiedlichen Standorten, also auch von unterschiedlichen Städten, gewährleistet. Das Unternehmen kann so viel effizienter und schneller arbeiten und das spart Zeit und somit Geld. Das große Suchen wird beendet, jeder Mitarbeiter kann gezielt die Informationen erhalten, die er braucht, ohne lange Prozesse. Es gibt keine Argumente gegen die Digitalisierung, alle Unternehmen werden früher oder später so arbeiten. Denn nur so kann man wettbewerbsfähig bleiben. Und je eher ein Unternehmen umrüstet, desto eher ist der Erfolg garantiert.