Das Warenwirtschaftssystem SAP Business One bietet nicht nur Auftragsverwaltung, Lagerverwaltungssystem und CRM Software sondern auch eine Buchhaltungssoftware mit Finanzwesen und Rechnungswesen. Die in dem SAP ERP System integrierte Buchhaltungssoftware ist neben den Modulen „Vertrieb und Kundenverwaltung“ , „Einkauf und operativer Betrieb“, „Lagerwirtschaft und Distribution“ und „Berichte und Verwaltung“ eine zentrale und vollständig in einer Oberfläche integrierte Kernfunktion des Warenwirtschaftsprogramms, welche nicht nur Finanzbuchhaltung ermöglicht, sondern explizit auch Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung. Für das Buchhaltungsprogramm entstehen keine separaten Kosten, denn diese ist in der Professional User Lizenzuneingeschränkt und in der Limited User Lizenz („Financial Limited User“) eingeschränkt nutzbar.
Buchhaltungssoftware Funktionen
Mit SAP Business One erhalten klein und mittelständische Unternehmen nicht nur ein Mittelstand ERP CRM System, sondern auch ein Buchhaltungsprogramm mit Fakturierung, Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung, welche das Zusammenspiel zwischen Einkauf, Produktion und Verkauf abbildet und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberatervereinfacht.
Kontenrahmen – SKR03 – SKR04 – IKR
Bei der ERP Software SAP Business One steht als Vorlage nicht nur SKR03 Kontorahmen (Prozessgliederungsprinzip) und SKR04 Kontorahmen (Abschlussgliederungsprinzip), sondern auch der Industrie – Kontorahmen IKR zur Verfügung, welcher aus zehn Kontoklassen besteht, nach Bilanz und GuV strukturiert ist und somit in Finanzbuchhaltung & Externes Rechnungswesen ( Rechnungskreis 1) und Kostenrechnung & Leistungsrechnung und internes Rechnungswesen ( Rechnungskreis 2) unterteilt wird. Zudem können Buchhalter oder Steuerberater einen individuellen Kontoplan in der Buchhaltungssoftware erstellen um individuelle Unternehmensanforderungen zu erfüllen. Sehr oft verwenden Buchhalter auch den Datev Kontorahmen.
Journalbuchungen in der Finanzbuchhaltung
Aufgrund des integrierten ERP System Ansatzes bestehend u.a. aus Einkauf, Lagerverwaltung, CRM Software und Finanzbuchhaltung ist es möglich dass Journalbuchungen automatisch erstellt werden, sobald eine Transaktion in den genannten Bereichen ausgeführt wird. Zudem können Buchhalter manuell Journalbuchungen erfassen, einem Projekt oder Profit Center zuordnen oder nach Journalbuchungen suchen. Grundsätzlich handelt es sich bei Journalbuchungen um Geschäftsvorfälle, welche zeitlich und mit laufender Nummer, Datum, Betragsssumme und Belegverweis auf dem jeweiligen Sollkonto oder Habenkonto des Journals ( Tagebuch) erfasst werden. Das Journalbuch wird auch als Grundbuch der Buchführung bezeichnet. Dabei gilt für Buchhalter der Grundsatz, dass zuerst Eintragungen im Grundbuch und anschließend Buchungen im Hauptbuch auf den jeweiligen Konten erfolgen. Zu unterschieden ist hier in Bestandskonten, welche in der Bilanz abgebildet werden und Erfolgskonten, welche in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) abgebildet werden. Neben dem Hauptbuch gibt es noch das Nebenbuch bestehend z.B. aus dem Kontokorrentbuch, Lagerbuch, Lohnbuch, Bank- & Kassenbuch und Anlagenbuch.
Vorerfasste Belege
In Zusammenhang mit den SAP Business One Journalbuchungen in der Finanzbuchhaltung ist auch die Funktion „Vorerfasste Belege“ zu erwähnen, welche es ERP CRM Software Anwendern und insbesonders Mitarbeitern in der Buchhaltung ermöglicht, manuelle Journalbuchungen für die Stapelverarbeitung vorzusehen, welche nochmals geprüft und bearbeitet werden können bevor eine Buchung im Hauptbuch erfolgt.
wiederkehrende Buchungen – Buchungsvorlagen und Stornierungen
Anwender der ERP Software und insbesondere Mitarbeiter in der Buchhaltung und Finanzwesen & Rechnungswesen können dank der Funktionen “ wiederkehrende Buchungen“ und Buchungsvorlagen ihren Buchhaltungs – Arbeitsalltag deutlich vereinfachen. Mit Hilfe der Kontovorlagen können Softwareanwender auf manuelle Buchungen im betrieblichen und industriellen Rechnungswesen verzichten. Bei wiederkehrende Buchungen wird der Anwender von der ERP Software bei Bedarf an die jeweilige Konto – Buchung erinnert. Dabei können verschiedene Zeiträume eingestellt werden. Mit der Funktion “ Stornierte Transaktionen“ können Konto – Buchungen automatisch an einem bestimmten Tag storniert werden.
Wechselkursdifferenzen managen
Wechselkursdifferenzen entstehen, wenn Geschäftspartner wie Kunden und Lieferanten im ERP System in Fremdwährung z.B. US-Dollar geführt werden. Aufgrund der täglichen Währungsschwankungen und dem System der Buchhaltung ( Fremdwährung vs. Hauswährung) kann es dazu kommen, dass die Salden von Hauswährung und Fremdwährung des jeweiligen Geschäftpartners nicht mehr identisch sind. Um diese Währungsdifferenzen aktiv zu managen und auszugleichen, haben Buchhalter die Möglichkeit offene Posten in Fremdwährung periodisch zu bewerten.
Bankabwicklung im Finanzwesen – System
ERP Software Anwender und im speziellen Mitarbeiter aus den Bereichen Finanzwesen, Controlling, Buchführung bzw. Buchhaltung haben im Business One Modul „Bankenabwicklung“, welches im Punkt Administration–>Definition–> Bankenabwicklung zu finden ist, eine Reihe von Möglichkeiten um den Zahlungsverkehr hinsichtlich Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung zu verwalten. So können Zahlungsarten und Zahlungsmethoden definiert werden, eine Hausbankkonto angelegt werden, Kreditkarten oder Schecks als Zahlungsmittel festgelegt werden und Geldeingänge und Geldausgänge verwaltet werden. Zudem steht für diesen Bereich das kostenlose Add One Payment Engine zur Verfügung.
Budgets festlegen – Budgetszenario – Budgetaufteilungsmethoden
Mit der SAP Mittelstand – Software Business One können Mitarbeiter aus der Buchhaltung und Controlling Budgets definieren, verwalten und controllen. Die Initialisierung der Budgets erfolgt im Punkt Administration–> Systeminitialisierung–> Allgemeine Einstellungen in der Registerkarte Budget. Zudem können Controlling Mitarbeiter im Punkt Finanzwesen nicht nur Budgetszenarios definieren sondern auch Budgetaufteilungsmethoden festlegen. Controlling Mitarbeiter können diese Szenarios für Berichte verwenden, Prognosen erstellen und eine Budgetbilanz ermitteln. Zusätzlich steht für die Funktion „Budget“ eine Alarmfunktion zur Verfügung, die den Geschäftsführer oder Controlling – Experten bei Überschreitung des Budgets automatisch informiert.
Profit Center und passende Berichte
Dank dem erweiterten Buchhaltungssoftware Modul von SAP Business One mit der korrekten Bezeichnung „Finanzwesen“ hat die Controlling & Rechnungswesen Abteilung von kleinen Unternehmen und im speziellen der Leiter Rechnungswesen nun die Möglichkeit Profit Center Strukturen zu erstellen und Kosten und Erlöse dem passenden Profit Center und Kostenstellen zuzuordnen. Zudem können im Rahmen des betrieblichen Rechnungswesen nicht nur die Profitcenter – Strukturen aufgesetzt werden, sondern auch Profit Center Berichte, welche auf indirekten und direkten Kosten und Erlöse basieren, erstellen nach dem Motto Finanzwesen und Rechnungswesen leicht gemacht. Diese Profit Center Berichte können mit dem Vorjahreswerten verglichen werden, so dass Rückschlüsse auf die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmen gezogen werden können.
Funktionen zur Vereinfachung der Buchführung
Die ERP Software Business One unterstützt nicht nur den Controller und bietet eine Buchführung in Echtzeit sondern auch automatische Funktionen, welche den Mitarbeiter in der Buchführung nicht nur bei der Lohnabrechnung entlastet. So werden z.B. im Finanzmanagment und Bankmanagement Modul Aktivitäten automatisiert. Wenn eine Transaktion ausgeführt wird, so wird parallel eine Hauptbuch – Buchung vorgenommen, so dass folglich auf eine manuelle Kontenbuchung oder Batchlauf verzichtet werden kann.
Die Drilldown Funktion ermöglicht es ERP System Anwendern, welche nicht nur das integrierte Buchhaltungsprogramm sondern auch ein CRM System und eine Software zur Lagerverwaltung haben, Detailinformationen einer Buchung wie z.B. einer Verkaufsbuchung anzuzeigen und zusätzlich wichtige Rechnungsinformationen oder Kontenplan – Informationen zu erhalten.
DATEV Lohn und Datev FI Export Schnittstelle
Mit Hilfe der DATEV Lohnabrechnung Schnittststelle kann die Lohnabrechnung zwischen Unternehmen und Steuerberater vereinfacht werden indem relevante Lohndaten und Gehaltsdaten aus dem ERP System an das Datev System des Steuerberater exportiert wird. Zudem können die vom Steuerberater bearbeitenden Daten zur Lohnabrechnung ( Journalbuchungen) wieder in das Warenwirtschaftsprogramm importiert werden. Aber nicht nur der Datenexport um eine Lohnabrechnung zu erstellen ist mit der Datev-Schnittstelle möglich, sondern auch der Export von Journalbuchungen, bezeichnet als Datev FI Datei Export, welche vom Steuerberater oder Bilanzbuchhalter weiter verarbeitet werden können. Beim Datev FI Datei Export kann der ERP Software Anwender auswählen, ob alle in einem bestimmten Zeitraum vorgenommenen Buchungen exportieren werden sollen oder nur ausgewählte Buchungen.
Macht man einen Vergleich SAP vs Datev, ist festzuhalten dass beide unterschiedliche Zielgruppen haben. Datev ist für Steuerberater, Rechtsberater & Wirtschaftsprüfer, wohingegen SAP für Unternehmen aus unterschiedlichen produzierenden oder handelnden Branchen ist. Oder anders gesagt, geht es bei SAP über alle Daten welche im Unternehmen anfallen wie Lagerdaten, Produktionsdaten , Kundendaten und Artikeldaten gepaart mit unterschiedlichen Arten von Schnittstellen wie EDI, ZM, Onlineshop, Portalen, CAD-Programmen und viele weitere, geht es bei Datev vor allem um Finanzdaten um letztendlich unterschiedliche Bilanzen und Auswertungen zu erstellen.
Monatsabschluss und Periodenabschluss erstellen
Dank der in SBO integrierten Buchhaltungssoftware können ERP System User Monatsabschlüsse und Periodenabschlüsse relativ leicht erstellen indem Aufgaben automatisiert, Abstimmkonten festgelegt und Buchungsperioden definiert werden. Im Detail bedeutet dies, dass in der Buchhaltungssoftware Aktivitäten einzelnen Mitarbeitern aus der Buchhaltung zugewiesen werden, welche zudem durch das ERP CRM System automatisch erinnert werden. Zudem können bestimmte Konten als Abstimmkonto festgelgt werden, welche die Schwankungen in den Kundensalden und Lieferantensalden ausgleichen und dazu beitragen das Hauptbuch und Nebenbuch der Buchhaltungssoftware identisch sind. Mit der Funktion Periodenabschluss, zu finden im Pfad Administration –> Dienstprogramme –>Periodenabschluss, können Anwender der integrierten Buchhaltungssoftware nicht nur Hauptbuch Kontensalden in eine neue Periode übertragen sondern auch Buchungen anlegen, wenn eine Periode ( z.B. Geschäftsjahr) endet.
Finanzberichte erstellen mit Hilfe von SAP Crystal Reports
SAP Crystal Reports ermöglicht es Anwender der integrierten Buchhaltungssoftware, Lagerverwaltung und CRM Systeme – oder kurz SAP Business One – Finanzberichte unter zur Hilfenahme von Berichtsvorlagen zu erstellen und in verschiedenen Formaten wie Microsoft Word & Excel, XML oder als pdf Dokument auszugeben. Zudem können individuelle und erweiterte Berichte angefertigt und ERP Software Daten gruppiert werden. Mit Hilfe der Drilldown Funktion kann zudem direkt vom Bericht in die Buchungsebene navigiert werden um Details zu betrachten.
Im Folgenden stellen wir Ihnen die weiteren Kernfunktionen des SAP Mittelstand Software vor: