Aufbewahrung von Dokumenten – was müssen Unternehmer beachten?

Alle Jahre wieder stellen sich angesichts der Papierflut im Büro und in der Verwaltung jedes Unternehmens die Frage: Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden? Bei der Beantwortung dieser Frage müssen unterschiedliche Aspekte berücksichtigt werden. Erstens geht es um die alltäglichen Geschäftsabläufe des Unternehmens, für die gewisse Dokumente unverzichtbar sind. Zweitens hat der Gesetzgeber strenge Vorgaben entwickelt, die vor allem dazu dienen, eventuellen Steuerbetrug auf die Schliche zu kommen. Und drittens bleibt die Frage, in welcher Form die Dokumente am besten aufbewahrt werden sollen.

Dokumente für das laufende Geschäft

Es versteht sich von selbst, dass Dokumente, die im alltäglichen Geschäft entstehen auf keinen Fall entsorgt und vernichtet werden dürfen, solange der jeweilige Geschäftsvorgang nicht vollständig abgeschlossen ist. Das gilt insbesondere für Aufträge, Angebote, unbezahlte Rechnungen und die Korrespondenz mit den Kunden. Sehr oft werden diese Unterlagen benötigt – und sei es, um nur mal eben nachzusehen, was man eigentlich mit dem Kunden vereinbart hat. Da diese Unterlagen in der Regel häufig benötigt werden, ist es ratsam, diese Dokumente in einem Aktenordner aufzubewahren, der vom Schreibtisch stets greifbar ist.

Dokumentationspflicht in Abhängigkeit des Dokuments

Ist das Geschäft abgeschlossen, bedeutet das nicht, dass die Unterlagen weggeworfen werden können – ganz im Gegenteil. Der Gesetzgeber schreibt nämlich vor, dass alle Unterlagen, die geschäftliche Prozesse betreffen, sechs bzw. zehn Jahre lang aufgehoben werden müssen.

Die kürzeren Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren gelten im wesentliche für Dokumente, insbesondere Handels- oder Geschäftsbriefe, die empfangen und versendet wurden. Die längerer Frist von zehn Jahren gilt für Buchungsbelege wie Rechnungen, Lieferscheine, Lohnunterlagen, Verträge, Quittungen und Eigenbelege, Kassenberichte und Kontoauszüge, Abrechnungen, Saldenlisten. Auch Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und Bilanzen müssen zehn Jahre lang aufgehoben werden.

Durch die Pflicht, die Unterlagen und Dokumente aufzubewahren, soll sichergestellt werden, dass die Finanzbehörden zehn Jahre lang bei der Durchführung einer eventuellen Betriebsprüfung auf diese Unterlagen zugreifen können – so lassen sich insbesondere Steuervergehen zehn Jahre lang anhand der Unterlagen nachweisen. Wer voreilig Unterlagen entsorgt, die jünger als zehn Jahre sind, verstößt gegen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung. Im schlimmsten Falle kann das Finanzamt eine Schätzung des Gewinns vornehmen, wenn die Unterlagen fehlen. In der Regel wird der Gewinn in dieser Schätzung um vieles höher sein, als der tatsächlich erwirtschaftete Gewinn. Hohe Steuernachzahlungen sind in diesen Fällen die Regel. Die Nachsicht des Finanzamtes ist begrenzt. Die Einhaltung der Dokumentationspflicht liegt also im ureigenen Interesse des Unternehmers.

Wie funktioniert die Aufbewahrung von Dokumenten?

In welcher Form die Dokumente aufbewahrt werden, ist dem Gesetzgeber zunächst gleichgültig – auf jeden Fall muss sichergestellt werden, dass eine nachträgliche Manipulation der Unterlagen ausgeschlossen ist. Grundsätzlich falsch ist jedoch die Annahme, dass alle Dokumente im Original aufbewahrt werden müssen. Das sieht der Gesetzgeber nämlich nur bei der Eröffnungsbilanz und dem Jahresabschluss vor. Alle anderen Unterlagen können in Kopie oder sogar in einer digitalen Speicherung aufbewahrt werden.

Wichtig ist dabei, dass Rechnungen, Geschäfts- und Handelsbriefe in der gespeicherten Version bildlich dem Original entsprechen müssen. Das heißt, die Unterlagen müssen in der Regel eingescannt werden, bevor sich dauerhaft archiviert werden können. Bei elektronisch erstellten und übermittelten Rechnungen muss mit einem funktionierenden und nachvollziehbaren Kontrollsystem gewährleistet werden, dass die Rechnungen sachlich und rechnerisch richtig sind. Sie können dann auf den Datenträgern archiviert werden, wenn durch Speichermethode und Dateiformat eine späterer Veränderung ausgeschlossen ist. Wer der Dokumentationspflicht durch digitale Speicherung der Dokumente nachkommt, muss schließlich durch regelmäßige Sicherheitskopien sicherstellen, dass keine Daten verloren gehen. Einschlägige Gesetzesanforderungen für die digitale Aufbewahrung von Dokumenten sind die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, kurz GDPdU und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).

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