SAP Implentierung Phasen

Ein Großteil der SAP Implementierung scheitert, wird nicht rechtzeitig gelauncht oder die Anforderungen werden nicht korrekt erfüllt. Doch mit Hilfe eines korrekten Projektplans kann der Misserfolg eines SAP Projektes minimiert werden.
Hierfür stellt die SAP die sogenannte ASAP Roadmap zur Verfügung, welche den methodischen Rahmen für die schrittweise Implementierung des ERP Systems liefert. Die ASAP Roadmap untergliedert sich dabei in die 5 Projektphasen:

  1. Projektvorbereitung
  2. Business Blueprint
  3. Realisierungsphase
  4. Vorbereitung Produktivsystem
  5. Go-Live und Supportphase

Die letztgenannte Phase des Go-Live & Support kann dabei nochmals in zwei eigenständige Projektphasen aufgeteilt werden, so dass es eine Go-Live Phase und eine eigenständige Supportphase gibt.

SAP Implentierung Phasen – Vorbereitung

Sie ist sicherlich die wichtigste Phase im SAP Projekt, denn hier werden die Eckpunkte der SAP Implementierung gelegt. Dazu zählen nicht nur die Definition der Projektziele, sondern auch die Festlegung der finanziellen als auch zeitlichen Ziele. Um alle Projektziele zu erreichen, ist es zudem notwendig einen Projektplan zu erstellen und ein Projektteam aufzustellen, dass sich nicht nur aus externen Mitgliedern wie z.B. SAP Beratern sondern auch aus internen Mitgliedern wie z.B. Schlüsselanwender zusammen setzt.

SAP Implementierung – Business Blueprint

In dieser Phase geht es darum, die vorher definierten Projektziele zu ratifizieren. Dafür werden die Geschäftsprozesse aufgenommen und analysiert, Testpläne erstellt und eine Business Process Master List generiert.

Realisierungsphase im Rahmen der SAP Implementierung

In dieser Phase werden nicht nur Anwenderdokumentationen und Schulungsunterlagen erstellt, sondern vor allem geht es in dieser SAP Implementierung Phase darum die im Business Blueprint definierten Geschäftsprozesse in den Einführungsleitfaden zu übertragen und letztendlich das SAP System zu konfigurieren.

Vorbereitung des SAP Produktivsystems

In der vorletzten Phase des SAP Projektes geht es darum nicht nur die Anwender im neuen SAP System zu schulen, sondern vor allem das Produktivsystem vorzubereiten, die Datenübernahme durchzuführen und evtl. noch offene Punkte abzuarbeiten.

SAP Implementierungsphase des Go-Live & Support

Nun wird es ernst im Rahmen des SAP Projektes! Denn das SAP System wird nun online bzw. produktiv gestellt und alle Anwender des Unternehmens können ab einem bestimmten Stichtag damit arbeiten. Hierfür ist es notwendig nicht nur das ERP System live zu schalten, sondern auch einen dementsprechenden Support und ein Helpdesk zur Verfügung zu stellen.
Anzumerken ist, dass unabhängig der Projektphasen ein Großteil vom Geschick und Können des Partners abhängt. SAP Implementierung bieten viele Partner in diesem Bereich an, u.a. auch für spezielle Branchen wie z.B. Life Sciences, Medizintechnik und Fertigungsindustrie.

Funktion von SAP Business One – Serienbrief

Die einfachste Form Serienbriefe zu erstellen, ist immer dort, wo die Kundendaten bereits vorliegen. Aus diesem Grund bietet es sich an, Serienbriefe auch direkt aus SAP Business One zu erstellen. Denn dort liegen nicht nur alle für den Serienbrief notwendige Informationen in den Kundenstammdaten vor, sondern es können auch Aktivitäten dem Kundenstamm zugeordnet werden. Diese Aktivitätenzuordnung ermöglicht es dem Vertrieb einen Einstiegspunkt für das nächste Telefonat oder Gespräch mit dem Kunden nach dem Motto: „Haben Sie unsere Aktion per Brief erhalten“ zu finden.
Für die Erstellung von Serienbriefen in SAP Business One gibt es dabei verschiedene Wege, angefangen von kostenlosen Varianten bis hin zu entsprechenden Addons, welche sogar eine Kampagnenverwaltung ermöglichen.

SAP Business One Serienbrief – die kostenlose Variante

Die kostenlose Variante zur Erstellung von Serienbriefen wird mit der Exportfunktion von Business One und Microsoft Word durchgeführt. Hierfür wird eine Abfrage in dem ERP System erstellt nach den Kriterien SELECT T0.[CardCode], T0.[CardName], T0.[Address], T0.[ZipCode], T0.[City] FROM OCRD T0 WHERE T0.[CardType] = [1]. In dieser Abfrage werden alle Kundennamen inklusiv Adresse, PLZ und Stadt aufgeführt. Sofern benötigt kann man sich auch zusätzlich noch den Ansprechpartner auflisten lassen oder andere Informationen wie Telefon oder Mailadresse. Anschließend wird diese Excelliste mithilfe der Serienbrieffunktion von Microsoft Word verbunden, der Serienbrief erstellt, evtl. gedruckt, verpackt und versendet. Sollten noch Briefmarken oder Kuverts benötigt werden, hier gehts zum Shop.

SAP Business One Serienbrief – kostenpflichtige Addons

Eine weitere Variante zur Erstellung von Serienbriefen ist die Verwendung von SAP Business One Addons. Hierfür kann z.B. mit Hilfe des coresuite designers zuerst eine Abfrage erstellt werden, welche einen bestimmten Kundenkreis auswertet. Für diesen Kundenkreis wird ein entsprechendes Layout mit entsprechenden Texten erstellt und als pdf Format exportiert, das anschließend gedruckt werden kann. Auch wenn diese Lösung den Nachteil der Kosten hat, reduziert sie vor allem im Folgenden den Arbeitsaufwand deutlich.

Eine weitere Lösung ist das kostenpflichtige Kampagnenmanagement Addon. Dieses Addon ermöglicht ebenso die Erstellung von Serienbriefen, bietet aber zudem noch den großen Vorteil der Aktivitätenzuordnung.

Fazit: Serienbriefe in SAP Business One

Wer ab und an Serienbriefe mit Business One erstellt, der ist mit der Standardfunktion des ERP Systems und Microsoft Word bzw. Excel sehr gut bedient. Zentraler Anlaufpunkt ist dabei der Abfragegenerator mit dessen Hilfe eine entsprechende Abfrage erstellt wird. Bei häufiger Erstellung von Serienbriefen sollte darüber nachgedacht werden entweder den Coresuite Layout Designer entsprechend anzupassen oder ein entsprechendes Kampagnenmanagement Addon einzusetzen.

SAP System Usability verbessern

Der Erfolg von SAP Systemen, egal ob die mittelständische SAP Business One Lösung oder das SAP System für Konzerne namens SAP ERP, basiert darauf dass sie flexible erweitert werden können. Dank dieser Softwaretechnologie können annähernd alle Anforderungen von Unternehmen, egal ob Handelsunternehmen für Spezialbedarf mit Produktvarianten oder Bauunternehmen im Projektgeschäft in der ERP Software abgebildet werden. Diese beiden genannten Branchen sind nur ein Auszug an Beispielunternehmen, welche mit einem SAP System bedient werden können. Die Größe der Unternehmen spielt dabei eine untergeordnete Rolle, denn das Softwareunternehmen aus Walldorf bedient dank verschiedener Softwarelösungen eigentlich alle Unternehmensgrößen.

Spezialisierte Partner erweitern SAP System

Zahlreiche Partner haben sich auf die Erweiterung von SAP Systeme konzentriert. Hierfür bieten sie je nach Anwendung teilweise vorgefertigte Zusatzlösungen oder entwickeln kundenindividuell spezielle Zusatzlösungen, welche auch als Addons bezeichnet werden. So gibt es z.B. einige SAP Business One Partner, welche für die mittelständische ERP Software eine Zusatzlösung im Bereich Projektmanagement anbieten. Aber auch Zusatzlösungen im Bereich Layoutdesign, Zeiterfassung oder auch spezielle Automotive Lösungen sind im Addon Markt für SAP business One erhätlich. Diese Erweiterungen konzentrieren sich dabei aber nicht nur auf die mittelständische Business One Software, sondern oder auch viel mehr im Bereich der Konzernlösung von SAP. Hierbei geht es aber nicht nur um das Erweiternn und Hinzufügen von Softwarefunktionen, sondern in den letzten Jahren auch vor allem um die Verbesserung der Usability mit dem Ziel dass Softwareanwender intuitiv und gerne damit arbeiten.

mindsquare verbessert SAP Usability

Eine Anbieter, der sich auf die Verbesserung der SAP Usability spezialisiert hat, ist die mindsquare GmbH mit Sitz in Seelze. Diese veredeln SAP Software dank ihres guten Wissens im User Interface Design und in den SAP User Interface Technologien. Zudem bieten sie Schulungen im Bereich des Business Object Processing Framework. Dieses Framework, kurz auch als BOPF bezeichnet, ist ein SAP Entwicklungswerkzeug, das auf ABAP basiert und mit dem Softwareapplikationen auf Basis von Geschäftsobjekten sowohl modelliert als auch entwickelt werden können. Anzumerken ist, dass mit diesem SAP Entwicklungswerkzeug die Geschäftslogik von der UI-Logik getrennt wird. Erhältlich ist das Business Object Processing Framewok im Rahmen von SAP NetWeaver 7.4. Weitere Informationen sowohl zu mindsquare als auch zu BOPF findet man unter: http://erlebe-software.de